Forbedre ditt klient flow med det nye SM og E-mail systemet i EasyPractice

Anette Evensen
14-01-2023
7 minutter lesetid

Det nye SMS og E-mail systemet i EasyPractice er endelig klart!

Jeg vil nesten si at det er revolusjonerende for hvordan vi kan tenke på «kommunikasjon til klienten». Skal du overbevises?

Vi har skiftet vårt perspektiv fra å se utgående SMS’er og E-mails som noe «basic» som bare skal sendes ut til klienten. For eksempel en påminnelse eller en bekreftelse.

Men i denne blogg posten så vil jeg gjerne dele noen av mine tanker om hvordan klinikken kan få maksimalt ut av de nye mulighetene med dette SMS systemet. Vi vil gjerne utfordre de standardiserte påminnelsene og SMS’er som blir sendt ut. Kanskje det er noe kan bli inspirert av?

La oss starte!

(PS: bildene har tekst som er på dansk, men oppsettet er helt det samme på norsk)

Maksimal fleksibilitet med SMS systemet

Vi starter med det mest opplagte, men som absolutt er verdt å nevne. Utgående SMS’er fra EasyPractice kan nå fullstendig bli tilpasset ditt eget arbeidsflow. Det handler om dine preferanser!

Preferanser er individuelt!

Har du noen spesifikke retningslinjer som definerer når og hvilke beskjed som skal sendes ut?

Kommuniserer du på en bestemt måte?

Har du noen spesifikke tjenester som krever spesiell informasjon?

Ønsker du å sende flere påminnelser på noen unormale tidspunkter?

Vil du sende flere påminnelser med SMS til glemsomme klienter?

Det setter du bare selv opp! Det er du som bestemmer: hva som skal stå i meldingen og når den skal sendes ut og hvilke regler som skal gjelde for hver enkel beskjed-type.

Ovenfor er et eksempel på en beskjed-flow av kommunikasjon til klienten din som sendes fra klinikken

I mitt eksempel mottar klientene en skreddersydd bekreftelse, en generell påminnelse på et skreddersydd tidspunkt, en ekstra påminnelse hvis én bestemt tjeneste blir booket og til sist en oppfølgende beskjed.

La meg forklare litt mer detaljert om innholdet.

For det du ser her er klienten sin «reise» kan også kalles prosess fra de booker en avtale inntil du takker for denne gang.

I eksempel ovenfor vil denne klienten totalt motta fire beskjeder fra meg i sitt forløp med min klinikk. Dette er noe jeg selv har valgt. Jeg har også selv valgt når SMS’er skal sendes og hva som skal stå i de.

Hva sender jeg så til klientene?

Først får de en bekreftelse på avtalen når de booker avtale hos meg (via Online Booking) eller hvis jeg booker time for dem. Jeg kan velge å skrive to forskjellige meldinger. Det er avhengig av hvem som booker, men for eksempelet sin skyld så sender jeg bare den samme beskjeden.

Fett!

Klienten har nå en personlig bekreftelse på at jeg har mottatt bekreftelsen i min kalender. La oss nå se hvordan selve oppsetningen ser ut.

Og la oss nå se hvordan det ser ut fra klienten sin side.

Legg merke til hvordan alle mine «tags» (en «tag» er alle de ordene du ser i oppsetningen som starter med @) blir omdannet til riktig avtale informasjon for hver beskjed.

Og det mest smart:

EasyPractice vil alltid sørge for at den riktige informasjonen i alle «tags» utfylles automatisk, så du kun skal skrive én beskjed én gang.

La oss gå videre!

I min klinikk vet jeg at jeg er nødt til å påminne mine klienter om deres tider. Hvis ikke, vil det være en risiko for at de ikke møter opp. Denne påminnelsen sender jeg dagen før avtalen klokken 10:00. Det gir klinikken tid til å avbestille hvis det er nødvendig.

MEN!

Jeg har også bestemt tjeneste som krever at klienten har et håndkle med seg til avtalen. Dennne tjenesten får derfor en skreddersydd beskjed som jeg har laget. Det betyr at klienter som booker min «håndkle»-tjeneste får en spesiell påminnelse hvor jeg minner de på at de må ha med håndkle.

Neste skritt på reisen er at klienten møter meg i klinikken og jeg utfører min behandling på klienten.

Nå er avtalen overstått, men jeg er ikke klar til å klienten gå helt enda. Derfor har jeg en automatisk beskjed som sendes 3 dager etter avtalen. Her takker jeg igjen for deres tid og forteller hvordan personen igjen kan booke en tid hos meg.

Er det ikke smart?

Ingen begrensninger!

Det er ingen begrensninger på hvor lang en klient-reise du kan ha i din kommunikasjon. I tillegg vil fleksibiliteten samt filtrene i dine beskjeder vil gjøre det mulig for deg å gjøre reisen til en mye mer personlig opplevelse for klienten.

«Information is key!»

Den moderne klinikken får sakte, men sikker øye for å bygge hjemmesider og lage materiale til klientene.

Dette kan tjene flere formål for min klinikk. Typisk ville jeg nok skapt en hjemmeside med relevant informasjon til klienten innen de booker tid hos meg.

Det kan også være at mitt materialet skal vise klienten og andre besøkende at jeg har orden på min behandlingsform og filosofi, så de føler seg mer trygge på å booke en time hos meg.

Uansett hva så skaper flere klinikker og terapeuter sterkere profiler på sosiale medier og i videoformat på Youtube. Dette kan vi også dele med klienten!

Som vi så i bildene lengre opp så kan vi skreddersy innholdet i beskjedene vi sender.

Prøv en gang å se dette eksempelet:

I eksempelet er jeg en fysioterapeut som har hatt besøk av Niels.

I forbindelse med en skade på skulderen etter at han falt på sykkelen, skal Niels trene opp skulderleddet med noen øvelser som vi har gjennomgått i dagens behandling.

Disse øvelsene har jeg allerede gjennomgått i et videoformat og lagt på en privat spilleliste via Youtube. Klienter som Niels som skal trene opp skulderen vil derfor få en link til denne spillelisten og her kan de se veiledning til øvelsene.

La oss ta det én gang til.

Niels slår skulderen. Fysioterapeuten gjennomfører behandling og viser noen øvelser. Easy Practice sørger for at Niels (automatisk!) får en beskjed etter avtalen med direkte adgang til hans øvelser.

Men hvordan? La oss se på oppsetning av beskjeden Niels får.

Igjen bruker jeg her mine «tags» til å definere ytelsen til beskjeden som skal sendes. Hadde jeg solgt en annen tjeneste så ville denne beskjeden ikke bli sendt. Hvorfor motta øvelser til gjenopptrening av skulderen hvis det er kneet som er slått?

Anyway!

Ytterligere har jeg tilføyet en link til min spillelisten i e-mailen ved ordene «en spilleliste». Øvelsene er bokstavelig talt kun et klikk unna! Deling av viktig informasjon er altså super enkelt med litt kreativitet. Du kan linke til ditt materiale direkte i dine e-mails. En YouTube spilleliste er selvfølgelig bare et eksempel. Alt som eksisterer på internettet og som har en link kan du dele med dine klienter. Det skal bare skape verdi for klienten!

Et ord med mange betydninger: «Marketing»

Det er skrevet opp og ned overalt om «Marketing». Det skal jeg ikke nå. Men det er en stor del av våres kunder i EasyPractice. I skrivende stund har jeg vært heldig å få intervjue flere hundre kunder i EasyPractice.

De er alle lidenskapelige terapeuter eller klinikk-eiere som brenner for god behandling til klienten. Men de er også selvstendige. De har jo en forretning som skal gå rundt. Marketing er derfor en større del av klinikkdrift enn tidligere. Jeg tror denne utviklingen kommer til å fortsette.

Men det skal ikke handle om Google Ads eller Facebook Ads. Det er også marketing, men marketing for meg er kommunikasjon. Det er service.

Kundeservice og gode opplevelser er de viktigste aktivitetene i EasyPractice. Det nye SMS og E-mail systemet skaper rammene for god service og for god kommunikasjon.

Jeg synes det er opplagt å opprette en oppfølgende beskjed til alle klienter som besøker klinikken og spørre om deres opplevelse. Vær åpen for feedback og bruk den!

Jeg synes også det er opplagt å følge opp klienten på deres behandling. Forestill deg at du selger en spesifikk tjeneste som har et spesifikt fokus. Du kan opprette en skreddersydd beskjed til klienten å spørre spesifikt inn til denne tjenesten. Du får muligheten til å vise en oppriktig interesse for klientens behandling. Og du kan automatisere det!

Det nye SMS og E-mail systemet skaper rammer for god service og god kommunikasjon

Avslutningsvis så vil jeg gjerne takke deg for å ha lest hvordan SMS automatisering kan bidra til økt kundeservice og bedre kundeopplevelser.

Jeg håper mine inputs om SMS automatiseringer har satt i gang en kreativ tankestrøm hos deg om hvordan du kan skape masse verdi for deg og din forretning, gjennom Easy Practice sin løsning.

Hvis ikke – så skriv til meg på [email protected]

Jeg tar imot feedback med åpne armer!

Tilbake til toppen

Vi har mottatt meldingen din

Kundeservice-teamet vårt vil ta kontakt så fort som mulig for å hjelpe deg.

Oi da!

Noe gikk galt, prøv igjen eller kontakt oss direkte på [email protected]

Har du spørsmål? close