Vilka yrken använder en programvara för praktikhantering?

Oavsett om du är psykolog, yogainstruktör eller musikterapeut, måste du vid ett tillfälle i din karriär ha hört termen ”Practice management software”. I det här blogginlägget förklarar vi kort vad en programvara för praktikhantering faktiskt innebär och hur den (oavsett ditt yrke) kan hjälpa dig att hantera den dagliga verksamheten i din praktik.

På EasyPractice har vi lagt ner mycket tid och energi på att anpassa vårt system efter olika yrkens behov, då vi vet att olika yrken kräver olika egenskaper i ett system. Vårt mål är att göra din vardag enklare, så att du kan fokusera på det som är mycket roligare (och mer givande) än administration.

Vad är egentligen en programvara för praktikhantering?

Practice Management Software (PMS) är en typ av sjukvårdsprogramvara som används för att hanterar den dagliga verksamheten på en praktik eller klinik. Det hjälper till att organisera administrativa uppgifter såsom tidsbokning, fakturering, och hantering av patientjournaler.

Programvaruleverantörer för praktikhantering kan erbjuda en mängd olika funktioner, men det bör alltid innehålla ett schemaläggningsprogram för att hantera patientbokningar för att vara i linje med god praxis. Dessutom bör en funktion för klientjournaler som tillåter lagring av viktiga patientuppgifter vara en central del av alla hanteringssystem.

Kärnfunktioner i ett hanteringssystem som är i linje med god praxis:

• Onlinebokning
• Klientjournaler och klientdatabas
• Klientkorrespondens
• Sms/mail-påminnelser för tidsbokningar
• Fakturering

EasyPractice har alla dessa funktioner! Och om du vill lära dig mer om praktikhanteringssystem kan jag rekommendera att du läser vårt blogginlägg om programvaror för praktikhantering och hur din klinik kan dra nytta av det.

En programvara för olika yrkesgrupper

En praktik kan innebära många olika saker beroende på saker som yrke och storlek på verksamheten. På EasyPractice har vi märkt att stora kliniker med många kunder, fullspäckade arbetsdagar, och fulla scheman har precis lika stor nytta av vårt system som mindre kliniker med en mindre kundkrets och tjänsteutbud. Med andra ord arbetar vi med en rad olika professioner som alla tjänar på att ha ett praktikhanteringssystem för sin klinik. För att visa detta så tydligt som möjligt har vi delat in dem i en rad olika kategorier:

Skönhets- och skönhetsförbättrande behandlingar:

• Kosmetolog
• Frisör
• Tatuerare
• Nageltekniker
• Makeup-artist

Sport, massage och fysiska behandlingar:

• Akupunktör
• Kroppsterapeut
• Body-SDS-terapeut
• Fotreapeut
• Kiropraktor
• Tränare
• Personlig tränare
• Träningsinstruktörer
• Pilatesinstruktörer
• Yogainstruktörer
• Massör
• Sportmassageterapeut

Alternativa behandlingar:

• Kraniosakral terapeut
• Clairvoyant
• Healing
• Hypnosterapeut
• Mindfulness proffs
• Musikterapeut

Psykisk hälsa och medicinsk hjälp:

• Kognitiv terapeut
• Samtalsterapeut
• Parterapeut
• Familjeterapeut
• Dietist
• Psykiater
• Psykodynamisk terapeut
• Psykolog
• Psykoterapeut
• Sexolog

Hittade du inte ditt yrke på listan? Oroa dig inte! Vi är öppna för alla verksamheter som behöver ett praktikhanteringssystem, och kategorierna ovan är bara exempel på de yrken vi arbetar med.

Hur olika yrkesgrupper drar nytta vår programvara för praktikhantering

Som ovan nämnt är jag övertygad om att vår programvara kan underlätta det dagliga arbetet för dig och din praktik. För att visa hur detta går till tänkte jag nu presentera tre fallstudier. De handlar om tre olika yrken, som alla har använt en programvara för praktikhantering under lång tid och är mycket nöjda med det. Och tro mig, de kunde inte vara mer olika! ? Om du är intresserad av att läsa mer har vi ännu fler exempel på hur olika typer av utövare använder ett praktikhanteringssystem.

Hur en skönhetsklinik använder ett praktikhanteringssystem för att hantera sitt kundflöde:

Humlegårdskliniken är ett familjeföretag som verkar i Sverige, med två kliniker som erbjuder konsultationer, injektionsbehandlingar med botulinumtoxin och fillers, fettreducering, hårborttagning, och mycket mer.

Använd systemet för ett bättre kundflöde

Med onlinebokningssystemet har kunderna fri tillgång till bokningskalendern, vilket påverkar klinikens kundflöde positivt, eftersom att klienterna själva kan hitta en ledig tid, boka den, och automatiskt få en påminnelse om sin behandling genom systemet. Genom denna automatisering av bokningsprocessen kan klinikens terapeuter koncentrera sig på kundvård istället för administrativa uppgifter. Idag hanterar många kliniker de flesta av sina bokningar genom onlinebokningssystem för att just kunna fokusera på klientbehandlingen.

Håller kundernas data säker

När Humlegårdskliniken började använda vår programvara för praktikhantering blev det plötsligt möjligt att integrera deras journalsystem med onlinebokningssystemet. Kundernas journaler är inte bara säkert förvarade online, utan även enkla att komma åt genom en mobil enhet, surfplatta eller dator. Journalsystemet stöder även bildlagring för att kunna inkludera före- och efterbilder i klientens journal. Detta är ganska viktigt för en skönhetsklinik, eller hur? Allt som allt kan kliniken lagra information på ett enkelt och säkert sätt samtidigt som reglerna för GDPR efterföljs, vilket självklart är av yttersta vikt för kliniken.

Flera utövare använder ett och samma system

Humlegårdskliniken har två kliniker med flera anställda. Med appen “Anställda” har de möjlighet att vara flera utövare som arbetar i ett och samma system, men med individuella kalendrar. Det innebär att anställda kan ha individuella öppettider och tjänster i sina kalendrar. Samtidigt kan ägarna ha tillgång till samtliga kalendrar, för att bibehålla en god överblick över samtliga bokningar.

”EasyPractice är logiskt och enkelt att använda för våra kunder, men också för personalen” – Dr Lennart Sandberg

För Humlegårdskliniken är deras webbplats och möjligheten att erbjuda onlinebokning till sina kunder där avgörande. Förutom onlinebokning använder skönhetskliniken andra EasyPractice-appar som “Google Kalender”, “Presentkort” och appen “Samtycke”. Det innebär att mycket av klinikens administrativa arbete finns samlat i klinikens hanteringssystem. Om du vill veta mer om Humlegårdskliniken och hur de har nytta av att använda programvara för praktikhantering kan du läsa hela vår fallstudie om Humlegårdskliniken här.

Fysioterapeuter kräver ett extra lager av säkerhet:

Gitte är en dansk sjukgymnast och expert inom idrottsmedicin som erbjuder ett brett utbud av tjänster. Hon startade ”Health Partners w. Gitte Vestergaard” och är utbildad inom traditionell sjukgymnastik och vidare specialiserad på ortopedisk kirurgi och idrottsmedicin. Det viktigaste för hennes praktik är att säkerställa att hennes data och processer är säkra.

Tvåfaktorsautentisering för känslig data

Som utövare vet Gitte att det är oundvikligt att vara en del av den digitala världen. Men det är mycket viktigt att se till att all känslig data lagras säkert och att den inte kan nås av obehöriga. Det är därför Gitte värderar Tvåfaktorautentiserings-appen mest. Tvåfaktorsautentiseringsfunktionen lägger till ett extra lager av säkerhet när du loggar in på utövarnas konto.

”Jag har rekommenderat denna programvara för praktikhantering till tre av de andra terapeuterna som arbetar på min gemensamma klinik, och de har nu också det stora nöjet att vara användare.” – Gitte

Säkert bokningssystem genom datakryptering

Gitte behöver inte oroa sig för säkerheten eftersom alla känsliga personuppgifter krypteras och lagras säkert på danska servrar med regelbundna säkerhetskopior. Att ha ett säkert boknings- och administrationssystem säkerställer professionalism, och säkerhet för både kliniken och kunderna, som inte var möjlig med bokningar via sms, mail, eller telefonsamtal. Om du vill veta mer om Gitte och hur hon har nytta av vår programvara för praktikhantering kan du läsa hela vår fallstudie om Gitte.

Enkel och smidig fakturering för en psykoterapeut i Köpenhamn:

Lise är psykoterapeut och driver egen klinik, och en praktikhanteringsprogramvara gör detta enklare och mer hanterbart. På sin praktik erbjuder Lise olika former av terapi, såsom individ-, par- och familjeterapi, samt möjlighet till familjeupplägg. Familjeterapi är en form av psykoterapi som fokuserar på familjen som en helhet.

Vikten av att hålla känslig information i journalen säker

Lise hanterar känslig information och berättelser från sina patienter. Det skulle vara mycket allvarligt ifall hennes anteckningar hamnade i fel händer. Som tur är håller EasyPractices journalsystem all data säker. Journalsystemet underlättar även anpassning på patientnivå, vilket är användbart för Lise som behandlar flera olika typer av patienter med individuella behov.

Försäkran om samtycke på ett enkelt sätt

Lise behöver inhämta samtycke för behandlingen av patientdata. Med EasyPractices samtycke-app kan hon be om samtycke, samt få en överblick över vilka som har lämnat sitt samtycke till databehandling, och vilka som ännu inte har gjort det. Hela processen är automatiserad och därmed slipper Lise besväret med pappersarbete och tidskrävande samtycke-insamling. Allt går igenom hennes system, helt automatiskt. Denna app är utformad i enlighet med kraven i GDPR.

Undviker tråkigt pappersarbete med automatisk faktureringsfunktion

Det finns många fördelar med att ta emot bokningar i ett onlinesystem. Många saker kan automatiseras och förenkla dina dagliga uppgifter. Med automatisk onlinefakturering sparar Lise tid genom att hennes administrativa uppgifter tar kortare tid. Hon gillar att ekonomin i hennes verksamhet underlättas tack vare att faktureringsfunktionen är utformad för att göra bokföringen mer hanterbar. Därmed är det också enklare för Lise att vara sin egen revisor.

”Faktureringssystemet fungerar utmärkt för mig. Det är enkelt och tydligt. Jag kan skicka en faktura via e-post och mina klienter betalar först när de kommer hem.” – Lise

Med andra ord gör praktikhanteringssystemet det lättare för Lisa att driva sin klinik. Systemet ger henne en verktygslåda som automatiserar klinikens dagliga verksamhet, speciellt när det gäller flexibilitet. Systemet hjälper på så sätt Lise att planera sin tid på bästa möjliga sätt. Om du vill veta mer om Lise och hur hon har nytta av att använda vår programvara för praktikhantering kan du läsa hela hennes berättelse i vår fallstudie om Lise.

Kärnfunktioner i en praktikhanteringsprogramvara för Maternal House MAIA:

Maternal House MAIA grundades med syftet att skapa en trygg och säker miljö för nyblivna mammor under graviditeten. Det hjälper inte bara gravida kvinnor att hitta sin styrka, utan stöder dem också att ge sina barn den bästa starten i livet. Vård av mor och barn utgör grunden för terapin på Maternal House MAIA i centrala Köpenhamn.

Flera kalendrar förbättrar det dagliga arbetsflödet

Med flera kalendrar kan Maternal House skilja mellan olika typer av behandlingar och på så sätt förenkla det dagliga arbetsflödet avsevärt. Klienter bokar tid, betalar online och får en faktura, medan utövaren på Maternal House får ett meddelande som inkluderar i vilken kalender bokningen ägde rum och när mötet är schemalagt. Att automatisera denna uppgift förenklar praktikens arbetsflöde och ger utövarna mer tid att ägna sig åt sina kunder.

Skräddarsydda inbjudningar till videomöten

Vi går mot allt mer digitalisering, men det måste finnas en bra balans mellan närvaro och teknik. Maternal House MAIA erbjuder, förutom personliga sessioner, möjligheten att träffa kunder virtuellt. Utövarna är medvetna om att mänsklig kontakt under behandlingen fortfarande är mycket efterfrågad och bör fortsätta att finnas här. Det finns dock tillfällen då det är nödvändigt att kunna ha terapisessioner hemifrån. Därför är praktiken verkligen glad över att ha möjligheten att integrera att Videomötessystem i EasyPractice. Genom integrationen kan de skicka ut sina egna anpassade videomötesinbjudningar till kunden innan ett möte. Länken till det virtuella ”mötesrummet” ingår i inbjudan och kunden bara klickar på länken för att gå med i mötet.

Övervaka nyckelaktiviteter i praktiken

Med vår rapport-app kan praktiken kontinuerligt hålla sig uppdaterad och anpassa verksamheten efter behov. Rapporten innehåller nyckeltal från en given period och är ett perfekt verktyg för att få en god överblick över verksamheten. Informationen serveras helt enkelt på ett silverfat i din egen automatiska klinikrapport med nyckeltal för fakturor, betalningar, försäljningar, och mycket mer.

”Jag får en veckorapport där jag kan se hur många fakturor jag har skapat och hur många betalningar jag har tagit emot. Oavsett om de har betalat med MobilePay, EasyPay eller kontanter. Det gör min bokföring så mycket enklare att hantera.” – Pernille

När du driver en praktik är det särskilt viktigt att ägaren inte lägger onödig energi på att försöka förstå ett alltför komplicerat bokningssystem. Därför har det varit viktigt för ägaren av Maternal House MAIA, Dorthe och Marta, att praktikhanteringssystemet är användarvänligt och flexibelt. Inte minst vad gäller möjligheten att träffa kunder i person eller online, och att enkelt kunna få fram verksamhetsdata. Om du vill veta mer om Maternal House MAIA och hur det drar nytta av att använda programvara för praktikhantering, kan du läsa hela historien i vår fallstudie om Maternal House MAIA.

Fördelar med ett prakitkhanteringssystem

Det finns flera fördelar med att hitta rätt programvara för praktikhantering för din klinik. Först och främst gör det helt enkelt hanteringen av din klinik mer effektiv. För det andra låter det dig frigöra tid från administrativa uppgifter, generera rapporter med enkelhet, och fatta bättre medicinska och affärsmässiga beslut.

Med rätt programvara för övningshantering kan du:

• Lägga mindre tid på att administrera patientbokningar, journaler, etc.
• Effektivisera faktureringsprocessen genom att enkelt skapa fakturor och spåra betalningar
• Minska uteblivna möten genom att skicka automatiska påminnelser till dina patienter
• Förbättra kommunikationen med patienterna genom andra automatiska utskick
• Centralisera dina data i en enda programvara där du kan komma åt all nödvändig information gällande klienter och din verksamhet
• Genomföra konsultationer online, och på så sätt erbjuda klienter flexibilitet och inte begränsa din kundkrets
• Hantera din läkarmottagning på distans: de flesta program för prakitkhantering bygger på datalagring i molnet och du kan därför komma åt data precis var och när du vill

Driver du en liten prakik?

Jag hoppas att inblicken i  olika utövares verksamheter har hjälpt dig att få en uppfattning om hur programvara för praktikhantering kan hjälpa dig och dina kunder – oavsett ditt yrke. Vi hör ofta att människor tror att programvara för praktikhantering endast är användbar för större praktiker. Men, så är inte fallet. Trots att det kan vara enklare för en liten praktik att göra mer manuellt, kan arbetet effektiviseras genom användning av en programvara som tillåter automatisering av bokningar, fakturering, och många andra uppgifter. Detta gör det möjligt för dig att fokusera fullt ut på dina kunder.

Vår största kundgrupp är faktiskt utövare på en mindre praktik, och vi är övertygade om att EasyPractice har funktioner som kan hjälpa dig att optimera ditt arbetsflöde. Det finns även flera fördelar med att ha en onlinebokningsplattform för mindre praktiker, då det hjälper kliniken att växa sin kundkrets.

Summering

Det spelar ingen roll om du driver en skönhetsklinik, eller om du är sjukgymnast eller familjeterapeut, för en programvara för praktikhantering hjälper varje praktik, liten som stor, att effektivisera det vardagliga arbetet!

Jag hoppas att det här blogginlägget om möjligheterna med en programvara för praktikhantering inom olika yrken är till hjälp för dig i din praktik!

I vårt hjälpcenter har vi många fler användbara och intressanta guider! Om du har några frågor eller kommentarer är du mer än välkommen att kontakta [email protected], så återkommer vi så snabbt vi bara kan! ? Om du vill prova vårt bokningssystem kostnadsfritt för att se om det passar för dig är det bara ett klick iväg!