Opprett flere kalendere

Hvorfor bruke flere forskjellige kalendere?

Det finnes mange grunner til å opprette og bruke flere kalendere. Å ha mange ansatte som bruker det samme systemet samtidig er naturligvis den vanligste årsaken. Det kan også være at du jobber på flere forskjellige steder og har bruk for en kalender til hver addresse. Eller at du ønsker å tilby en bestemt tjeneste på en bestemt ukedag.

Noe av det viktigste med å ha flere kalendere er at en booking i en kalender ikke blokkerer samme tid i en annen. Med andre ord, hvis du har opprettet en avtale i kalender A, vil klienter fortsatt kunne booke en avtale i kalender B på nøyaktig samme dato og tid. Det betyr at dersom du jobber selvstendig, anbefaler vi at du bare bruker en kalender, alternativt at du er oppmerksom på at du ikke setter samme åpningstider på tvers av forskjellige kalendere. Ellers kan det lett være du blir dobbeltbooket.

Opprett flere kalendere

Gå til Kalendersiden din for å legge til en ny kalender. Deretter trykker du på ‘Kalendere’ øverst til høyre på siden. Her kan du opprette en ny kalender ved å trykke på ‘Legg til kalender’.

Etter man har trykket på ‘Legg til kalender’ fås to alternativer: standard eller ansatt. Velg ‘Standard’ kalender for å opprette en ny kalender som ikke er direkte tilknyttet en ansatt. En oversikt over den nye kalenderen din vises. Her kan du fylle inn all nødvendig informasjon om den nye kalenderen.

Navnet og beskrivelsen av den nye kalenderen din vil være synlig for klienter i din Online Booking. Velg derfor helst et navn som vil forklare hvor klientene dine bestiller sin nye avtale. For eksempel hvis kalenderen er ment for bestillinger på et bestemt sted, skriv adressen til stedet. Eller hvis kalenderen din representerer en bestemt ansatt, skriv det fulle navnet på den ansatte og legg til en kort beskrivelse om hans eller hennes faglige ferdigheter.

Fargen på kalenderen din er der for å hjelpe deg med å ordne timeplanen din. Det er derfor fordelaktig å velge forskjellige farger for forskjellige kalendere, slik at du enkelt kan identifisere hvilken kalender hver avtale tilhører i kalenderoversikten din.

Avslutningsvis velger du om kalenderen skal ha en venteliste aktivert. Dette forutsetter at du har ventelister aktivert i systemet. Klikk deretter på ‘Neste’.

Helt til sist kan du velge å tilby alle tjenestene dine i den nye kalenderen eller bare et antall spesifikke tjenester. For eksempel hvis en bestemt ansatt bare tilbyr visse tjenester, kan du velge å vise kun disse tjenestene i kalenderen. Når klienter senere trykker på den ansattes kalender i din Online Booking, kan de kun velge mellom de tjenestene som den ansatte tilbyr.

Her kan også velge om kalenderen din skal være tilgjengelig i din Online Booking! Du kan lukke kalenderen for booking under «Innstillinger» -> «Online Booking» senere dersom du ønsker det.

Vi kan nå også tilby muligheten for å ha private kalendere. Dette vil f.eks være smart dersom du ønsker å tilby spesifikke tjenester og priser til en klientgruppe, f.eks dersom du har bedriftsavtaler. Du vil finne denne under «Innstillinger» –> «Kalender». Private kalendere er kun tilgjengelig for klienter som har den direkte linken.

Book neste ledige tid

Jeg vil også legge til at vi har en smart mulighet til å ha flere kalendere og tjenester. Hvis det er din klientens første time i din klinikk og klienten ikke har en preferanse på hvilken behandler han ønsker å bruke, eller hvis klienten er interessert i å booke neste time allerede, men ikke har ønsker å lete i alle kalenderne for å finne den.

Så tilbyr vi i Online Booking, at du som klient kan velge «Neste ledige tid».

Dette er ikke en innstilling du vil finne, men den vil bli vist automatisk dersom visse betingelser er oppfylt.

Det kreves at du har innstilt bookingflowen din på at tjeneste skal velges først:

Dette kan velges under «Innstillinger» -> «Online Booking» -> «Utseende».

Når dette er innstilt, så skal du sjekke at tjenesten din er tilgjengelig i flere kalendre. Dette kan du sjekke ved å gå inn på «Tjenester»-menyen og velge dette under innstillinger på hver enkelt tjeneste.
Prøv videre å gå inn på din Online Booking (via «Innstillinger» -> «Online Booking» -> «Trykk her for å se din Online Booking»). Nå vil du kunne se muligheten for å velge «Neste ledige time» fremfor å velge en kalender:

Hvis du klikker på denne muligheten, vil du automatisk bli tildelt den neste ledige timen. I mitt tilfellet, vil min klient få tid hos Thea, den 1. mars 2023, kl. 13.15: