Et intuitivt, brukervennlig og sikkert journalsystem

Å finne riktig journalsystem som passer for deg er ikke en enkel oppgave. Journalsystemer skal både være sikre og enkle å håndtere, og fremfor alt skal det forenkle arbeidet ditt på klinikken. EasyPractice har derfor utviklet et journalsystem basert på intuisjon, brukervennlighet og sikkerhet. Vi tar personvern og sikker håndtering av klientdata på alvor, samtidig som vi ønsker å gjøre journalføring til en enklere jobb for terapeuter og behandlere.

Dette blogginnlegget vil ta for seg en detaljert gjennomgang av EasyPractices journalsystem. Du vil blant annet kunne lese om 6 nøkkelfunksjoner i systemet, og hvordan du best kan bruke dem. Det vil også være en kort gjennomgang av sikkerhetstiltak og GDPR-kompatibilitet. Kort fortalt: her kan du lese om alt du trenger å vite om EasyPractices journalsystem – både du som allerede er bruker eller du som vurderer å bli en 🙂

Seks sentrale funksjoner i et journalsystem

Vårt journalsystem inneholder en rekke ulike funksjoner for å lette og automatisere journalføring. For å finne den rette med en gang, kan det være lurt med en veiledning før du går i gang med å bruke de. Her går vi derfor gjennom 6 grunnleggende funksjoner i journalsystemet og hvordan man navigerer mellom disse i systemet.

1. Opprett og skriv journal

EasyPractices journalfunksjon finner du ved å logge inn på EasyPractice og deretter klikke på ‘Klienter’. Klikk deretter på en klient for å komme til klientens personlige profil.

På klientens profil vil du finne en mengde informasjon. Her kan du blant annet lese klientloggen, holde oversikt over fremtidige og tidligere avtaler, og se hvilke fakturaer som er opprettet for klienten. På denne siden vil du også kunne se journalene. Klikk på ‘Opprett nytt journalinnlegg’ for å legge inn din første journal.

Når du har opprettet en ny journal, finner du noen enkle verktøy du kan bruke til å redigere innholdet. Du kan blant annet opprette tabeller, legge til overskrifter, legge til punkter og legge ved lenker direkte til journalen. Du kan også velge å sette inn en journalmal. Hvordan du kan lage en journalmal vil vi gå gjennom i neste avsnitt.

2. Opprett journalmaler

Journalmaler hjelper deg med å effektivisere journalføringen, da man for eksempel ofte behøver lignende informasjon om klienter. Da kan det være både tidkrevende og unødvendig å måtte gjenskape de samme spørsmålene eller malene for hver anledning. Her er journalmalene smarte!

Under hovedmenyen ‘Innstillinger’ → ‘Journal’ kan du lage dine egne journalmaler. Klikk på ‘Opprett ny mal’ og fyll ut informasjonen som malen skal inneholde. For eksempel kan det være en rekke spørsmål som blir stilt til kunden, hvor svaret er notert i journalen etter behandlingen. Du kan dessuten opprette så mange journalmaler du ønsker. Alle opprettede maler vises da når du klikker på «Velg mal» direkte i journalen.

3. Legg til bilder og filer i journalsystemet, og tegn direkte på bildene

Du kan også legge til bilder og filer i journalene. Å laste opp bilder hjelper deg med å gi en oversikt over klientens problemer. Her kan du også velge å tegne på bildene direkte i systemet, for bedre å kunne finne ut om eventuelle plager eller skader hos klientene dine. I tegningsfunksjonen kan du også skrive inn tekst og markere bildet med forskjellige farger.

For å legge til en fil eller et bilde, klikk på knappen ‘Legg til fil eller bilde i journal’ over journalen. Filen eller bildet vil vises ved siden av journalen.

4. Lås journalene

En annen viktig funksjon for journaler er låsefunksjonen. For å oppfylle kravene til helsevesenets i forhold til sikkerhet, er det et krav å låse journaler når en journal er redigert. Dette betyr at journalen ikke lenger kan redigeres eller slettes etter at den er låst. For å gjøre dette, klikk på den lille hengelåsen rett over den spesifikke journalen. 

5. Se hvem som har sett journalen 

For virksomheter med flere ansatte anbefaler vi å bruke appen ‘Ansatte’. Da kan tilgangen til forskjellige klientprofiler tilpasses, slik at bare de som jobber med en klient har tilgang til informasjonen. Du kan også velge om enkelte ansatte skal ha adgang til alle klientene, og om de skal ha full adgang til å redigere i tillegg. Derfor har vi laget en funksjon som gjør at du kan se nøyaktig hvem som har åpnet en bestemt journal på et bestemt tidspunkt. For å se hvem som har åpnet en journal og når, klikker du på det lille øyesymbolet øverst i journalen.

6. Last ned journaler

Det kan være en rekke forskjellige grunner til at du trenger å laste ned en journal. Kanskje klientene dine vil ønsker å se journalene sine? Da anbefaler vi å laste ned journalfiler og sende dem via EasyPractices funksjon Sikre meldinger. Her krypteres alle meldinger, slik at journalene sendes sikkert. For å laste ned en bestemt journal, klikk på ‘skyen’ øverst i journalen. Du kan også velge å laste ned en bestemt journaloppføring.

Det kan også være er at du kanskje trenger å laste ned alle journalene dine samtidig, for eksempel hvis du ikke lenger vil bruke EasyPractice og vil lagre journalene på en annen måte. Da kan du bruke vår Import/Eksport-funksjon. Her kan du laste ned flere journaler samtidig i en CSV-fil, mellom bestemte datoer.

Saker som ikke bør inkluderes i de kliniske notatene 

• Terapeutenes jobb er å gi omsorg til sine pasienter. Deres interesse bør være å lette livet til sine pasienter. For dette formålet må du legge til den mest nøyaktige informasjonen i journalen og ikke legge til noe irrelevant.
• Unngå å legge til negative kommentarer til journalen. Negative kommentarer bør bare legges til hvis de kan tjene et terapeutisk formål. Ikke legg til sensitiv informasjon i posten.
• Din klient kan be om å se journalen deres, eller den kan brukes til ethvert juridisk formål, husk det før du skriver pasientens journal.

Hva er fordelene med elektronisk journalføring for terapeuter? 

• Hvis du er praktiserende eller terapeut, kjenner du til kampen med å administrere pasientens journaler og laste dem opp. Men ikke bekymre deg – vi vil introdusere deg for en alternativ metode for journalføring.
• Elektronisk journalføring er en måte som vil lette denne prosessen for deg. Slik programvare er utrolig intuitiv og enkel å bruke. Du trenger ikke bære tunge filer og dagbøker for å se pasientens journaler. Du åpner journalen med noen få klikk og finner alle nødvendige data om pasienten din.
• Å opprettholde pasientens privatliv er terapeutens plikt. Hvis du ønsker å opprettholde personvernet til pasientene dine, er programvare for kliniske notater et godt valg. Med all dataregulering rundt omkring, har de vanligvis et sterkt fokus på å holde dataene trygge.
• Finn programvare som følger GDPR-regelverket.
• Å trenge påloggingsinformasjon og passord betyr at folk som ikke har denne legitimasjonen ikke kan nå notatene og pasientdataene dine.
• Online kliniske notater er mer håndterbare fordi formatene deres er fleksible, og de lar deg ofte designe spesifikke formater for deg selv.
• Programvarer for kliniske notater er laget med behovene til terapeuter i tankene, og den kan passe veldig godt til å vedlikeholde pasientdata.

Hvorfor bruke et online dagboksystem?

Det er store fordeler med å ha notatene dine på nett. For det første kan du være sikker på at du vet hvor de er. Sikkerhet og datasikkerhet er også et stort problem i verden av medisinske journaler, og med bestemte online systemer vil du være GDPR-kompatibel. Det er også mye enklere å holde oversikt over avtalene dine på nettet, sammenlignet med penn og papir. Du kan rette opp feil, sette opp gjentatte avtaler som skal planlegges automatisk og sende korrespondanse og bekreftelser med kun noen få klikk.

Datasikkerhet

Et spørsmål vi ofte får i kundeservice er hvordan EasyPractice håndterer lagring av data, med tanke på at brukerne våre lagrer svært konfidensiell informasjon i systemet. Men det er ingen grunn til bekymring – EasyPractice-teamet tar datasikkerhet veldig seriøst.

Derfor har vi gjort alt vi kan for å sikre sikkerhetsnivået i systemet. Blant annet blir alle dataene våre kryptert og sikkerhetskopiert daglig til serverne våre, og vi utfører kontinuerlig sikkerhetstester av systemet. Hvert år gjennomgår systemet også en fullstendig sikkerhetsgjennomgang av eksterne eksperter.

I tillegg har vi en rekke funksjoner og apper som gjør det enkelt for deg å overholde GDPR, og det du som terapeut trenger å tenke på. Her kan du lese en komplett guide om hvordan vi i EasyPractice jobber med datasikkerhet, og hva du som terapeut trenger å tenke på.

Det var alt for denne gangen! Jeg håper denne gjennomgangen kan ga deg et godt overblikk over EasyPractice sitt journalsystem og alle de tilhørende funksjonene.

Hvis du har spørsmål om journalsystemet som ikke er besvart her, er du velkommen til å kontakte oss på [email protected]. Vi ser frem til å høre fra deg! 🙂