Schemaläggningsprogramvara för klientmöten – Den ultimata steg-för-steg-guiden 2023

Schemaläggning av patienter låter enkelt. Din personal behöver bara fixa klienter till tidsluckor i möteskalendern. Lätt. Färdigt.

Men du upptäcker att flera patienter aldrig dyker upp. Många lider av långa väntetider. Din personal spenderar timmar på att följa upp avtalade tider och manuellt uppdatera kalendrar. Och plötsligt känns det som att din klinik ständigt tampas med att hitta den tid som fungerar för dig och dina klienter.

Den här guiden fokuserar på schemaläggning av patientbesök, en checklista med nödvändiga funktioner för din schemaläggningsprogramvara för klientmöten, hur du skapar ett högfungerande schemaläggningssystem och några råd för hur du i regel bäst bokar in patientmöten. Trevlig läsning!

Vad är schemaläggning av patientbesök?

Schemaläggning av patientbesök innebär att man bokar patienter för möten, följer upp och skickar påminnelser. Det görs antingen manuellt eller via ett automatiserat system. 

Om du är en måttligt upptagen klinik är manuell patientplanering inte fördelaktig eftersom mycket tid slösas bort på att försöka hitta en lämplig mötestid. Du kommer att få patienter att ringa din reception och spendera flera minuter på att gå igenom din kalender, och konsultera fram och tillbaka med din personal. En patient säger: ”Jag har tid på tisdag klockan 10”, och din kollega säger: ”Hon är schemalagd med en annan patient. Vad sägs om 14:30?” ”Men jag ska vara på jobbet då.” Föreställ dig sedan att en annan patient är i telefon och väntar på att prata med någon.

Automatiserad patientschemaläggning med programvara gör att ditt team kan fokusera på mer kritiska uppgifter och öka den fakturerbara tiden. Tidsbokningsprogram låter dina kunder schemalägga konsultationer via din kliniks portal, samt fylla i e-postadress eller telefonnummer och intagsformulär. Det kan också integreras med ett betalningssystem så att kunderna betalar konsultationsavgifter innan de slutför ett möte. Tro inte att dina patienter kommer att bli upprörda över att behöva göra det själva. Microsoft fick reda på att 90% av kunderna förväntar sig att organisationer ska ha en självbetjäningsportal.  Enligt Statista bokar 40 procent av patienterna tider online i Danmark.

Är din klinik redo för ett schemaläggningsprogram?

Svaret är ja. Från början bör du fokusera på en utmärkt patientupplevelse. En del av det är att driva en klinik som gör schemaläggning av möten problemfri.

Integrera en bokningsprogramvara på din webbplats eller sociala mediesida, så att intresserade kunder kan boka ett möte. Detta sparar tid och minskar no-show-priserna. Det kommer också att öka transparensen mellan dig och din klient.

Om du har en ny klinik kan du vara orolig över hur onlinebokningsplattformen ska passa in i budgeten. Det är okej. Skaffa en programvara som EasyPractice som erbjuder en gratisversion och uppgradera sedan till att få obegränsad åtkomst när din klinik växer och fler kunder bokar möten.

Oavsett storleken på din klinik behöver du en schemaläggningsprogramvara för att se mer professionell och pålitlig ut. Se till att inkludera ett telefonnummer eller e-postadress som dina kunder kan kontakta dig på om deras schemaläggningsbehov inte kan lösas på bokningssidan.

Andra tecken på att din klinik behöver ett tidsbokningsprogram är:

• Din personal tillbringar timmar i telefon med patienter för att hitta lämpliga mötestider
• Ditt team ringer ofta kunder för att påminna dem om möten eller för att följa upp
• Dina kunder klagar över långa väntetider på telefonen
• Många kunder som bokar möten via telefon dyker inte upp till den avtalade tiden
• Det finns oorganiserade Google-ark fyllda med patientmöten

Om din klinikpersonal spenderar för mycket tid på patienthantering är det dags att skaffa en schemaläggningsprogramvara.

Vilken är den bästa schemaläggningsprogramvaran för din klinik? En checklista med nödvändiga funktioner

När du väljer schemaläggningsprogramvara för din klinik, fokusera på klientriktade funktioner före backend-funktioner. När allt kommer omkring siktar du på ett högre antal möten och ett mindre antal möten då ingen dyker upp.

Fokusera på kundupplevelsen före de extra funktioner du hoppas se i framtiden. När du väljer en schemaläggningsprogramvara för möten med patienter, kontrollera därför följande element i den här ordningen:

Automatisk schemaläggning och möteshantering

Den främsta anledningen till att kliniker implementerar bokningsappar är att automatisera schemaläggning av patientmöten. Appen ska visa tillgängliga tidsluckor och ta bort alla som patienten har valt. Din klient ska kunna välja om de vill schemalägga inom den kommande veckan, nästa dag eller nästa månad. Du bör få ett meddelande när en patient bokar en tid.

Förutom den väsentliga funktionen för automatisk bokning bör programvaran stödja återkommande möten. Så du borde kunna ställa in en patient för varje andra tisdag i månaden klockan 10. Den tiden förblir avbruten tills den görs tillgänglig för andra patienter. Om din klinik har flera konsulter bör en patient kunna välja vilken kliniker de vill träffa.Förutom den väsentliga funktionen för automatisk bokning bör programvaran stödja återkommande möten. Så du borde kunna boka in en patient varannan tisdag klockan 10. Den tiden förblir blockad tills den görs tillgänglig för andra patienter. Om din klinik har flera anställda bör en patient kunna välja vilken terapeut de vill träffa.

Online-integration

En patient ska kunna besöka din webbplats eller sociala sida och boka tid där. När du registrerar dig för ett mötesprogram får du en delbar länk inbäddad på din webbplats och sociala sidor. När patienter klickar på länken omdirigeras de till en sida för schemaläggning av möten. De fyller sedan i ett formulär och väljer en lämplig tid för ett möte. Så enkelt är det.

Så håll utkik efter en unik delbar länk och en inbäddningslänk för webbplatsen.

Automatisk betalningshantering

Vissa kliniker och vårdcentraler kräver att patienterna betalar en konsultationsavgift innan de bokar in ett möte. En schemaläggningsprogramvara för möten automatiserar den processen genom att inkludera en funktion för betalningshantering och genom att erbjuda automatisk fakturagenerering.

När patienter landar på bokningssidan väljer de en tidslucka och omdirigeras till en sida för slutförande av betalning. Du bör kunna bädda in specifika betalningsmetoder som kreditkort till exempel. När betalningen är bekräftad avbryts den valda tidsluckan och patienten bokas för den.

Leta efter en schemaläggningsprogramvara som låter dig skapa bokningsflöden och bädda in betalningsprocessorer.

Automatisk kommunikation och påminnelser

En av de främsta anledningarna till att kliniker integreras med mötesschemaläggare är att minska antalet no-shows, det vill säga möten som kunden inte dyker upp till. Även en liten ökning av no-shows kostar en klinik tusentals dollar årligen. Att skicka påminnelser minskar antalet uteblivna ankomster med 29 %.

Ett tidsbokningssystem automatiserar att skicka påminnelser till patienter.  Till exempel skickar ett tidsbokningsprogram ett bekräftelsemail och / eller SMS omedelbart efter att en klient bokat en tid. Sedan påminner det regelbundet patienten om mötet. Den skickar både e-post- och SMS-påminnelser, beroende på ditt val.

Efter mötet kan programvaran skicka patienten en enkät för att betygsätta hur konsultationen gick. Det kan också påminna din personal om att följa upp en patient efter en konsultation. Öppen och frekvent kommunikation förbättrar patientupplevelsen och sätter din klinik i ett positivt ljus. Efter mötet kan programvaran skicka patienten en enkät för att betygsätta hur konsultationen gick. Det kan också påminna din personal om att följa upp en patient efter en konsultation. Öppen och frekvent kommunikation förbättrar patientupplevelsen och sätter din klinik i ett positivt ljus.

Patienthantering

En fördel med att implementera schemaläggningsprogramvara för patientbesök är enklare patienthantering. Webbappar för schemaläggning online innehåller intagsformulär som låter dig samla in viktig patientinformation före ett möte. När patienter dyker upp tillbringar de inte timmar i väntrummet med att fylla i formulär.

Förutom att samla in den information du behöver om en patient, lagrar programvaran data i format som är lätta att hämta. Du behöver inte längre gå igenom hundratals fysiska filer för att hitta information om en klient. Du kan skriva in deras namn eller patientnummer i din databas och hämta all information du har om dem.

Patientportalen

En patientportal ger patienter tillgång till självbetjäning innan de ringer någon på din klinik. Via en patientportal letar en patient upp sin tidshistorik, återkommande möten, kommande möten och information om sig själv. De kan skicka en supportförfrågan till din reception från portalen.

En patientportal ger patienter tillgång till självbetjäning innan de ringer någon på din klinik. Via en patientportal letar en patient upp sin tidshistorik, återkommande möten, kommande möten och information om sig själv. De kan skicka en supportförfrågan till din reception från portalen.

Arbetsflödeshantering för läkare och personal

En schemaläggningsprogramvara online tar också hänsyn till läkarens tillgänglighet. Det blockerar automatiskt redan bokade tider efter kontorstid, helgdagar och semestrar. Det minskar personalens tid på repetitiva och ofakturerbara uppgifter som omplanering av konsultationer och fakturering av patienter. En tidsbokningsapp effektiviserar arbetsflödet för hela vårdcentralens personal.

Appintegrationer från tredje part

Ingen online-programvara är komplett utan möjlighet att integrera med annan programvara. Se till att välja en schemaläggningsprogramvara som interagerar med API:erna för annan programvara. Varför? För att du kanske letar efter extra funktioner som att märka en schemaläggningssida, inklusive en betalningskassasida och dra rapporter.Leta efter en app som integreras med grunderna som Google Kalender, Outlook, Gmail och Skype. Hitta en som integreras med Zapier. Zapier ansluter API:et för appar. Därför kan en schemaläggningsprogramvara för möten som integreras med Zapier indirekt integreras med 5000 andra appar.

Rapporter och analyser

Slutligen, leta efter schemaläggningsprogramvara som låter dig generera rapporter om schemaläggning av patientmöten på din klinik. Du behöver omfattande rapporter och  analysfunktioner för att enkelt få de faktiska siffrorna om patientfrekvenser, patientremisser och återkommande mötesfrekvenser. Rapporter och analyser hjälper dig att förbättra dig inom vissa områden för att betjäna dina patienter bättre och optimera din ROI.

Ska du välja en gratis schemaläggningsprogramvara?

Ja, du kan välja ett gratis alternativ. Jag rekommenderar att du börjar med gratisversionen av betald programvara. Om du är orolig för produktpassning eller budget kan du testa gratisversionen eller använda den medan ditt företag växer för att kräva en betald.

Till exempel erbjuder EasyPractice gratis programvara för schemaläggning av möten. Den kostnadsfria versionen låter dig automatisera bokning, föra journaler över dina kunder, skicka automatiska SMS-påminnelser, automatisera faktureringsprocessen, e-postmeddelanden, Google Kalender-integration och en rapportsida. Den fria versionen har en gräns för antalet klienter du kan lägga till.

Det är okej att börja med gratis schemaläggningsprogram. Du måste vara bekväm med begränsningarna i en gratis app.

Hur man skapar ett schemaläggningssystem för patientmöten. En steg-för-steg-guide.

Det här är stegen för att ställa in ett schemaläggningssystem för din klinik.

Steg 1: Skapa ett konto med en schemaläggningsprogramvara

Det första steget är att registrera dig med en onlinebokningsapp. Välj en schemaläggningsprogramvara för vårdpersonal. Vanligtvis kan du registrera dig gratis och titta runt. Du behöver bara ange din e-postadress.

Steg 2: Konfigurera kalendern

Den här delen är där du ställer in en fungerande kalender. Välj dina arbetsdagar och öppettider och stängningstider. Välj lediga dagar, helgdagar och helger. Från kalendersidan kan du manuellt lägga till redan inställda avtalade tider. Du kan också importera en kalender med avtalade tider som en CSV-fil. Du kommer ofta att titta på den här kalendersidan eftersom den hjälper dig att hålla reda på möten.

Steg 3: Ställ in bokningssidan så att man kan boka in möten i denna

Ställ sedan in klientintaget och mötesformuläret. Lägg till de uppgifter du behöver – namn, e-post, orsaken till mötet och telefonnummer. Du kan få ditt formulär att innehålla tjänster som du tillhandahåller och uppmana klienten att välja bland alternativen. Märk bokningssidan så att den har din logotyp.

Bokningssidor är mycket anpassningsbara. Förutom att redigera formulär och lägga till företagslogotypen kan du välja färgtema för sidan och teckensnittet som ska användas.

Steg 4: Ställ in aviseringar och automatiserade uppgifter

Ställ sedan in automatiska e-postmeddelanden och påminnelser. Vissa bokningsappar har e-postmeddelanden som standard. De meddelar automatiskt dig och patienten när ett möte har ställts in. De skickar också automatiska påminnelser om du aktiverar dem. Det är bättre att ställa in både e-post- och SMS-aviseringar. SMS är mer personligt och mer sannolikt att patienten läser.

Steg 5: Lägg till eventuella integrationer och extra funktioner

Lägg gärna till extra funktioner och integrationer i bokningssystemet. Måste kunderna betala en konsultationsavgift? Integrera en betalningssida med intagsformuläret. Vill du öka den utmärkta patientupplevelsen? Inkludera en vackert utformad tacksida.

Steg 6: Skaffa en delbar länk

Nu har du ställt in onlinebokningssystemet, få en länk som du kan bädda in på din webbplats och en du kan klistra in på sociala medier. De är desamma som vissa onlinebokningsappar.

Ditt bokningssystem kan innehålla mycket mer än vad som nämns här, som en kundportal och personalpanel. Lägg gärna till alla extrafunktioner så att de fyller dina kunder och din kliniks behov.

Hur man effektivt schemalägger möten med dina patienter: 7 bästa metoder

Vill du schemalägga möten så att dina kunder är mer engagerade i processen medan du minimerar antal möten som din klient inte dyker upp till? Här är 7 metodtips för schemaläggning av konsultationer.

1. Låt patienterna boka tider själva

Ett av sätten att effektivt schemalägga möten för att minska antalet no-shows är att låta dina patienter välja den lämpligaste tiden för dem. Ett schemaläggningsprogram ger patienten en översikt över din kalender och tillgängliga tider. De kan sedan välja den tid som passar dem bäst.Forskning har visat att människor föredrar självbetjäning. En studie som spänner över sju europeiska länder, däribland Norge, Danmark och Sverige, visade att var fjärde respondent har bokat och följt upp läkarbesök online. Patienter som väljer tid hjälper dem att förbinda sig att dyka upp.

2. Skicka automatiska aviseringar och påminnelser.

Patienter är mer benägna att dyka upp om du ständigt påminner dem om ett möte. Inte vara ett besvär, men tillräckligt för att påminna dem om att du ser fram emot att prata med dem. En gång i veckan, några dagar innan, till och med 30 minuter före mötet.

Det som är bra är att din personal inte behöver spåra möten manuellt. Ett schemaläggningsprogram skickar automatiskt e-postmeddelanden. Du kan till och med ställa in SMS-påminnelser.

3. Använd en väntelista

En väntelista ger dig alternativ när en patient avbokar en tid. Istället för att slumpmässiga luckor oväntat dyker upp i din kalender eftersom patienter avbryter, fyll snabbt i luckorna genom att meddela vår väntelista. En väntelista kan också vara ett marknadsföringsverktyg. En patient som väntar några dagar på en väntelista är mindre benägna att inte dyka upp.

4. Ställ in återkommande möten

Vad händer om du har en patient som måste dyka upp med jämna mellanrum, två gånger i veckan eller en gång i månaden? Den mer effektiva schemaläggningsmetoden är att ställa in en återkommande avtalad tid på en dag som vanligtvis fungerar. För det första behöver du inte boka ett enskilt möte varje gång du måste träffa din patient. För det andra kan ingen annan patient boka ett möte på den upptagna tiden. Återkommande möten kan vara varje tisdag klockan 10:00 eller den sista fredagen i månaden klockan tolv.

5. Schemalägg från 12.00

Att schemalägga från 12.00 är en vanlig taktik för att ta emot bokningar mer effektivt. Om du planerar från 12.00 har du många lediga timmar då du kan fokusera på uppgifter som personalmöten och bokföring. Schemaläggning från 12.00 fungerar dock bättre om du manuellt bokar in möten åt dina patienter eller om du använder en schemaläggningsprogram som EasyPractice, vilket gör det möjligt att blockera vissa perioder.

6. Prioritera möten och dagar som är särskilt tillägnade ett arbetsområde

Att prioritera möten innebär att du behandlar varje patients behov med den uppmärksamhet som den förtjänar. Att tematisera dina dagar gör det lättare att fokusera på varje uppgift. Du kan till exempel ställa in tisdagar och torsdagar för personlig rådgivning.

I ditt intagsformulär, be en patient att välja vilka exakta tjänster de vill få. Kalendern visar dem automatiskt vilka tidsluckor de ska välja mellan. Baserat på tjänsten kan intagsformuläret ställa in mötet i en timme eller bara 30 minuter.

7. Tillåt personlig schemaläggning i realtid.

En nackdel med att använda en mötesapp är att den saknar den mänskliga beröringen. Tillåt drop in-tider eller patienter som just avslutat ett möte att schemalägga ett annat på din klinik. Denna taktik gör att upplevelsen känns personlig och hjälper till att minska möten som din klient inte dyker upp till.

Fördelar med schemaläggningsprogram för patientmöten

1. Det sparar tid för din receptionspersonal att fokusera på andra frågor
2. Är tillgänglig utanför kontorstid
3. Främjar patientens självbetjäning och minskar antalet uteblivna ankomster
4. Automatiserar uppgifter som påminnelser och fakturagenerering
5. Tillåter integration med tredjepartsapplikationer
6. Inkluderar patientportaler och EHR5.         
7. Effektiviserar automatiskt med din kalender

Nackdelar med schemaläggningsprogram för patientmöten

1. Det kan vara opersonligt
2. Internetåtkomst krävs

Slutsats

Implementera ett patientbokningssystem för att schemalägga konsultationer och minska no-shows mer effektivt. Börja med ett budgetvänligt alternativ och skala när din klinik får fler patienter. Kolla in EasyPractice gratis.

Vanliga frågor om schemaläggning av patientbesök

Hur fungerar programvara för möten?

Tidsbokningsprogrammet schemalägger automatiskt patienter i din kalender. Din patient väljer en lämplig tid och programvaran blockerar den tidsluckan och meddelar dig att ett möte har bokats. Det är i huvudsak så det fungerar.

Hur schemalägger du patientmöten effektivt?

Du schemalägger effektivt möten genom att göra det så enkelt som möjligt för patienter att boka ett möte. Ett sätt att göra det enkelt att boka tid är att låta en patient välja den bästa tiden för dem från din kalender.

Hur bokar jag om en patients tid?

Skicka en kalenderlänk till patienten för att välja nästa lämpliga tid. Om du avbokar på patienten, informera dem minst en vecka i förväg om att mötet inte längre kommer att hålla.

Varför är schemaläggning av möten viktigt?

Tidsbokning är viktigt eftersom det frigör din tid att fokusera på att faktiskt träffa patienten. Det hjälper dig också att minska de gånger då klienten inte dyker upp till den avtalade tiden.

Testa EasyPractice gratis nu!

Skapa ditt onlinebokningssystem genom att anpassa funktionerna i din app för schemaläggning av möten.

I vårt hjälpcenter har vi många användbara och intressanta guider.

Om du har några frågor, tveka inte att kontakta oss på [email protected]. Vi diskuterar mer än gärna hur vi kan hjälpa dig och din klinik om (och hur).