Det bästa bokningssystemet för personal: Vad är det och hur fungerar det?

Visste du att företag som implementerar onlinebokningssystem ökar sina intäkter med 37%? Förutom att underlätta affärsverksamheten ökar bokningssystem för personal omvandlingsfrekvensen eftersom 70% av kunderna föredrar att boka och planera möten online.

Så om du fortfarande hanterar kalkylblad eller måste gå fram och tillbaka med kunder för att se när deras schema och ditt matchar ett möte, behöver du ett bokningssystem för din personal.

I det här blogginlägget ska vi lära dig allt om onlinebokningssystem genom att diskutera vad ett det är och hur det fungerar. Vi visar hur du väljer det bästa systemet för din klinik och tipsar om de fem bästa systemet på marknaden idag. Är du redo? Låt oss börja.

Vad är ett onlinebokningssystem?

Ett onlinebokningssystem är en molnbaserad programvara som gör det möjligt för dina kunder att boka möten på din webbplats eller via en bokningslänk. Din personal kan också schemalägga möten i bokningssystemet för mindre tekniskt kunniga patienter.

Bokningsappar gör det enkelt att boka möten eftersom kunderna omedelbart ser de tillgängliga timmarna att välja mellan. Bokningsappar eliminerar behovet av kalkylblad och manuell kundbokning och omdirigerar kunder att betala på en annan webbplats eftersom de är integrerade med betalningsprocessorer.

När du implementerar en bokningssystem för personal är ditt företag alltid öppet. Detta leder till intäktstillväxt eftersom 42% av onlinebokningarna sker utanför kontorstid.

Hur fungerar ett onlinebokningssystem?

Ett onlinebokningssystem är molnbaserat. Den integreras med din webbplats och sociala sidor.

Vad som händer är detta: En kund eller prospekt landar på din webbplats och fyller i ett inbäddat bokningsformulär för att schemalägga ett möte.

De anger sina kontaktuppgifter och väljer tid och datum från tillgängliga kalenderplatser. Din klient kan välja vilken typ av tjänst mötet är för och omedelbart betala eventuell konsultationsavgift, allt utan att lämna din webbplats.

Bokade möten läggs automatiskt till i din kalender. Beroende på hur det är konfigurerat får du ett meddelande eller ett e-postmeddelande.

Bokningssystemet tar hand om att skicka e-post och påminnelser till både dig och din kund så att ingen missar mötet.

I slutet kan du se antalet bokade möten, aviseringar, till vem du måste skicka fakturor och personalaktivitet. Du kan också boka en tid för en klient.

Funktioner i ett idealiskt bokningssystem för kliniker

Vissa funktioner gör en bokningssystem för personal idealiskt för terapeuter och kliniker, nämligen:

• Omfattande integrationer
• Kund- och personalhantering
• Mycket anpassningsbart
• Hantering av kalender
• Hantering av betalningar online
• Anpassade aktivitetsöversikter
• Automatiska e-postmeddelanden och påminnelser

Omfattande integrationer

Det perfekta klinikbokningssystemet integreras med många appar och plattformar. På en mycket grundläggande nivå har den en anpassningsbar och personlig bokningslänk som du kan dela på sociala sidor och bädda in på en webbplats.

Förutom att integrera med webbsidor har programvaran för schemaläggning av möten ett API som stöder appar från tredje part. Rekommenderade integrationer inkluderar Google Kalender, MailChimp för e-postmarknadsföring, Facebook-inloggning och Pixel och PayPal.

Klient- och personalhantering

Ett onlinebokningssystem stöder både kunder och personalhantering.

Du har vanligtvis en databas med kundprofiler som innehåller kontaktuppgifter, återkommande möten och patientjournaler. Avancerade onlinebokningssystem har kundportaler. Det vill säga varje klient har ett konto de loggar in på, varifrån de bokar möten och ser sina poster.

Som administratör bjuder du in flera anställda som användare till klinikens konto och anger deras roller och åtkomstnivåer.

Mycket anpassningsbar

Du bör kunna anpassa bokningsformulär så att de passar ditt varumärkes röst och image. Bokningsprogramvaran bör göra det möjligt att ändra ett formulärs stil, placera din logotyp och lägga till datafält.

Ett värdefullt bokningssystem för personal ger dig anpassningsbara mallar för boknings- och intagsformulär, e-postmeddelanden och fakturor. Mallar hjälper till att skriva kopior som tilltalar just din publik samtidigt som du behåller en viss struktur.

Hantering av kalender

Den perfekta SaaS-programvaran för schemaläggning av möten hanterar dina kalendermöten och håller dig vederbörligen meddelad.

Det låter dig och dina kunder enkelt lägga till möten. Den stöder återkommande möten i din kalender och låter dig ställa in dina arbetsdagar och öppettider. Appen visar också patienter vilka tidsblock som är tillgängliga så att de enkelt matchar deras tillgänglighet med din.

Appar för tidsbokning genererar rapporter om dina avtalade tider. Du får en översikt över när du är som mest upptagen och när dina kunder föredrar att se dig mest.

De bästa onlinebokningsapparna integreras med kalenderappar från tredje part som Calendly, Outlook och Google Kalender.

Hantering av betalningar online

De flesta föredrar att betala online eftersom det är enkelt, snabbt och lätt reversibelt. För att locka nya kunder och minska kundbortfall bör din bokningsapp ha ett inbyggt betalningshanteringssystem.

Appen bör inte heller omdirigera klienter till en ny webbsida för att betala. Människor föredrar allt-i-ett-lösningar som hanterar betalningar och automatiskt meddelar dig när en insättning har gjorts. Detta är särskilt användbart när kunder måste sätta in en avgift innan de bokar en tid.

En onlinebokningsapp bör låta dig införa rabattsystem som sänker priserna för långsiktiga specialkunder och bygger därför starka relationer med dina patienter.

En bokningsapp ska ha automatisk fakturering. Du bör kunna generera en anpassad faktura för din kund. De ska också kunna klicka på en länk inuti fakturan och betala dina avgifter.

För att uppnå alla dessa integreras programvaran med kreditkortsprocessorer och plånböcker som PayPal och Stripe.

Anpassade aktivitetsöversikter

Speciellt för ett konto med flera användare bör en onlinebokningsprogramvara stödja en enkel översikt över de senaste aktiviteterna.

Instrumentpaneler är viktiga. De ger dig en översikt över de senaste aktiviteterna och ett enkelt sätt att navigera i programvaran. Som administratör får du se vilka nya ändringar som gjordes och vem som gjorde dem.

Det bör finnas en allmän instrumentpanel anpassad för olika nivåer av åtkomstbehörigheter för kontorspersonal. Detta förbättrar patientdatasäkerheten och användarupplevelsen för anställda.

Automatiska e-postmeddelanden och påminnelser

De bästa bokningssystemet håller dig uppdaterad med all klientaktivitet i programvaran.

Du får ett meddelande när en patient bokar en tid, en betalning görs och en tid kommer upp. Du bör kunna anpassa frekvensen av meddelanden och vart de skickas. Appen ska också skicka e-post- och SMS-påminnelser till dina patienter.

Hur man väljer det bästa bokningssystemet för din personal

Är du redo att välja ett program för schemaläggning av möten för din klinik? Här är steg-för-steg-guiden för att välja en som passar ditt företag.

1. Identifiera huvudorsaken till att du behöver ett bokningssystem

Det första steget för att välja rätt schemaläggningsapp för möten är att identifiera den främsta anledningen till att du vill implementera en.

Om ditt största problem är röriga scheman som är svåra att hålla jämna steg med kan du behöva en app med omfattande schemaläggningsalternativ. Om dina kunder har svårt att betala väljer du appar som lutar sig mer åt fakturering. Att identifiera huvudproblemet är det viktigaste steget.

2. Gör en kortlista med alternativ

Nästa steg är att göra en kortlista över onlinebokningssystem som du tycker är rätt för din klinik. Din lista kan bara innehålla appar som specifikt tillgodoser dina behov. Här är de 4 bästa faktorerna att tänka på när du gör listan.

a. Säkerhet och efterlevnad

Som ett företag som tillgodoser kunder med känsliga behov behöver du programvara som säkert överför data och skyddar dina kunders integritet. Du vill inte ha något som lätt hackas in eller som urskillningslöst säljer patientdata. Leta därför efter bokningsappar som är:

• HIPAA-kompatibel
• GDPR-kompatibel

b. Tillgängliga funktioner

Innan du lägger till en onlinebokningsapp i din kortlista får du en översikt över tillgängliga funktioner. Hur bokar appen möten? Fungerar det med en betalningsprocessor? Undersök funktionerna för att bekräfta att de täcker dina viktigaste behov.

Om du undrar vilka funktioner som är viktiga skrev vi ett blogginlägg som beskriver de senaste trenderna inom onlinebokning. Använd dem för att avgöra vilka funktioner som ska ingå i ditt bokningssystem.

c. Integration

Välj endast appar som ger konton delbara länkar och som bäddas in på webbplatser.

Apparna bör tillåta integreringar från tredje part och datamigrering så att du kan integrera med andra appar för ytterligare funktioner.

d. Plattform

Molnbaserad programvara är bäst eftersom dina kunder inte behöver installera program för att boka en tid. Allt de behöver är en länk till bokningsformuläret.

3. Hitta recensioner på populära webbplatser

När du har en kortlista redo, titta på betyg och recensioner. Strax efter detta har vi en lista över 5 bästa onlinebokningsprogram för hälso- och sjukvårdspersonal. Vi granskar deras viktigaste funktioner, fördelar och priser.

4. Överväg en app med ett gratis testalternativ

Vi rekommenderar att du implementerar en onlinebokningsprogramvara lite pö om pö. Det är bättre att gå till en app som har en gratis version eller en gratis provperiod. Du kan sedan prova appen i några dagar eller i begränsad kapacitet för att få en bild av hur det kommer att se ut att implementera programvaran helt.

Topp 5 onlinebokningssystem för terapeuter: fördelar och prissättning

Det här är de 5 bästa onlinebokningssystemen för kliniker:

EasyPractice

EasyPractice är en bokningsprogramvara för hälso- och sjukvårdspersonal som är specialbyggd för att tillgodose schemaläggningsbehoven hos kliniker, terapeuter och vårdpersonal. Appen integreras enkelt med webbplatser och sociala plattformar för enkel schemaläggning av möten.

EasyPractice erbjuder grundläggande funktioner och fördelar som kalenderhantering, automatiserad schemaläggning online, patientjournalhantering och verksamhetsrapporter. Kalenderfunktionen tillåter återkommande möten och lediga dagar. Appen integreras med onlinebetalningsplattformar som PayPal och Stripe. Dessutom är patientdata säkra eftersom EasyPractice är både HIPAA- och GDPR-kompatibelt.

EasyPractices API möjliggör integration med tredjepartsappar inklusive Google Kalender, Slack, PayPal och Outlook. Den har en appbutik i appen där du kan hitta andra appar att integrera med för mer funktionalitet.

Fördelar

• EasyPractice är speciellt byggt för terapeuter och hälso- och sjukvårdspersonal
• Tilldelar delbara bokningsformulärlänkar och integreras med webbsidor
• Erbjuder avancerade funktioner som patientjournalhantering
• Stöder integration med Zapier, vilket ökar tredjepartsstödet till 2000 appar
• Tillåter schemaläggning på flera platser

Prissättning

EasyPractice har både en gratis provperiod och gratisversion som är begränsad till endast 2 klienter. Men det är gratis för alltid.

EasyPractice kostar 499 kr per användare och månad, men priset för en årsplan motsvarar 399 kr i månaden. Obegränsad åtkomstplan tillåter upp till 500 kundbokningar per år, SMS- och e-postaviseringar, klienthantering, enkel fakturering och integration med Google-kalendern.

10to8

Denna bokningsapp minimerar administrativa uppgifter så att du kan fokusera på fakturerbart arbete. Den har de typiska funktionerna som kalenderhantering, onlinebetalning och klientdatabas. Appen minskar no-shows genom att skicka SMS-påminnelser till kunder.

10to8 tar teamamarbetet till en annan nivå. Förutom att tillåta administratörer att bjuda in användare till ett konto, har appen separata kalendrar för varje anställd för att minimera konflikter.

Även om 10to8 ursprungligen designades för vårdföretag, har det användare från branscher som skönhet och försäljning.

Fördelar

• Tillåter separata kalendrar för användare av samma konto
• Har en funktion för behörighetshantering
• Erbjuder utmärkt teamsamarbete

Prissättning

10to8 har en gratisversion. Den kostnadsfria versionen tillåter 100 möten per månad, ett obegränsat antal kunder, schemaläggning av möten, SMS och e-postpåminnelser.

Grundplanen, som kostar $ 9.6 per månad, erbjuder inga extra funktioner förutom komplett anpassat varumärke.

Nästa nivå är Grow-planen som kostar $ 20 per månad och tillåter upp till 300 möten per månad. Nästa plan – Företag, kostar $ 40 per månad.

SimplyBook.me

Var ursprungligen utformad för salonger men har gradvis lagt till vårdgivare i sin lista över kunder. På grund av detta integreras appen med WooCommerce och har extra e-handelsfunktioner som medlemskap, produkter och paket.

Simplybook.me stöder onlinebokningar, kalenderhantering, teamsamarbete och affärsanalys. Appgränssnittet är lite klumpigt i mobilen och en kund kan inte boka flera sessioner åt gången.

Det integreras dock med Zapier som stöttar integrationer med över 2000 tredjepartsappar.

Fördelar

• Simplybook.me-widgeten kan anpassas för att matcha webbplatsens stil
• Appen har lagt till funktioner som att sälja medlemskap
• Integreras med WooCommerce och WordPress

Prissättning

Den fria versionen tillåter upp till 50 bokningar per månad. Prissättningen börjar på $ 9.9 per månad för grundplanen och tillåter högst 100 bokningar. Standardplanen kostar $ 29.9 per månad och tillåter 500 bokningar. Premiumplanen kostar $ 59.9 per månad och erbjuder 2000 månatliga bokningar.

Facebook- och Instagram-bokningar, intagsformulär och WordPress-integrationer är endast för betalda konton.

Acuity Scheduling

Denna app tar hand om hela kundprocessen från bokning till när de dyker upp på ditt kontor. När en klient har bokat ett möte automatiserar Acuitys onlinebetalningar, skickar kundintagsformulär, låter dem boka om och skickar SMS och e-postmeddelanden.

Andra tillgängliga funktioner inkluderar klient- och personalhantering, kalendersynkronisering och affärscoaching. Acuity integreras med populära tredjepartsappar som Google Kalender, Slack och Outlook.

Fördelar

• Flyttar automatiskt patienter längs intagsprocessen
• Erbjuder funktioner för affärscoaching
• Tillåter schemaläggning av flera platser

Prissättning

Acquity har ingen gratisversion. Den lägsta prisnivån, Emerging Entrepreneur, kostar $ 15 per månad. Det tillåter klientplanering på endast en plats. Medlemskapet Growing Business kostar $ 25 per månad. Det tillåter sex kalendrar och personal, anpassade mötespaket och prisplaner för dina patienter. Powerhouse-prisnivån kostar $ 50 per månad. Det tillåter 36 platser, HIPAA-efterlevnadsverktyg och anpassning utan Acuitys logotyp.

FlexBooker

Även om FlexBooker är utformat för alla företag som behöver schemaläggning av möten och faktureringshantering, kan alla funktioner anpassas för att matcha hälso- och hälsonischen.

En utmärkt funktion är nivån på tillgängliga anpassningsalternativ. Du kan märka och anpassa FlexBookers intags- och bokningsformulär, de automatiserade e-postmeddelanden som skickas till leads och genererade fakturor. Appen har också en funktion för hantering av väntelistor.

Fördelar

• Mycket flexibel och anpassningsbar
• Har fakturerings- och faktureringshantering
• Har en funktion för att bygga och hantera en väntelista

Prissättning

FlexBooker har en gratis 14-dagars provperiod. Vid den lägsta planen på $ 39 per månad kan du lägga till upp till 4 anställda. Planen på $ 59 per månad tillåter upp till 9 anställda. Den högsta planen som kostar $ 99 per månad stöder 10+ anställda. Alla planer tillåter 1000 bokningar per månad. Varje ytterligare 500 bokningar kostar ytterligare $ 49.

Fördelar med ett onlinebokningssystem för personal och kliniker

• Ett bokningssystem för personal automatiserar schemaläggning online vilket eliminerar manuella datainmatningsfel och ökar omvandlingsfrekvensen.
• Online-bokningsappar integreras med betalningsprocessorer för enkla elektroniska betalningar.
• Klinikappar skickar regelbundna SMS- och e-postaviseringar. Dessa tjänar till att minska möten utan show.
• Du får en delbar länk att bädda in på din webbplats och dela på sociala medieplattformar.
• HIPAA-kompatibla bokningssystem lagrar patientjournaler på ett säkert sätt.
• Dina kunder kan boka möten på flera klinikplatser.
• Bokningsappar integreras med appar från tredje part för att underlätta enkel dataöverföring.

Slutsats

Det är äntligen dags att göra dig av med kalkylbladen och generiska att göra-appar. Implementera ett onlinebokningssystem som tar bort de tråkiga uppgifterna från dina axlar så att du kan fokusera på att serva dina kunder bättre och öka intäkterna.

EasyPractice är en onlinebokningsprogramvara byggd för terapeuter och kliniker. Systemet har toppfunktioner som är anpassningsbara för ditt arbetsflöde med allt från onlinebokning av möten till journalhantering. Prova EasyPractice gratis.

FAQs

Här är svaren på dina vanliga frågor om onlinebokningssystem.

Hur fungerar ett evenemangsbokningssystem?

Evenemangsbokningssystem gör det möjligt för kunder att boka möten online, vilket minimerar manuella fel. De stöder också onlinebetalningshantering och automatiserade e-postmeddelanden.

Hur skapar jag ett onlinebokningssystem?

Skapa ditt onlinebokningssystem genom att anpassa funktionerna i din app för schemaläggning av möten.

Vilket är det bästa bokningssystemet online?

Det bästa bokningssystemet för personal är det som passar ditt företags specifika behov. Välj en bokningsprogramvara med dina behov i åtanke.

I vårt hjälpcenter har vi många användbara och intressanta guider.

Om du har några frågor, tveka inte att kontakta oss på [email protected]. Vi diskuterar mer än gärna hur och om vi kan hjälpa dig och din klinik.