Samtycke

Enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) måste behandlingen av personuppgifter godkännas av dem som äger uppgifterna, dvs. dina klienter. Hos EasyPractice har vi därför utvecklat appen Samtycke, som gör det enklare för dina klienter att ge sitt samtycke till att du sparar och hanterar deras data. Själv får du en överblick över vilka som har gett sitt samtycke och inte. Dessutom ingår en standardtext för hanteringen av samtycket, men du kan enkelt redigera texten utifrån ditt företags behov. Vill du veta mer om hur EasyPractice arbetar med Dataskyddsförordningen? Klicka här!

Installation av appen

Appen ”Samtycke” måste först aktiveras i EasyPractices App-meny. När du aktiverar appen får du först generell information om appen.

I följande steg kan du läsa och eventuellt redigera den standardtext som kommer att användas när du ber om samtycke. Ansvaret på att texten är uppdaterad och relevant ligger på dig som använder appen – standardtexten är endast där för att ge dig en bra start.

När texten är redigerad och färdig kan du välja hur och när förfrågan om samtycke ska skickas. Här hittar du flera alternativ och kan aktivera alla de som passar din situation. Alternativen som visas här är alla relaterade till din Online Bokning. Det innebär att dina klienter kommer att kunna lämna sitt godkännande när de exempelvis bokar en ny tjänst hos dig online. Men du kan också skicka samtyckesförfrågan manuellt (mer om detta nedan).

Och med det är din app installerad och körklar!

Se samtyckesstatus och hämta samtycke manuellt

När appen väl är aktiverad kan du gå till klientens profil för att se hens samtyckesstatus – dvs. om klienten har gett sitt samtycke eller inte. På vänster sida av klientprofilen hittar du en ikon som visar om samtycke har godkänts eller inte. Om inte så har du möjlighet att skicka en förfrågan direkt till klienten. Det gör du genom att klicka på texten ”Inhämta samtycke”:

Om du redan har fått ett godkännande av din klient och vill lägga in det manuellt i systemet kan du välja det första alternativet här. Annars kan du även skicka en förfrågan till klienten via mejl.

Om du vill ha en mer övergripande översikt över samtyckesstatusen bland dina klienter kan du göra det på följande sätt: Gå till ”Klienter” i huvudmenyn och klicka på rullgardinsmenyn längst till höger. Här hittar du, bland många andra alternativ, två filter som relaterar till samtyckesstatus. Välj att visa alla ”Klienter med giltigt samtycke” eller ”Klienter utan giltigt samtycke”, så kommer endast dessa klienter att visas i din klientlista.

Uppdatera samtyckestexten

Om du behöver uppdatera den text som gäller för din samtyckesförfrågan kan det vara så att du återigen behöver be om samtycke från dina klienter. Detta beror framförallt på hur stora förändringarna i texten är. Gäller det ett korrigerat stavfel i texten så behöver du inte be om samtycke från dina klienter igen. Men ändras innehållet så måste du skicka en ny förfrågan. EasyPractice kommer då att automatiskt be om samtycke från dina klienter när de bokar en tid hos dig online: