EHF-faktura

Hva er en EHF-faktura?

EHF (Elektronisk Handelsformat) er en type faktura som gjerne blir brukt til å fakturere bedrifter og større virksomheter. En EHF-faktura sendes i et elektronisk format fra et fakturaprogram og direkte til mottakerens regnskapssystem. Siden fakturaen automatisk mottas og leses av regnskapssystemet, kan du være sikker på at den blir levert til riktig mottaker.

Hva er fordelene?

Flere statlige, kommunale og private virksomheter krever å få tilsendt fakturaer på denne måten. Først og fremst fordi det er knyttet mindre arbeid til EHF-fakturaer. Fakturaene behøver ikke å postlegges eller sendes over e-post, da mottakeren får fakturaene direkte inn i regnskapsprogrammet. Det bokføres mer eller mindre automatisk.

I tillegg til å være tidsbesparende, er det dessuten ingen fare for at fakturaene forsvinner i fulle innbokser, spamfiltre eller til feil e-postadresse. Nettopp fordi organisasjonsnummeret blir brukt som «adresse» for EHF-fakturaer. På den måten kan du være sikker på at alle fakturaer kommer frem – kjapt, trygt og enkelt!

Hvem kan sende og motta EHF-fakturaer?

For å kunne sende eller motta EHF-fakturaer er det hovedsaklig tre krav som må være oppfylt:

1. Utsteder av fakturaen må være registrert med et organisasjonsnummer.
2. Mottakerens organisasjonsnummer angis ved utsendelse av EHF-fakturaen.
3. Mottakeren av en elektronisk faktura må være registrert i det såkalte ELMA-registeret (Elektronisk mottakeradresseregister).

Det er altså ikke nødvendig å sette opp avtaler med banker, leverandører eller lignende.

Send EHF-fakturaer direkte fra systemet ditt

Tidligere har det kun vært mulig å laste ned en faktura i EHF-format på kontoen din. Ved å fylle inn nødvendig informasjon, kunne man laste ned en EHF-faktura og manuelt sende den til en klient. Dette var både tungvint og tidskrevende for brukerne våre. Vi er derfor utrolig glade for å endelige kunne tilby muligheten til å sende EHF-fakturaer direkte fra systemet!

Oppsett

For å aktivere funksjonen må du gå til ‘Apps’ i den øvre menylinjen. Bla deretter ned til du finner EHF og trykk på knappen ‘Aktiver’. Dette er en av appene i systemet som koster ekstra.

Først vil du få en beskrivelse av funksjonen og litt generell informasjon om EHF-fakturering. I neste trinn blir du bedt om å angi dine standard betalingsbetingelser. Det vil si hvilken betalingsmetode du ønsker å bruke, kontoopplysninger og når betalingen senest skal skje. Denne informasjon vil være synlig på EHF-fakturaen for mottakeren. Til slutt trykker du på ‘Aktiver’.

Så snart appen er aktivert vil det dukke opp en knapp for innstillinger. Her kan du når som helst endre dine betalingsalternativer og informasjon. Du kan også gå til ‘Innstillinger’ –> ‘EHF’ for å finne frem til samme sted. Husk alltid å trykke på Lagre innstillinger når du har foretatt endringer.

Send en EHF-faktura

For å sende en EHF-faktura, start med å gå til ‘Fakturaer’ i den øvre menylinjen. Velg deretter den fakturaen du ønsker å sende som EHF-faktura, eller opprett en ny. Øverst på siden er det knapp ‘Mer’, som åpner en rullegardinmeny. Her finner du blant annet alternativet ‘Send EHF-faktura’.

Når du har fylt inn nødvendig informasjon vil navnet på mottakeren synliggjøres øverst på siden. Alle virksomheter som er registrert som mottakere av EHF-fakturaer i ELMA-registeret ligger i en samlet oversikt og kan søkes opp vha. et organisasjonsnummer her.

Dersom organisasjonsnummeret er ugyldig eller ikke registrert i ELMA, vil det komme opp en feilmelding og EHF-fakturaen kan ikke sendes. Vennligst dobbeltsjekk at du skrevet inn riktig organisasjonsnummer og forsikre deg om at bedriften har godkjent mottakelse av EHF-fakturaer.

Så snart alt er på plass kan du trykke på ‘Send’-knappen. Det kan gjerne gå noen få minutter før fakturaen sendes ut fra systemet. Etter en kort stund mottar du en bekretfelse (eller avkreftelse) på at utsendelse av EHF-fakturaen lykkes. Dette kan ses under ‘All aktivitet’ i varslingssenteret ditt.

Videoguide