Det nye epost og SMS systemet

Denne hjelpesiden – og de kommende undersidene – vil forsøke så godt som mulig å lage en god og grundig gjennomgang til det nye E-post- og SMS-systemet.

Forhåpentligvis vil du føle deg klar til å komme i gang med å bruke dette, etter å ha lest våre beskrivelser og videoguides. Det er helt opp til deg om du ønsker å opprette forskjellige beskjeder tilknyttet forskjellige tjenester, eller fra forskjellige mottakere.

Du kan også velge om du vil ha en bekreftelsesmail og en påminnelse mail som sendes ut. Men her vil vi hvertfall gå igjennom de mulighetene som finnes 🙂

Les mer under for en generell introduksjon!

Hva er det nye epost- og SMS-system og hvorfor er det smart?

Det nye epost- og SMS-systemer gir deg først og fremst en enorm fleksibilitet. Det betyr at du kan skreddersy de utgående SMSer fra systemet så de passer perfekt til din arbeidsflyt.

Hvis du har en spesiell avbestillingspolitikk kan du sette opp dette. Hvis du har noen tjenester som det krever ekstra informasjon om, kan du sette opp en beskjed for nettopp disse tjenestene. Hvis du er interessert i å sende ut påminnelse 48 timer før, istedenfor 24 timer før, kan du velge dette.

Hvordan fungerer dette nye systemet?

Jeg har under tatt opp en video som introduserer systemet og viser opprettelsen av en på påminnelse beskjed som sendes fra et spesielt tidspunkt:

Som det ses i videoen, så ser forsiden for opprettelsen av automatiske beskjeder nå sånn her ut:

Dette er et eksempel på beskjed-flyten av kommunikasjon til klienten, som sendes fra klinikken. I dette eksempelet vil klienten motta tre beskjeder, mens en notifikasjon vil bli sendt til behandlere i forbindelse med bookingen.

Som det vises på bildet ovenfor, så er klienten den første som mottar en bekreftelse per email ved booking. For å endre og tilpasse denne må du holde musen over bekreftelsen. Her vil tre ikoner komme til syne, og du skal velge “blyant” ikonet”:

De to andre ikoner lar deg henholdsvis slette beskjeden (“søppelbøtten”) , og få vist et eksempel på beskjeden sett fra din klients synspunkt (“øye ikonet”). Ved å klikke på “blyant”-ikonet, kan du altså endre i beskjed-teksten, dine valgte filtre for avsender og mottager, tidspunkt for avsendelse, osv.

Hvordan oppretter jeg en ny beskjed?

Jeg vil nå steg for steg beskrive fremgangsmåten for å opprette en ny beskjed, og sette den opp med de ulike filtrene. 

Først velger du under Innstillinger → Epost og SMS → Klientavtaler, å trykke på knappen + opprett ny:

Heretter vil du få vist de forskjellige mulighetene du har for å opprette og skreddersy nye beskjeder. Du kan velge mellom Bekreftelse, Påminnelse, Melding – online booking, Oppfølgende beskjed og til slutt, Brukerdefinert beskjed:

Hvis vi starter med å velge en påminnelse beskjed, skal vi så ta stilling til om vi vil opprette en SMS eller epost:

E-post er alltid gratis, men SMSer koster i utgangspunktet 0,70 kr. Dette gjelder derimot ikke den første påminnelses SMSen, med mindre du oppretter mer enn en påminnelse.

Det betyr at den første SMSen som blir sendt til en klient i forbindelse med ny avtale vil alltid være gratis. Ønsker du at en kunde skal motta flere SMS’er vil de neste koste 0,70 kr. Si du har satt opp at en klient skal motta bekreftelse på time, påminnelse og enda en påminnelse dagen før avtalen, vil den første være gratis og de to neste koste 0,70 kr. Dette gjelder for den enkelte timen, og dersom du oppretter en ny avtale med en klient vil den første meldingen igjen være gratis.

Opprettelse av en påminnelse beskjed

I dette eksempelet har vi valg og opprette en SMS. Videre blir man ført til denne siden hvor beskjeden kan designes og opprettes. Som det ses til høyre, har vi en del tags, som man kan benytte seg av. I dette eksempelet har vi for eksempel valgt @klient_fornavn, @dato, @start, @slutt, og @ditt_navn. Nederst til høyre i skjermbildet ses et eksempel på hvordan SMSen vil se ut når disse taggene er blitt utfylt med data for den enkelte avtale. Vi genererer altså et eksempel så du hele tiden kan følge med på hvordan beskjeden vil se ut fra dine klienters synspunkt: 

Deretter vil du kunne sette opp Tidspunkt for avsendelse, som jeg vet at mange av våre brukere har ønsket.

Du vil kunne velge om en beskjed skal sendes 48 timer før avtalen istedenfor 24 timer. Du kan også sette opp en beskjed til å bli sendt ut 48 timer før, og en annen bli sendt 3 timer før avtalen.

Det er kun fantasien som setter grenser! Når du har valgt ditt ønskede utsendelse tidspunkt, vil du kunnne klikke på Neste. Deretter vil du kunne velge Filter til din beskjed: 

Her kan du altså tilpasse hvor din beskjed skal sendes. Hvis du ikke ønsker å sette opp noen betingelser skal du bare trykke Neste igjen. Da vil du nå ha en påminnelse-SMS som i utgangspunktet blir sendt for alle dine avtaler.

Når du deretter har navngitt din beskjed, kan du klikke på Opprett ny: 

Så vil din beskjed være en del av epost- og SMS-flyten din fremover. Du vil til enhver tid kunne redigere beskjeden som vist ovenfor via “blyant”-ikonet 🙂 

Les mer på de kommende to hjelpesider hvor vi vil gjennomgå følgende to scenarier: