Förbättra din klientkommunikation med det nya SMS-systemet

Det nya SMS och e-postsystemet i EasyPractice har kommit! Systemet hjälper dig att förbättra din klientkommunikation genom att skräddarsy kommunikationsflödet till dina klienter. Jag skulle nästan säga att det är revolutionerande för hur vi kan tänka kring ”kommunikation till klienten”. Behöver du bli övertygad?

Vi har ändrat vårt perspektiv från att se utgående SMS och e-post som något ”basic” som ska skickas till klienten. Exempelvis en påminnelse eller en bekräftelse.

I det här blogginlägget vill jag dela med mig av några av mina tankar om hur kliniken kan dra nytta av de nya alternativen, så att vi kan utmana den standardiserade påminnelsen och krydda vår kommunikation till klienterna. Kanske finns det något som kan inspirera dig?

Låt oss börja!

Maximal flexibilitet i din klientkommunikation

Vi börjar med det uppenbara, men som definitivt är värt att nämna. Det är att utgående SMS från EasyPractice nu kan skräddarsys helt utefter ditt arbetsflöde, dina förutsättningar, och dina preferenser!

• Har du specifika opt-out-policyer som definierar när specifika meddelanden ska skickas?

• Har du ett specifikt sätt att kommunicera?

• Har du vissa tjänster som kräver speciell information?

• Vill du skicka flera påminnelser vid udda tider?

• Vill du skicka fler påminnelser till glömska kunder?

Det är bara att ställa in det! Du bestämmer vad som ska kommuniceras, när det ska skickas och vilka filter som ska gälla för varje typ av meddelande.

Se nedan.

Ovan är ett exempel på ett meddelandeflöde som visar kommunikation till klienten som skickas från kliniken.

I mitt exempel får klienten en skräddarsydd bekräftelse, en allmän påminnelse vid en viss tidpunkt, en extra påminnelse ifall en specifik tjänst är bokad, och slutligen ett uppföljningsmeddelande.

Låt mig gå in lite mer i detalj angående kommunikationens innehåll. Det du ser här är kundens ”resa” från att kunden bokar tid hos dig till att du tackar kunden för den här gången.
I exemplet ovan kommer klienten att få totalt fyra olika typer av meddelanden från mig under sitt förlopp på min klinik, detta har jag själv valt. Jag har även valt när SMS:et ska skickas och vad som ska stå i det.

Så, vad skickar jag till kunderna?

Bokningsbekräftelse

Först får mina klienter en bekräftelse på sitt möte när de bokar tid via min onlinebokning, eller om jag bokar tid åt dem. Jag kan välja att skicka ut två olika bekräftelsemeddelanden beroende på vem som bokar, men för exemplets skull skickar jag ut samma meddelande.

Häftigt!

Kunden får nu en personlig bekräftelse på att jag har tagit emot bokningen i min kalender. Låt oss titta på hur det ser ut i inställningarna:

Samt hur det ser ut i klientens ände:

Lägg märke till hur alla mina ”taggar” (en ”tagg” är orden du ser i inställningarna som börjar med ”@”) omvandlas till korrekt bokningsinformation för varje meddelande.

EasyPractice kommer alltså alltid se till att korrekt information fylls i automatiskt i alla ”taggar”, så du bara behöver skriva ett meddelande en gång. Visst är det smart?

Låt oss hoppa framåt!

Påminnelse om bokning

På min klinik vet jag att jag måste påminna mina kunder om deras möten, annars riskerar jag att de inte dyker upp. Jag skickar därför en påminnelse kl 10 dagen innan mötet, då det ger kunden tid att avboka vid behov.

MEN!

Jag har också en specifik tjänst (i exemplet nedan är det massage) som kräver att kunden tar med en handduk till mötet. Denna tjänst får därför ett skräddarsytt meddelande som innebär att kunder som bokar min massage får en speciell påminnelse där jag påminner dem om att ta med en handduk.

Nästa steg på resan är att klienten möter mig på kliniken, där jag ger klienten sin behandling. Därefter är mitt uppdrag över, men trots det är jag inte redo att släppa klienten än. Därför har jag ett automatiskt meddelande som skickas ut 3 dagar efter mötet. I detta meddelande tackar jag återigen för klientens tid och berättar hur personen kan boka tid hos mig igen.

Smart eller hur?

Det finns inga begränsningar för hur lång kundresa du kan ha i din kommunikation. Dessutom gör flexibiliteten och filtren i dina meddelanden att du kan göra resan till en mycket personlig upplevelse för kunden.

Information är ”nyckeln” i din klientkommunikation

Den moderna kliniken får sakta upp ögonen för att bygga hemsidor och skapa material för kunderna. Detta kan tjäna flera syften för min klinik!

Vanligtvis skapar jag en hemsida med information som är relevant för kunden innan de bokar ett möte med mig. Mitt material visar klienten och andra besökare att jag har en seriös och organiserad behandlingsstil och filosofi, vilket gör att de känner sig tryggare med att boka tid hos mig.

Hur som helst, fler och fler kliniker och terapeuter skapar betydelsefulla profiler på sociala medier och i videoformat på YouTube, och detta kan vi dela med kunden!

Precis som vi såg på bilderna ovan kan vi skräddarsy innehållet i de meddelanden vi skickar. Ta en titt på detta exempel:

I exemplet är jag en sjukgymnast som har fått besök av klienten Nils.

I samband med att ha fallit på sin cykel har Nils skadat axeln och behöver därför träna upp axelleden. Vi har tillsammans gått igenom några övningar för detta under dagens behandling. Jag har även samlat dessa övningar i videoformat och lagt in dem i en privat spellista på Youtube. Klienter som behöver rehabilitera sin axel kommer därför att få en länk till denna spellista så att de kan se instruktionerna för övningarna.

Låt oss ta det igen:

Nils skadar sin axel. Sjukgymnasten ger behandling och visar några övningar. Därefter ser EasyPractice till att Nils (automatiskt!) får ett meddelande efter mötet med direkt tillgång till sina övningar.

Men hur fungerar det?

Ett skräddarsytt SMS eller mail

Återigen använder jag mina ”taggar” för att definiera tjänsten som detta meddelande ska skickas med. Om klienten har bokat en annan tjänst kommer detta meddelande inte att skickas. Varför få övningar för att rehabilitera axeln om det är knät som man har gjort illa…?

Låt oss titta på inställningen av meddelandet:

Jag har dessutom lagt till en länk till min spellista i mejlet med orden ”en spellista”, vilket innebär att övningarna är bokstavligen ett klick bort! Med andra ord är det superenkelt att dela viktig information med lite kreativitet. Du kan helt enkelt länka till ditt material direkt i dina mejl!

En YouTube-spellista är bara ett exempel, men allt som finns på Internet har en länk som du kan dela med dina kunder. Glöm bara inte att det måste skapa värde för dem.

Ordet med många betydelser: ”Marknadsföring”

Mycket har skrivits om marknadsföring, och jag vill egentligen inte skriva mer. Men, det tar upp allt mer plats hos våra kunder. I skrivande stund har jag haft turen att intervjua flera hundra kunder hos EasyPractice.

De är alla passionerade terapeuter eller klinikägare som brinner för ett bra bemötande för klienten. Men de är också självständiga på det sätt att de har en verksamhet som ska gå runt. Marknadsföring är därför en större del av klinikverksamheten än tidigare, och jag tror att utvecklingen kommer att fortsätta.

Men detta stycket ska inte handla om Google Ads eller Facebook Ads, trots att det också är marknadsföring. Det ska handla om det som är marknadsföring för mig, och det är kommunikation. Det är service.

Därför är kundservice och goda upplevelser några av de viktigaste aspekterna av EasyPractice, och det nya SMS och e-postsystemet sätter ramarna för god service och god kommunikation.

Jag tycker att det är självklart att skicka ett uppföljningsmeddelande till alla klienter som besöker kliniken för att fråga om deras upplevelse. Var öppen för feedback, och använd den!

Jag tycker också att det är självklart att följa upp hur kunden har upplevt bemötandet. Om du säljer en tjänst med ett specifikt fokus kan du skapa ett anpassat meddelande där du specifikt frågar kunden om tjänsten i fråga. Du får därmed möjlighet att visa ett uppriktigt intresse för klientens bemötande, och du kan automatisera det!

Det nya systemet skapar förutsättningarna för att förbättra din klientkommunikation och service

Om du har kommit så här långt vill jag tacka dig. Jag hoppas att min input har väckt ett kreativt tankeflöde hos dig gällande hur du kan skapa värde för dig och din verksamhet genom EasyPractice.

Om inte – skriv till mig på [email protected].

Jag är redo för din feedback!