Så får du ut mest av din kalender

Sen EasyPractice grundades i 2012 har vi ständigt haft fokus på att utveckla nya funktioner och uppdateringar av systemet som underlättar för våra kunder. Vi vill utveckla ett system som gör det lätt men även roligt att hantera administrativa uppgifter, med ständiga uppdateringar baserat på feedback från våra kunder. En av de mest efterfrågade uppdateringarna har varit att kunna skapa fler kalendrar.

Kalendern är nog den funktionen som många av våra kunder använder mest. För det flesta är kalendern viktig just för att den ger en bra överblick över bokningar och avtal. För de som använder sig av Online Bokning och som har automatiserat sitt bokningsflöde är nog kalender-funktionen lite extra uppskattad. Då det är en av våra kärnfunktioner har vi sett till så att kalendern är intuitiv samt erbjuder flera smarta sätt att göra din vardag lite enklare. I detta inlägget går vi igenom hur och varför man ska skapa fler kalendrar. Vi ger även tips på vad man kan göra för att få mest ut av sin kalender.

Flera kalendrar

Det kan finnas flera anledningar till varför du behöver mer än bara en kalender. Kanske har du flera anställda som alla behöver en separat kalender. Eller kanske erbjuds era tjänster på flera olika platser. Med EasyPractice är det möjligt att skapa flera kalendrar, allt efter behov!

Kalendern är det första du ser när du loggar in på ditt EasyPractice konto. Du bestämmer själv om du vill att kalendern ska visas i hel månad, vecka eller dag. Om du har skapat fler kalendrar bestämmer du även vilken/vilka kalendrar som ska visas när du loggar in på ditt konto. Önskar du att enbart se din egen kalender när du loggar in? Eller vill du se alla kalendrar samtidigt? Du kan välja vilken kalender du vill se genom att klicka på ”Kalender”.

Genom att skapa flera kalendrar kan fler anställda administrera varsin kalender utan att bokningarna blandas ihop. Genom färgkodning är det lätt att skilja mellan vilken anställd som har vilken bokning i huvudkalendern. Du lägger till en ny kalender genom att klicka på ”Lägg till”. Då får du två val; skapa en kalender för en anställd eller skapa en standardkalender. Att skapa flera standardkalendrar kan vara användbart ifall ni till exempel erbjuder era tjänster på flera platser. Då kan ni ha separata öppettider för olika lokaler, och göra det tydligare för era kunder på vilken plats de bokar en tid.

Om du arbetar ensam och på en och samma plats så rekommenderar vi att bara använda en kalender. Annars riskerar du att få dubbelbokningar. Vill du gärna sortera dina tjänster i olika kategorier, för en snyggare och tydligare onlinebokning, så rekommenderar vi istället att skapa så kallade ”Tjänstegrupper”. Här kan du läsa mer om Tjänstegrupper som alternativ till flera kalendrar.

Aktivera ”Online Bokning”

När du lägger till en kalender bestämmer du namn samt färg på kalendern. Detta går alltid att ändra. Kom ihåg att aktivera kalendern för onlinebokningar om du vill att dina kunder ska kunna boka en tid i den nya kalendern via din onlinebokning. Om du önskar att göra detta senare är det alltid möjligt att ändra under ”Inställningar” -> ”Online Bokning”.

Det är lätt att navigera mellan de olika kalendrarna. Genom att t. ex välja en anställds kalender, visas bara bokningar som denna anställda har i sin kalender.

Flera anställda

För att kunna lägga till en kalender för varje anställd måste du först aktivera appen ”Anställda”. Appen hittar du under ”Appar” i huvudmenyn. Därefter skapar du en profil för den anställda och fyller i den information som du menar är viktig. Här kan du fylla i namn, lägga till bild samt bestämma anpassad behörighet till olika funktioner. Den anställda kommer även ha ett eget inlogg till EasyPractice-kontot. När du väljer att lägga till en ny kalender för en anställd kommer det vara möjligt att skapa en kalender direkt kopplad till den anställda.

Olika öppettider

Då ni kanske har olika öppettider beroende på vem som utför behandlingen, har vi gjort det möjligt att lägga till specifika öppettider för varje anställds kalender. Du kan anpassa öppettiderna efter varje anställd. Detta gör du genom att klicka på ”Öppettider” -> ”Kalender”. Då får du upp en rullgardinsmeny som gör det möjligt att hoppa mellan de anställdas kalendrar och specificera öppettider. När du är klar klickar du på ”Spara inställningar”. Detta gäller även för er som har skapat flera kalendrar för olika platser. Läs mer om funktionen Öppettider här!

Lägg till pauser

Efter att ni har bestämt öppettider kan ni även passa på att lägga till pauser. Lägg till pauser för att äta lunch, gå en promenad eller för eftermiddagsfikat. Du klickar på ”Lägg till paus” och bestämmer tid och längd på pausen. På så vis blockerar du tider i din kalender, och kunder kommer inte att kunna boka en tid under din paus. När du lägger in pauser kommer detta att vara standard och visas i din kalender varje vecka.

Blockera en specifik tid i din kalender

Om du däremot önskar att blockera en specifik tid i din kalender är detta även möjligt. Detta kan vara användbart om du har en tid hos tandläkaren, frisören eller annat. För att blockera en specifik tid måste du först klicka på den tid du vill blockera. Då kommer det upp fyra alternativ. Genom att klicka på ”Stäng för bokningar online” kan du blockera en tid i din kalender. Därefter väljer du om händelsen ska upprepas igen eller inte. Du kan välja mellan att händelsen upprepas dagligen, varje vecka eller varannan vecka.

Ta bort blockerade tider

Om du ångrar dig är det möjligt att ta bort blockerade tider. Genom att klicka på ”Redigera stängningstider” är det möjligt att ändra den blockerade tiden eller radera. Den blockerade tiden kommer upp som en bokning i kalender som det går att klicka på. När du väljer den blockerade tiden kommer ”Redigera bokning” upp som alternativ. Klicka dig vidare och radera den blockerade tiden.

Anpassa dina inställningar till din kalender

Under ”Inställningar” kan du specialanpassa din kalender. Detta kan vara fördelaktigt på många olika sätt. Här bestämmer du bland annat:

• Tidsram för din kalender (t. ex. 8.00-17.00)
• Tidsintervaller. Här kan du välja att det ska vara t. ex 5 minuter eller upp till 1 timme mellan varje ledig tid.
• Tidszon

Du kan även bestämma om tider ska överlappa varandra eller inte, samt om specifika tjänster ska synas på bokningar i kalender genom färgkodning. Med andra ord finns det flera möjligheter att utforma din kalender specifikt utifrån dig och dina anställdas behov.

Om du har några frågor angående detta kan du alltid höra av dig till supporten på [email protected]. Du kan även fråga efter tips när det gäller din kalender, eller något helt annat. Vi hjälper gärna till!