Mötesplanerare: 13 gratis programvaror och de 7 bästa användningssätten

När det görs på fel sätt blir det ett krångel att schemalägga möten med kunder – massor av fram och tillbaka, avboka och boka om möten och spendera 10 till 20 minuter i telefonen för att försöka hitta en lämplig tidpunkt. För att inte tala om de manuella kalkylbladen för kalenderscheman. Känner du igen det? Mötesplanerare kan hjälpa till och ta över en stor del av det stora arbetet från dina axlar.

Dina kunder schemalägger möten genom att välja lediga tider i din kalender. Mötesplanerare avbryter automatiskt angivna tidsluckor så att dina kunder bara väljer från en pool av lediga perioder. Mötesbokningsappar minskar schemaläggningstiden till sekunder och låter dig i stället fokusera på ditt företag. Varumärken som använder onlinebokningssystem får en intäktsökning på 27%.

I den här artikeln kommer vi att granska de 13 bästa gratisapparna för mötesplanering och schemaläggning, och bästa användningssätten att följa för att få optimala resultat. Är du redo? Låt oss börja.

Bästa 13 mötesschemaläggningsappar med gratisversioner

1. EasyPractice: Bästa allt-i-ett onlinebokningsprogrammet för små och medelstora företag
2. Doodle: Bäst för teams av alla storlekar
3. Acuity Scheduling: Bäst för små företag
4. Calendly: Bäst för team och stora företag
5. Setmore: Bäst för frilansare
6. SimplyBook.me: Bäst för tjänstebaserade företag
7. 10to8: Användare får tillgång till 100+ funktioner
8. CalendarHero: Automatisk schemaläggning för både klienter och team
9. Sidekick: Använder AI för att schemalägga möten
10. Appointy: Bra all around-system för företag
11. Calendar: Bäst för team med begränsad budget
12. SavvyCal: Perfekt för enkel kontroll
13. Booksy: Bäst för hälso- och friskvårdsföretag

Varför ditt företag bör använda en mötesplanerare för onlinemöten – 3 viktiga fördelar

1. Kunder är mer engagerade när de är en del av processen

Det viktigaste skälet till att ditt företag bör investera i en app för mötesplanerare online är att låta kunder delta i processen att boka möten. När kunder själva väljer en tidslucka tenderar de att vara mer engagerade och är mer benägna att dyka upp på möten.

2. Öka varumärkets rykte och första intryck

Implementera onlinebokningssystem för att göra bra första intryck på dina kunder. Nuförtiden föredrar de flesta att boka tider själva istället för att behöva ringa någon. 67% av kunderna föredrar onlinebokning framför någon annan metod.

När du implementerar en online mötesplanerare får kunderna intrycket av att du bryr dig om användarupplevelsen. Att ha en app för mötesplanering ökar också varumärkets rykte eftersom människor sannolikt kommer att dela positiva varumärkesinteraktioner med sina vänner och familj.

3. Eliminera långa konversationer fram och tillbaka – förbättra produktiviteten

Mötesbokningsprogram online automatiserar manuella repeterbara uppgifter som att fixa möten, skicka påminnelser, följa upp efter möten, avboka möten och lägga till kunder på en väntelista.

Med en bokningsapp behöver du bara välja lediga dagar och låta mjukvaran göra resten. När en kund bokar ett möte skickar appen ett meddelande och skickar automatiskt påminnelser när mötet närmar sig.

Vilken mötesplanerare ska du välja?

För att implementera en mötesplanerare för ditt varumärke har du två huvudalternativ. En är att utveckla en bokningsapp från grunden. Den andra är att samarbeta med en tredje parts bokningsprogramvara. Det första alternativet är dyrt och tidskrävande eftersom du regelbundet måste uppdatera programvaran och upprätthålla säkerheten.

Med det andra alternativet behöver du bara hitta ett bra val som passar bäst för ditt företag. När du väljer mötesplanerare för ditt varumärke, här är funktionerna att fokusera på.

1. Enkel användning

Det första du bör tänka på är hur enkelt det skulle vara att använda appen för mötesplanering. Hur läggs ett nytt möte till? Automatiserar programvaran påminnelser? Automatiserar det uppföljning med kunder efter möten? Är det anpassningsbart?

Du vill inte lägga tid på att vänja dig vid en app med en hög inlärningskurva. Du behöver något som du kan ställa in med några få klick och vara redo att dela med dina kunder.

Användarvänlighet är fördelaktigt för både dig och dina kunder. Se till att du registrerar dig för en app som gör det enkelt för kunder att se din kalender och välja tidsluckor som passar dem bäst. Appen ska underlätta en sömlös kundupplevelse.

Om din mötesplanerare inte är lätt att använda måste kunderna antingen ringa ditt företag eller åka till ett annat. Använd en bokningsapp som hjälper dig att behålla kunder, inte förlora dem.

2. Enkel onlinedelning

Välj en mötesplanerare som gör det enkelt att dela mötesbokningslänkar. Du bör kunna dela en länk som leder direkt till din kalender. Detta är särskilt användbart om du gör mycket marknadsföring på sociala medier.

Du bör kunna bädda in bokningslänkar på dina sidor för sociala medier och skicka dem till potentiella kunder via e-post. Appen för mötesplanering bör integreras i din webbplats.

Enkel onlinedelning gör att du kan förbättra marknadsföring, med vetskapen om att när du får en intresserad kund behöver du bara skicka en länk till dem för att boka ett möte.

3. Förmåga att schemalägga olika typer av möten och ta hänsyn till faktorer som semester

Se till att din mötesplanerare tillåter schemaläggning av gruppmöten. Det bör också låta dig välja lediga dagar som helger och semester.

Appen bör ha ett backend-system som låter dig ställa in inställningar och speciella möten som återkommande. På så sätt kan du ställa in 10:00 tisdag varje vecka för klient A.

4. Extra inbyggda funktioner

Leta efter en mötesapp med extra funktioner som fildelning online, förskottsbetalningar och formulär. En mötesplanerare som EasyPractice låter dig generera fakturor, ställa in delbetalningar och till och med låta flera kunder dela upp räkningen. Programvaran låter dig också skicka formulär till dina potentiella kunder efter att de har bokat ett möte.

5. Omfattande integrationer

Integrationer låter dig utöka en apps funktionalitet. Om du till exempel integrerar en mötesplanerare med Google Kalender kan du importera ditt schema från Google Kalender till din mötesapp. Om du integrerar med PayPal kan du automatisera PayPal-betalningsinsamlingar.

Beroende på ditt företags behov, leta efter en schemaläggare som stöder många integrationer. Du kan enkelt inkludera utmärkta funktioner.

13 gratis programvaror för schemaläggning av möten online

1. EasyPractice: Bästa allt-i-ett-bokningsprogram för små och medelstora företag

Kostnad

Gratis – 0 SEK / månad

Obegränsad tillgång – 399 SEK/månad för årsabonnemang, 499SEK/månad för månadsabonnemang

Toppfunktioner

• Länk till en bokningssida som är inbäddad i både webbplats och sociala sidor
• Automatiserade påminnelser och uppföljningar via e-post och SMS
• Easy Pay för betalningshantering och automatisk fakturagenerering
• Både HIPAA- och GDPR-kompatibel
• Rapporter och analyser
• Återkommande möten

EasyPractice är en toppprogram för onlinebokning för små till medelstora företag som vill erbjuda sina kunder en enkel bokningsapp online. EasyPractice fungerar bra för terapeuter, utövare och specialister.

När du registrerar dig får du en unik länk till din kalender. Kalendern kan anpassas för att inkludera lediga dagar och semester. Delningslänken kan bäddas in på din webbplats och sidor i sociala medier.

EasyPractice är speciellt eftersom det ger massor av funktioner förutom onlinebokning. Du kan ställa in din kalender så att den fungerar för flera anställda, integrera med Easy Pay för enkel betalningsinsamling och ställa in automatiska påminnelser och uppföljningar, till och med födelsedagsmeddelanden.

EasyPractice integreras med andra program som Facebook, Google Calendar, Mail Chimp och Zapier.

Testa EasyPractice gratis.

2. Doodle: Bäst för teams av alla storlekar

Kostnad

• Gratisversionen
• Proversionen – $6,95/månad
• Team – $8,95/månad

Toppfunktioner

• Länk till en bokningssida
• Omfattande integrationsfunktion
• Möjlighet att synkronisera olika kalendrar till en
• Automatiska påminnelser för kunder

Doodle är en mötesplanerare utvecklad för team. Den kostnadsfria versionen är dock begränsad till endast en användare.

Doodle packar alla förväntade bokningsprogramfunktioner som automatiska påminnelser och möjligheten att fixa både 1:1 och gruppsamtal. Den integreras med en rad onlinemötesplattformar inklusive Google Meet och Zoom.

Det speciella med Doodle är att du kan synkronisera olika kalendrar för att hitta den tidslucka som fungerar för flera personer. Ett användningsfall skulle vara när du försöker boka ett gruppmöte.

3. Acuity Scheduling: Bäst för små företag

Kostnad

• Gratis provperiod
• Framväxande – $15/månad
• Växer – $25/månad
• Powerhouse – $50/månad

Toppfunktioner

• Automatiserade påminnelser och uppföljningar
• Länk till bokningssidan
• Integrerat betalningssystem
• Anpassningsbar till din varumärkesstil

Acuity Scheduling är ett företag som ägs av Squarespace. Det är ett bra alternativ för frilansare och småföretag som vill inkludera en bokningssida på sin webbplats.

Programvaran har ett integrerat betalningssystem för att samla in mötesavgifter, och du kan anpassa det för att erbjuda paket och medlemserbjudanden. Acuity kan också integreras med många applikationer.

4. Calendly: Bäst för team och stora företag

Kostnad

• Fri
• Viktigt – $10/månad
• Proffs – $15/månad
• Lag – $20/månad

Toppfunktioner

• Länk till bokningskalendern
• Gemensam lagkalender
• Automatiska mötespåminnelser
• Analys och rapportinsikter

Calendly är ett mötesschema som är byggt för stora team som vill påskynda försäljningsprocessen och öka intäkterna.

Den synkroniserar olika kalendrar för att hitta lediga tidsluckor och möjliggör anpassning av bokningssidan och e-postmeddelanden. Programvaran integreras också med andra appar som Stripe och Google Analytics.

5. Setmore: Best for freelancers

Kostnad

• Gratis
• Premium – $12/månad
• Pro – $9/månad

Toppfunktioner

• Automatisk e-postbekräftelse
• E-post och SMS påminnelser
• Både 1:1 och gruppmöten
• Integration med Facebook, Square och Stripe
• Återkommande möten

Setmore är en mötesplanerare som fungerar bäst för små team. Den har en helt gratis version som tillåter upp till 3 användare på kontot. Allt du behöver göra för att registrera dig är att ange din e-postadress.

Några andra funktioner som Setmore erbjuder inkluderar kalendersynkronisering, skrivbords-, Android- och iOS-appar och kalenderdelning med QR-koder.

6. SimplyBook.me: Bäst för tjänstebaserade företag

Kostnad

• Fri
• Basic – $8,95/månad
• Standard – 24,9 USD/månad
• Premium – $49,9/månad
• Premium Plus – $82,5/månad

Toppfunktioner

• Bokningssida, automatiska påminnelser
• Inbyggd betalningsprocessor inklusive kortlösa kassar
• Inbyggd webbplatsbyggare och marknadsföringsverktyg
• Mobilappar för enkel åtkomst
• Admin-app för backend-hantering

Simplybook.me möjliggör enkel delning av bokningskalendrar. Med bara några klick börjar du acceptera onlinebokningar och skapa och spåra nya kunder.

Simplybook.me integreras med en mängd andra applikationer inklusive Facebook, Instagram och Google my Business. Det speciella med SimplyBook är att den innehåller funktioner som en webbplatsbyggare.

7. 10to8: Användare får tillgång till 100+ funktioner

Kostnad

• Gratis
• Basic – $9,6/månad
• Växa – $20/månad
• Större företag – $40/månad

Toppfunktioner

• Onlinebokningskalender
• Integration med betalningsprocessorer som PayPal och Stripe
• Total kontroll över anpassningar
• SMS och e-postpåminnelser

10to8 är en bokningsapp och mötesplanerare som ger verkligt värde för pengarna. Dess användare får tillgång till 100+ funktioner som fungerar för att göra det enklare att boka möten för dig och dina kunder. Förutom de vanliga påminnelserna kan du anpassa och schemalägga personliga meddelanden som ska skickas till dina kunder.

8. CalendarHero: Automatisk schemaläggning för både klient och team

Kostnad

• Gratis
• Professionell – $8/månad
• Team – $12/månad

Toppfunktioner

• Automatisk schemaläggning för både klient och team
• Enkel delning av bokningskalenderlänk
• Personliga schemaläggningslänkar för olika teammedlemmar
• Videokonferenser

CalendarHero stöder bokning av möten med kunder och med dina teammedlemmar. Varje teammedlem har en personlig schemaläggningslänk som låter dem dela sin egen kalender. Boka enkelt styrelsemöten genom att synkronisera alla kalendrar för teammedlemmar för att hitta den bästa tiden.

Du kan minska utebliven ankomst genom att automatiskt skicka påminnelser via SMS och e-post. CalendarHero integreras med applikationer som Zoom, Webex och GoTo Meeting. Programvaran har ett dedikerat kundsupportteam plus en väldokumenterad kunskapsbas.

9. Sidekick: Använder AI för att schemalägga möten

Kostnad

• Gratis
• Superhero – $5/månad

Toppfunktioner

• AI mötesschemaläggning via e-post
• Schemaläggning av intern mötesgrupp
• Både individuella och lagkalendrar
• Integreras med Gmail, Google Meet och Outlook

Med Sidekick kan du schemalägga möten genom att dela en bokningslänk, vidarebefordra ett e-postmeddelande och schemalägga team.

Verktyget fungerar med artificiell intelligens för att schemalägga möten mellan dig och dina teammedlemmar utan att någon behöver besöka en schemaläggningssida. Den skickar också automatiska påminnelser, integreras med annan programvara och stöder gruppmöten.

10. Appointy: Bra all around-system för företag

Kostnad

• Gratis
• Tillväxt – $30/månad
• Professionell – $60/månad
• Enterprise – $100/månad

Toppfunktioner

• Onlinebokning av möten
• Automatiserade e-post- och SMS-meddelanden
• Square-, Stripe- och PayPal-betalningssamlingar
• Boka via Google-funktionen

Appointy arbetar för nästan vilken nisch som helst – från utbildning och tjänster till hälsa och välbefinnande, och salong och skönhet. Den kostnadsfria versionen låter dig synkronisera kalendrar, använda mobilappen, samla in Square-betalningar och integrera med din webbplats.

11. Calendar: Bäst för teams med begränsad budget

Kostnad

• Gratis
• Standard – $6/månad
• Pro – $8/månad

Toppfunktioner

• Synkronisera flera kalendrar
• Inkludera flera användare i ett konto
• Anpassa bokningslänkar för att matcha ditt varumärke
• Integrera med Zapier för att öka tillgänglig funktionalitet

Calendar är en enkel och gratis mötesplanerare som är bäst för team med en begränsad budget.

Den erbjuder de förväntade funktionerna som bokningslänkar, lagkalendrar, kalendersynkronisering och automatiska påminnelser. Det ger också olika kalendervyer som dagliga, veckovisa och månatliga scheman.

Den saknar dock extra funktioner som betalningsinsamlingar.

12. SavvyCal: Perfekt för enkel kontroll

Kostnad

• Gratis
• Basic – $12/månad
• Premium – $20/månad

Toppfunktioner

• Kalenderöverlägg
• Blankettförfyllningar
• Tidszonschemaläggning
• Automatiserade uppgifter som påminnelser

SavvyCal sticker ut från andra mötesplanerare eftersom det tar användarvänligheten till nästa nivå.

Kund som besöker din bokningssida kan överlappa sin kalender med din så att de automatiskt ser lämpliga tidsluckor.

Savvycal erbjuder andra funktioner som engångslänkar och begränsade schemaläggningsfrekvenser. Du får fullständig kontroll över vilka tidsluckor som är tillgängliga för kunder och hur ofta de kan schemalägga möten.

13. Booksy: Bäst för hälso- och friskvårdsföretag

Kostnad

• Gratis provperiod
• Lite – $30/månad
• Pro – $50/månad

Toppfunktioner

• 568 / 5,000
• Translation results
• Translation result
• star_border
• Enkel salongsplatssökare SMS, första 2000 är gratis Automatiserade påminnelser och uppföljningar Betalningen behandlas

Booksy gjordes för företag inom hälso- och friskvårdsbranschen – speciellt frisörer, salonger och frisörer. Det erbjuder enkel mötesbokning och automatiska påminnelser och uppföljningar.

Kunder som besöker Booksys webbplats kan hitta salongerna närmast dem utan att leta efter en viss verksamhet. Booksy tillåter också betalningsinsamlingar och analyser. De första 2000 SMS-meddelandena är gratis. Användare får också tillgång till marknadsföringsverktyg.

7 Best Practices för schemaläggning av onlinemöten

1. Påminn och följ upp med kunder regelbundet via e-post och SMS

Ställ in din mötesplanerare för att skicka regelbundna automatiska påminnelser och uppföljningar. När en kund bokar ett möte, skicka ett bekräftelsemail omedelbart. Skicka påminnelser när mötesdatumen närmar sig. Efter ett möte, skicka en kort omröstning eller enkät via e-post.

Regelbundna e-postmeddelanden och sms gör att du kan hålla kontakten med dina kunder, utveckla sunda kundrelationer och öka kundretentionsgraden.

2. Tillåt automatiska återkommande möten

Om du driver en klinik behöver du förmodligen schemalägga återkommande möten med dina kunder. Ändå, låt inte kunder ställa upp återkommande möten själva på frontend.

När en kund träffar dig för första gången, ställ in det återkommande mötet från adminpanelen. Detta kommer att ta bort en slot så att ingen ny klient kan schemalägga ett möte samtidigt. Om affärsrelationen upphör kan du enkelt ta bort det återkommande mötet från backend.

3. Håll alla betalningar på samma hemsida

För att öka kundernas förtroende, undvik att omdirigera kunder till en helt ny sida för att slutföra kassan, särskilt om betalningsprocessorn är mindre känd. Du ber kunderna att betala i förskott och de måste lita på dig.

Låt betalningsindrivningen ske inom samma sida som mötesbokningen sker. På så sätt vet kunden att du hanterar varje steg i processen.

4. Samla så mycket information som möjligt innan mötet

Kliniker måste samla in ytterligare information när en klient kommer till praktiken. De måste förstå vilka tjänster en kund är intresserad av och vilka problem de kan lösa.

Minimera väntetiderna genom att samla all information du behöver för att förbereda dig för mötet i förväg. Onlineschemaläggare som EasyPractice låter dig skapa ett formulär.

5. Bekräfta möten via e-post, SMS eller telefonsamtal

Bekräfta alltid alla onlinebokade möten via din kalenderlänk. Skicka ett bekräftelsemail eller SMS. Du kan också ringa ett telefonsamtal till prospekten.

Att bekräfta varje möte ger intrycket av att du är glad att träffa dina kunder. Att bekräfta möten ger dig också en anledning att nå ut regelbundet med automatiska påminnelser.

6. Undvik dubbelbokningar

En dubbelbokning är när en kund bokar ett möte för olika tjänster samtidigt. När en klient väljer olika tjänster för samma tid, kanske du inte kan tillhandahålla allt de behöver inom den enstaka tidsluckan.

Ställ in din schemaläggare för möten så att en kund endast kan välja en tjänst per tidslucka. På så sätt säkerställer du en smidig drift av ditt företag.

7. Samla in och använd kundfeedback

Detta är nödvändigt för att få insikter i hur du kan förbättra din tidsplaneringsprocess. Det låter dig förbättra kvaliteten på tjänsterna du erbjuder.

Skicka en kort enkät via e-post efter varje möte är över. Låt inte data du samlar överges. Granska dem varje kvartal eller så.

Avslutningsvis

Mötesplanerare online kan ta ditt företag till nästa nivå om du gör det på rätt sätt. Det hjälper dig att generera fler potentiella kunder, vårda kundrelationer och öka intäkterna.

Men du måste välja rätt för ditt företag. Leta efter en bokningsprogramvara som är enkel att konfigurera, har många klient- och administratörsfunktioner och som integreras med flera appar.

EasyPractice har en helt gratis version. Ställ gärna alla frågor som du har.

FAQ

Vilken är den bästa gratis appen för mötesschemaläggning?

Det finns ingen bästa gratis app för mötesplanering, men det finns den bästa för ditt företag. För att hitta den, överväg de viktigaste funktionerna du behöver och de fina extrafunktionerna.

EasyPractice har nödvändiga funktioner som en onlinebokning av möten, kalendersynkronisering och automatiska påminnelser. Den har också extrafunktioner som betalningsinsamlingar, analyser och onlineevenemangsinställningar.

Tveka inte att maila oss på [email protected] om du har några frågor eller behöver hjälp med något. Vi förväntar oss att höra från dig.

Besök vårt hjälpcenter för grundliga förklaringar om du redan har ett konto här, och kolla in våra andra blogginlägg för spännande tips och artiklar om du inte är säker på hur vissa saker fungerar.