Elektronisk kalenderbooking – hva er det og hvordan fungerer det?

Visste du? Bedrifter som implementerer elektronisk bookingsystem øker inntektene sine med 37%.

Bortsett fra å gjøre driften enklere, bidrar planleggingsfunksjoner til at konverteringsfrekvensen øker fordi 70% av klientene foretrekker å kunne bestille og planlegge avtaler elektronisk.

Slik at dersom du fortsatt bruker regneark eller går fram og tilbake for å se hvordan klienters timeplan er i forhold til din for å booke et møte, så trenger du elektronisk kalenderbooking.

Vi vil derfor i dette innlegget forklare hva elektronisk kalenderbooking er og hvordan det fungerer. Vi vil også vise hvordan du velger det beste elektronisk bookingsystemet for din bedrift og de fem beste å velge mellom. Er du klar? La oss begynne.

Hva er et elektronisk kalendarbooking?

Et elektronisk bookingssystem er en skybasert programvare som lar klientene dine bestille timer gjennom din hjemmeside eller via en bestillingslenke. Dine ansatte vil også ha muligheten til å booke møter for mindre teknologikyndige klienter.

Systemer for planlegging gjør det enkelt å booke avtaler fordi klientene har mulighet til å se hvilke tilgjengelige timer de kan velge mellom. Dette eliminerer behovet for regneark og manuell bestilling, og omdirigerer klientene til å betale på en annen nettside siden de er integrert med nettbetaling.

Når du implementerer en elektronisk kalenderbooking, er bedriften din åpen til en enhver tid. Dette medfører en inntektsvekst ettersom 42% av bestillinger elektronisk skjer utenom de ordinære åpningstidene.

Hvordan fungerer elektronisk kalenderbooking?

Et elektronisk kalenderbooking system er skybasert. Den integreres nemlig med hjemmesiden din og dine sosiale plattformer.

Følgende senario er: En klient eller prospekt finner din hjemmeside og fyller ut det integrerte bestillingskjema for å bestille en avtale.

De legger inn personalia og velger passende klokkeslett og dato. Videre kan klientene velge hvilken type tjenester de ønsker og umiddelbart betale et konsultasjonsgebyr, alt uten å måtte forlate hjemmesiden din.

Bestilte timer vil automatisk bli lagt til i din kalender og du vil motta et varsel eller en mail.

For å unngå uteblivelse vil både du og din klient motta en automatisk e-post og varslingspåminnelse fra systemet.

På din side, kan du se antall bestilte timer, varsler, utestående faktura og personalaktivitet. Her vil du også ha muligheten til å bestille timer for klienter manuelt.

Funksjoner ved et ideelt bookingsystem

Enkelte funksjoner gjør et bookingsystem ideell for terapeuter og klinikere. De er:

• Omfattende integrasjoner
• Klient – og personalledelse
• Tilpasset din bedrift
• Kalenderadministrasjon
• Nettbetaling
• Tilpasset aktivitetsdashboards.
• Automatiske e-poster og påminnelser.

Omfattende integrasjoner

Det ideelle bookingsystemet integreres med mange apper og plattformer. På det helt grunnleggende nivå har den en tilpassbar og personlig lenke som du kan dele på dine sosiale plattformer og tilføye den på din hjemmeside.

Bortsett fra å integrere med nettsider, har programvaren en API som støtter tredjepartleverandører. Anbefalte integrasjoner inkludere Google Kalender, MailChimp for e-postmarkedsføring, innlogging via Facebook og Pixel og PayPal.

Klienter – og personalledelse

En elektronisk kalenderbooking støtter flere klienter og personalledelse.

Du har nok sikkert en database med kundeprofiler som inneholder personalia, gjentatte avtaler og pasientjournaler fra før. Avanserte elektronisk kalenderbooking systemer derimot, har klientportaler. Det vil si at hver klient har en egen konto de kan logge seg på, hvor de kan booke avtaler og se journalene sine.

Som administrator kan du invitere flere ansatte som brukere til din adminkonto og fordele roller og autorisasjonsnivå.

Tilpasset din bedrift

Som terapeut bør du kunne tilpasse dine egne bestillingskjema slik at til er tilpasset din merkevares stemme og image. Programvaren tillater at du endrer stilen til et skjema, plasserer logoen din og legge til datafelt der det er behov.

Et verdig system gir deg tilpassete maler for bestillings- og inntaksskjemaer, e-post og fakturaer. Malene hjelper deg med å skrive en kopi som tilpasses din klinikk og kundebase, samt holde en bestemt struktur.

Kalenderadministrasjon

Den idelle SaaS-programvaren for booking administrer din kalender og holder deg oppdatert.

Dette lar deg og dine klienter enkelt legge til avtaler. Den støtter gjentakende avtaler i kalenderen din og lar deg angi arbeidsdager og arbeidstider. Systemet vil også vise pasienter hvilke tidsrom som er tilgjengelig, slik at de enkelt kan matche deres tilgjengelighet med din.

Systemer for booking vil også kunne tilby statistikk om tidligere avtaler. Du vil kunne få en oversikt over når du er mest opptatt og når klientene dine helst foretrekker å avtale tid.

Du bør også kunne ha muligheten til å tilby private kalendere, hvor du har muligheten til å kunne tilby spesifikke behandlinger og priser til en spesifikke gruppe kunder gjennom f.eks en link.

De beste bookingsystemene integreres med tredjeparts kalenderapper som Calendly, Outlook og Google Kalender.

Nettbetaling

De fleste foretrekker betaling over nett. Dette er fordi det er enkelt, raskt og enkelt reversibelt. For å kunne tiltrekke seg nye klienter og redusere oppsigelser, bør kalendersystemet ditt ha et innebygd betalingssystem.

Folk flest foretrekker alt-i-ett-løsninger som administrere betalinger og automatisk varsler deg når et oppgjør er gjort. Derfor skal ikke systemet omdirigere klientene til en ny nettside for å betale. Derfor er dette spesielt nyttig når klienter skal betale et gebyr før de bestiller en avtale.

Videre bør det elektroniske bookingsystemet tillate deg å introdusere rabattpolitikk som reduserer prisene for langsiktige klienter. Dette styrker relasjonen mellom deg som terapeut og klienten.

Et kalendersystem bør også ha automatisert fakturering. Du bør kunne generere en tilpasset faktura for klienten din. Denne burde også inneholde en direkte link, slik at klientene betale for seg med en gang.

For å oppnå det overnevnte, integreres elektronisk bestillingsapper med kredittkortprosessorer og lommebøker som PayPal og Stripe.

Tilpassende aktivitetsdashboards

Spesielt for en konto med flere brukere, så bør et systemet ha en enkel oversikt over nylig aktiviteter.

Derfor er dashboards viktig. De gir deg en lett oversikt over de siste aktivitetene, hvilke endringer som har blitt gjort og hvem som har gjort dem. Denne skal det også være enkelt å navigere i.

Det bør være et generelt dashboard tilpasset for de ulike nivåer av autorisasjon blant de ansatte. Dette forbedere datasikkerheten og brukeropplevelsen for de ansatte.

Automatiske e-poster og påminnelser

Den beste bookingssystemer holder deg oppdatert på all klientaktiviteten.

Du vil få et varsel når en klient bestiller time, når en faktura er betalt og når timen nærmer seg. Du vil kunne tilpasse frekvensen av varslene og hvor de sendes. Plattformen vil også sende ut e-post og SMS påminnelser til klientene dine.

Hvordan velge det beste elektronisk bookingsystemet for bedriften din?

Er du klar for å velge et bookingsystem for din klinikk? Her er en trinn-for-trinn-guide for å velge en som passer din bedrift.

1. Identifiser hovedårsaken til at du trenger et bookingsystem

Det første trinnet for å velge riktig bookingsystem er å identifisere hovedårsaken for at du vil implementere en.

Hvis det største problemet ditt er rotete timeplaner som er vanskelig å hold tritt med, kan det være at du har bruk for en system med omfattende planleggings alternativer. Hvis klientene dine syns det er vanskelig å betale, velg systemer som omhandler fakturering.

Det viktigste er i allefall å identifisere hovedproblemet!

2. Lag en kort liste over alternativer

Det andre trinnet er å sette opp en kort liste over bookingsystemer som mener kan passe din klinikk. Det viktige er at listen kun skal inneholde tjenester som imøtekommer dine behov. Her er fire faktorer du bør vurdere når du skal lage listen.

a. Sikkerhet og samsvar

Dersom du og din bedrift arbeider med sensitiv og personlig informasjon, trenger du en programvare som sikkert overfører data og beskytter klientenes personvern. Du vil ikke ha et program som ikke har dette som sin høyeste prioritet, da sjansen for hacking kan være stor. Se derfor etter bookingsystemer som er:

• HIPAA – kompatibel
• GDPR – kompatibel

b. Tilgjengelige funksjoner

Skaff deg en oversikt over alle tilgjengelige funksjoner. Hvordan er det med det å bestille timer? Har den mulighet for nettbetaling? Her er det viktig å undersøke om de tilgjengelige funksjonene dekker dine og klinikkens viktigste behov.

Dersom du ønsker en oversikt over viktige funksjoner, har vi tidligere skrevet et blogginnlegg som beskriver de siste trendene innen elektronisk booking. Bruk gjerne denne for å finne ut hvilke funksjoner som bør være en del av ditt bookingssystem.

c. Integrering

Velg kun systemer som gir kontoer delbare linker og som er innebygd på nettsider.

Systemet skal kunne tillate tredjepartsintegrasjoner og datamigrering. Dette er fordi dette skaper ekstra funksjonalitet.

d. Plattform

Skybasert programvare er best fordi da slipper klienten dine å installere applikasjoner for å booke en avtale. Alt de behøver er en link til bestillingsskjemaet.

3. Finn anmeldelser

Når du har listen klar, bør du se på vurderingen og anmeldelser. Lenger ned har vi en liste over de fem beste elektronisk bookingssystemer for helsepersonell. Her vil vi gjennomgå deres viktigste funksjoner, fordeler og priser.

4. Vurder et system med gratis prøveversjon

Vi anbefaler å implementere et elektronisk bookingssystem litt etter litt. Det er bedre å gå for et system som har en gratisversjon eller en gratis prøveperiode. Dette gjør at du kan prøve systemet i noen dager eller med begrenset kapasitet for å få en oversikt over hvordan det vil være å implementere programvaren fullt ut.

Topp fem elektronisk bookingssystemer for terapeuter: fordeler og priser

Dette er de fem beste elektronisk bookingsystemene.

EasyPractice

EasyPractice er et bookingsystem for helsepersonell som er skreddersydd for å betjene planleggingsbehovene til klinikere, terapeuter og helsearbeidere. De kan enkelt integreres med andre nettsider og sosiale plattformer for planlegging.

Den tilbyr grunnleggende funksjoner og fordeler som kalenderadministrasjon, automatisert elektronisk planlegging, pasientjournal og rapporter. Kalenderfunksjonen tillater også gjentakende avtaler og fridager. Systemet er også integrert med elektronisk betalingsplattformer som PayPal og Stripe. I tillegg er EasyPractice både HIPAA- og GDPR-kompatibel, som gjør at den sensitive informasjonen er trygg og blir behandlet korrekt.

EasyPractices API muliggjør integrasjon med tredjepartsleverandører, inkludert Google Kalender, Slack, PayPal og Outlook. Videre har den en app-store hvor man kan finne andre tjenester som kan hjelpe med å optimalisere arbeidshverdagen på best mulig måte.

Fordeler

• Er spesialbygd for terapeuter og helsepersonell
• Tildeler delbare lenker og integreres med nettsider.
• Tilbyr avanserte funksjoner som pasientjournalhåntering.
• Støtter integrasjoner med Zapier, som øker tredjepartsstøtten til 2000 apper.
• Tillater planlegging på flere steder.

Prissetting

EasyPractice har både et introtilbud og en gratisversjon som er begrenset til kun to klienter. Denne versjonen vil alltid være gratis. Introtilbudet gir deg den første måneden til kun helt gratis, slik at du kan ta deg god tid til å bli kjent med systemet og finne ut av om det er noe for deg. Det er dessuten ingen binding eller oppsigelsestid!

Prisene starter på 399kr per bruker per måned. Velger du ubegrenset tilgang har du mulighet for opptil 500 bestillinger per år, SMS og e-postvarsler, generell administrasjon, enkel fakturering og integrasjon med Google-kalender.

10 to 8

Dette bookingsystemet minimerer administrative oppgaver slik at du har fokus på fakturerbart arbeid. Denne har typiske funksjoner som kalenderadministrasjon, elektronisk betaling og en klientdatabase. Systemet sender også ut SMS-påminnelser som hjelper med å redusere manglende oppmøte.

10to8 tar samarbeid til et annet nivå. Bortsett fra at administrator kan invitere brukere til en konto, har systemet muligheter for å separate kalendere for hver medarbeider for å minimere konflikter.

Opprinnelig rettet 10to8 seg mot helsetjenester, men i dag blir den også brukt av flere bransjer som f.eks skjønnhet og salg.

Fordeler

• Tillater separate kalender for brukere av samme konto
• Har en funksjon for kravhåndtering
• Tilbyr utmerket teamsamarbeid.

Prissetting

10to8 har en gratisversjon. Gratisversjonen tillater 100 avtaler per måned, et ubegrenset antall klienter, avtalebooking, SMS og e-post påminnelser.

Deres basisplan, som koster $12 per måned, tilbyr ingen ekstra funksjoner bortsett fra komplett tilpasset merkevarebygging.

Det neste nivået er Grow-planen som koster §25 per måned og tillater opptil 300 avtaler per måned. Den neste – Business, koster $50 per måned.

SimplyBook.me

Denne var opprinnelig rettet mot salonger, men har gradvis lagt til helsepersonell til sin liste kundebase. På grunn av dette integreres systemet mot WooCommerce og har ekstra e-handelsfunksjoner som medlemskap, produkter og pakker.

Simplybook.me støtter elektronisk bestillinger, kalenderadministrasjon, samarbeid og forretningsanalyse. Systemets brukergrensesnitt er litt klønete på mobilsiden, og en kunde har ikke mulighet til å bestille flere timer om gangen.

Den integreres imidlertid med Zapier, noe som øker støttede tredjepartsapper til over 2000.

Fordeler

• Widgeten kan tilpasses for å matche din nettside.
• Appen har lagt til funksjoner som gjør at du kan selge medlemsskap
• Integrerer med WooCommerce og WordPress.

Prissetting

Gratisversjonen tillater opptil 50 bestillinger per måned. Prisen starter på $9,9 per måned for grunnplanene og tillater maksimalt 100 bestillinger.
Standardplanen koster §29,9 per måned og tillater 500 bestillinger. Premiumplanen koster § 59,9 per månedlig og tilbyr 2000 bestillinger per måned.

Booking via Facebook og Instagram, inntaksskjemaer og WordPress-integrasjoner er kun for betalte kontoer.

Acuity Scheduling

Denne systemet tar seg av hele prosessen, altså fra bestilling til når klienten ankommer. Når en klient har bestilt en avtale, automatiserer Acuity elektronsik betalinger, sender bestillingsskjemaer, lar de booke på nytt og sender SMS – og e-postvarsler.

Andre tilgjengelige funksjoner er klient-og personaladministrasjon, kalendersynkronisering og forretningscoaching. Acuity integreres med populære tredjepartsleverandører som Google Kalender, Slack og Outlook.

Fordeler

• Flytter automatisk pasienter langs prosessen
• Tilbyr funksjoner for forretningscoaching
• Tillater planlegging av flere steder

Prissetting

Acuity har ingen gratisversjon. Det laveste prisnivået, Emerging Entrepreneur, er $15 per måned. Denne tillater booking på bare ett sted. Growing abonnementet koster $25 per måned. Denne tillater seks kalendere og ansatte, tilpasset avtalepakker og prisplaner for pasientene dine. Powerhouse abonnementet er $50 per måned. Den tillater 36 ansatte/lokasjoner, HIPAA-samsvarsverktøy og tilpasning uten Acuity logo.

FlexBooker

Selv om FlexBooker er designet for enhver bedrift som trenger generelt booking- og fakturerings-administrasjon, kan alle deres funksjoner tilpasses for å matche helse og velværenisjen.

En fremtredende funksjon er hvor godt du kan tilpasse FlexBooker til din bedrift. Du kan merke og tilpasse FelxBookers inntaks – og bestillingsskjema, de automatiserte e-postene sendt til potensielle klienter, og genererte fakturaer. Systemet har også en funksjon for venteliste.

Fordeler

• Svært fleksibel og tilpassbar
• Har fakturerings-og faktureringshåndtering
• Administrasjon av venteliste.

Prissetting

FlexBooker har en gratis 14-dagers prøveperiode. På det enkleste abonnementet som koster $39 per måned, kan du legge til opptil fire ansatte. Har du mellom 5-9 ansatte, koster det $59 per måned. Har du over 10+ ansatte, er nok det største abonnementet best for deg og her ligger prisen på $99. Alle abonnementene tillater 1000 bookinger per måned. Hver ekstra 500 bestilling koster $49 ekstra.

Fordeler med et elektronisk bookingssystem

1. Et bookingsystem automatiserer elektronisk planlegging som eliminerer manuelle datainntastingsfeil og øker konverteringsfrekvensen.
2. Elektronisk bookingssystem kan integreres med betalingsbehandlere for enkle elektroniske betalinger.
3. Integrasjoner som sender ut vanlige SMS- og e-post påminnelser. Dette vil redusere manglende oppmøte.
4. Du får en delbar lenke som du kan legge til på hjemmesiden din og dele på sosiale plattformer.
5. HIPAA og GDPR-kompatible bookingsystemer lagrer pasientjournaler på en sikker måte.
6. Klientene dine kan planlegge avtaler på flere klinikker.
7. Bookingsystemet kan integreres med tredjepartleverandører for å forenkle dataoverføring.

Konklusjon

Det er endelig på tide å droppe regnearkene og de generiske gjørmålsappene. Implementer et elektronisk bookingssystem som tar de kjedelige oppgavene fra skulderen din, slik at du kan fokusere på å betjene klientene dine bedre og øke inntektene.

EasyPractice er en elektronisk bookingssystem bygget for terapeuter og klinikere. Fra elektronisk avtaleplanlegging til pasientjournalbehandling, har den de toppfunksjonene som vil gjøre din arbeidsflyt mer fleksibel. Prøv EasyPractice gratis her.

Vanlige spørsmål

Her er svarene på vanlige spørsmål om elektronisk kalenderbooking.

Hvordan fungerer arrangementbookingen?

Arrangement bookingen tillater klienter å booke møter elektronisk og minimerer dermed manuelle feil. De tillater også nettbetaling og automatiserte e-postvarsler.

Hvordan lager jeg et elektronisk kalenderbooking system?

Lag ditt elektronisk kalenderbooking system ved å tilpasse funksjonene som tilbys av systemet for booking. Angi arbeidstid, konsultasjonsgebyr og rabattpolicy.

Hva er det beste elektronisk kalendarbooking systemet?

De beste elektroniske kalenderbookingene er det som passer de spesifikke behovene til din bedrift. Når du skal velge et bookingsystem, så gjør det med dine behov i tankene.

I hjelpesenteret vårt har vi mange nyttige og interessante veiledninger.

Har du spørsmål, ikke nøl med å kontakte oss på [email protected]. Vil vil mer enn gjerne diskutere hvordan vi kan hjelpe deg og din klinikk.