Online møteplanlegging: 13 gratis programvarer og de sju beste fremgangsmåtene

Når det gjøres på feil måte, blir det vanskelig å planlegge møter med kunder – mye fram og tilbake, kansellering og omplanering av avtaler og bruke 10 til 20 minutter på telefonen for få finne et passende tidspunkt. For ikke å snakke om de manuelle regnearkene for kalenderlogistikk. Møteplanleggere tar massevis av hardt arbeid fra skuldrene dine.

Kundene dine planlegger møter ved å velge ledige tidsluker i kalenderen din. Møteplanleggeren kansellerer automatisk spesifiserte tidsluker, slik at kundene dine kun velger fra en liste over ledige tidsrom.

Møtebestilling programvarer reduserer planleggingstiden til sekunder og lar deg fokusere på virksomheten din. Merker som bruker online bookingssystemer får en inntektsøkning på 27%.

I denne artikkelen vil vi gjennomgå de 13 beste gratis møteplanlegging programvarene og beste praksis å følge for å få optimale resultater. Er du klar? La oss komme i gang.

De 13 beste programvarene for møteplanlegging med gratisversjoner

1. EasyPractice: Beste alt-i-ett online bookingsystem for små og mellomstore bedrifter
2. Doodle: Best for bedrifter i alle størrelser.
3. Acuity Scheduling: Best for mindre bedrifter
4. Calendly: Best for grupper og større bedrifter.
5. Setmore: Best for freelancers
6. SimplyBook.me: Best for tjenestebaserte firmaer
7. 10to8: Brukere for tilgang til 100+ unike funksjoner
8. Calendar Hero: Automatisk planlegging av både klient og team.
9. Sidekick: Bruker AI for å planlegge møter
10. Appointy: En god allrounder for bedrifter
11. Calendar: Best for teams med begrenset budsjett
12. SavvyCal: Enkelt og brukervennlig plattform
13. Booksy: Best for helse og velvære bedrifter.

Hvorfor bedriften din bør bruke en online møteplanlegger – tre viktige fordeler

1. Kunder er mer engasjerte når de er en del av prosessen

Den viktigste grunne til at bedriften din bør investere i en online møteplanlegger er å la klienter delta i prosessen med å bestille avtaler. Når klienter velger et tidspunkt selv, har de en tendens til å være mer engasjerte og er mer sannsynlig til å møte opp.

2. Øk merkevarens omdømme og førsteinntrykk

Implementer online bookingsystemer for å gjøre et godt førsteinntrykk på kundene dine. I dag foretrekker de fleste å bestille timer selv fremfor å måtte ringe noen. 67% av kundene foretrekker online bestilling fremfor en hvilken som helst annen metode.

Når du implementere en online møteplanlegger, får kundene inntrykk av at du bruker deg om brukeropplevelsen. Å ha en planlegger programvare øker også merkevarens omdømme fordi folk sannsynligvis deler positive merkeinteraksjoner med venner og familie.

3. Eliminer lange frem-og-tilbake-samtaler. Forbedre produktiviteten!

Online møteplanlegging automatiserer manuelle repeterbare oppgaver som å fikse avtaler, sende påminnelser, følge opp etter møter, kansellere avtaler og legge til kunder på venteliste.

Men en bookingprogramvare trenger du abre å velge fridager og la programvaren gjøre resten. Når en klient bestiller en avtale, sender appen et varsel og sender automatisk påminnelser når møte nærmere seg.

Hvilken møteplanlegger bør du velge?

For å implementere en møteplanlegger for merkevaren din, har du to hovedalternativer. Den ene er å utvikle en fra bunne av selv, slik at du får det du ønsker. Den andre er å samarbeide med en tredjeparts bestillingsprogramvare. Det første alternativet er dyrt og en tidkrevende prosess fordi du regelmessig må oppdatere programvaren og opprettholde sikkerheten.

Med det andre alternativet må du bare finne et godt valg som passer best for din virksomhet. Når du velger møteplanlegger for din merkevare, er dette noen av funksjonene du bør fokusere på.

1. Brukervennlighet

Det første du bør vurder er hvor enkelt er ville være å bruke programvaren. Hvordan legges et nytt møte til? Automatiserer programvaren påminnelsen? Automatisere det oppfølgning med kunder etter møter? Kan den tilpasses til ditt og bedriftens behov?

Du vil ikke bruke tid på å venne deg til en app med høy læringskurve. Du trenger noe som du kan sette opp med noen få klikk og være klar til å dele med kundene dine.

Brukervennlighet er gunstig for deg og kundene dine. Sørg for at du registerer deg for en app som gjør det enkelt for kunder å se kalenderen din og velger tidsluker som passer dem best. Appen skal legge til rette for en sømløs kundeopplevelse.

Hvis møteplanleggeren ikke er brukervennlig, må kundene enten ringe bedriften din eller ta i bruk en annen en. Bruk en programvare som hjelper deg med å beholde kunder, ikke miste dem.

2. Enkel online deling

Velg en møteplanlegger som gjør det enkelt å dele lenker for booking. Du skal kunne del en lenke som vil føre direkte til kalenderen din. Dette er spesielt nytt hvis du driver mye med markedsføring på sosiale medier.

Du bør være i stand til å bygge inn bestillingslinker på sidene dine på sosiale kontoer og sende de til potensielle kunder via e-post. Du bør videre ha den integrert på nettsiden din.

Enkel online deling lar deg skalere markedføringen og oppsøkende innsats, vel vitende om at når du får en interesser kunde, er alt du trenger å gjøre å sende de en linke for å bestille et møte.

3. Evne til å planlegge ulike typer møter og ta hensyn til faktorer som ferie og helligdager

Sørg for at programvaren tillater planlegging av gruppemøter. Den bør videre også la den blokker for bookinger når du skal på feire, helger og helligdager .

Appen bør videre ha et backend-system som lar deg sette opp preferanser og spesielle møter som gjentakende. På den måten kan du legge inn et møte kl.10.00 tirsdag hver uke for klient A.

4. Ekstra innebygde funksjoner

Se etter en programvare med ekstra funksjoner som fildeling, fakturahåndtering og spørreskjema. En møteplanlegger som EasyPractice lar deg generere faktura, sette opp delbetalinger og til og med la flere kunder dele regninger. Programvaren lar deg også sende skjemaer til dine potensielle kunder etter har de har booket en avtale.

5. Omfattende integrasjoner

Integrasjoner lar deg utvide funksjonaliteten til en app. Hvis du for eksempel integrerer en møteplanlegger med Google Kalender, kan du importere timeplanen fra Google Kalender til din kalenderapplikasjon. Hvis du integrerer med PayPal, kan du automatisere PayPal-betalingsinnkrevningen.

13 gratis programvare for online møteplanlegging

1. EasyPractice: Beste alt-i-ett online bookingsystem for små og mellomstore bedrifter

Pris

• Gratis – NOK 0/måned
• Ubegrenset tilgang – fra kr. 399/måned

Toppfunksjoner

• Link til en bestillingsside som kan bygges inn i både nettsider og sosiale medier
• Automatiserte påminnelser og oppfølginger via e-post og SMS
• Easy Pay for betalingsbehandling og automatisk fakturagenerering
• GDPR- kompatibel
• Rapporter og analyser
• Gjentakende avtaler

EasyPractice er en topp online bestillingsprogramvare for små og mellomstore bedrifter som ønsker å tilby sine kunder en enkel online bestillingsplattform. EasyPractice fungerer godt for terapeuter, behandlere og spesialister. 

Når du registrerer deg får du en unik lenke til kalenderen din. Kalenderen kan tilpasses for å inkludere fridager og ferier. Delingslenken kan bygges inn på nettstedet ditt og sosiale medier.

EasyPractice er spesiell fordi den gir tonnevis av funksjoner i tillegg til online bestilling. Du kan sette opp kalenderen din til å fungere for flere ansatte, integrere med Easy Pay for enkel betalingsinnkreving, og sette opp automatiske påminnelser og oppfølginger, til og med bursdagsmeldinger. 

EasyPractice integreres med annen programvare som Facebook, Google Calendar, Mail Chimp og Zapier.

Prøv EasyPractice gratis.

2. Doodle: Best for lag i alle størrelser

Pris

• Gratis
• Pro – $6,95/måned
• Team – $8,95/måned

Toppfunksjoner

• Link til en bestillingsside
• Omfattende integrasjonsfunksjon
• Evne til å synkronisere forskjellige kalendere til én
• Automatiserte påminnelser for kunder

Doodle er en bestillingsplatform utviklet for team. Imidlertid er gratisversjonen begrenset til kun én bruker.

Doodle inneholder alle de forventede funksjoner som automatiserte påminnelser og muligheten til å fikse både 1:1 og gruppesamtaler. Den integreres med en rekke nettbaserte møteplattformer, inkludert Google Meet og Zoom. 

Det spesielle med Doodle er at du kan synkronisere forskjellige kalendere for å finne tidsluken som fungerer for flere personer. Dette vil være tilfellet når du prøver å booke et gruppemøte.

3. Acuity Scheduling: Best for små bedrifter

Pris

• Gratis prøveperiode
• Emerging – $15/måned
• Growing – $25/måned
• Powerhouse – $50/måned

Toppfunksjoner

• Automatiserte påminnelser og oppfølginger
• Link til bookingsiden
• Integrert betalingssystem
• Kan tilpasses til din merkevarestil

Acuity Scheduling er et selskap som eies av Squarespace. Det er et solid alternativ for frilansere og små bedrifter som ønsker å inkludere en bookingfunksjon på nettsiden deres. 

Programvaren har et integrert betalingssystem for innkreving av avtaleavgifter, og du kan tilpasse den til å tilby pakker og medlemsavtaler. Acuity integreres også med mange applikasjoner. 

4. Calendly: Best for team og store bedrifter 

Pris

• Gratis
• Essentials – $10/mnd
• Profesjonelle – $15/måned
• Team – $20/måned

Toppfunksjoner

• Link til bookingkalenderen
• Felles lagkalender
• Automatiserte møtepåminnelser
• Analyse og rapportinnsikt

Calendly er en avtaleplanleggingsprogramvare laget for store team som ønsker å fremskynde salgsavslutningsprosessen og øke inntektene. 

Den synkroniserer forskjellige kalendere for å finne ledige tidsluker og gir mulighet for tilpasning av bookingsiden og e-poster. Programvaren integreres også med andre apper som Stripe og Google Analytics.

5. Setmore: Best for frilansere

Pris

• Gratis
• Premium – $12/måned
• Pro – $9/måned

Toppfunksjoner

• Automatisk e-postbekreftelse
• E-post og SMS påminnelser
• Både 1:1 og gruppemøter
• Integrasjon med Facebook, Square og Stripe
• Gjentakende avtaler

Setmore er en online booking-app som fungerer best for små team. Den har en helt gratis versjon som tillater opptil 3 brukere på kontoen. Alt du trenger å gjøre for å registrere deg er å skrive inn e-postadressen din. 

Noen andre funksjoner Setmore tilbyr inkluderer kalendersynkronisering, skrivebords-, Android- og iOS-apper, og kalenderdeling med QR-koder.

6. SimplyBook.me: Best for tjenestebaserte virksomheter

Pris

• Gratis
• Basis – $8,95/måned
• Standard – $24,9/måned
• Premium – $49,9/måned
• Premium Plus – $82,5 per måned

Toppfunksjoner

• Bestillingsside, automatiserte påminnelser
• Innebygd betalingsprosessor inkludert kortløse kasser
• Innebygd nettstedbygger og markedsføringsverktøy
• Mobilapper for enkel tilgang
• Admin-app for backend-administrasjon

Simplybook.me gjør det enkelt å dele bookingkalendere. Med bare noen få klikk begynner du å godta online bestillinger og opprette og spore nye kunder.

Simplybook.me integreres med en rekke andre applikasjoner, inkludert Facebook, Instagram og Google my Business. Det spesielle med SimplyBook er at den inneholder funksjoner som en nettstedbygger.

7. 10to8: Brukere får tilgang til 100+ funksjoner

Pris

• Gratis
• Basis – $9,6/måned
• Vokse – $20/måned
• Større virksomhet – $40/måned

Toppfunksjoner

• Online bookingkalender
• Integrasjon med betalingsbehandlere som PayPal og Stripe
• Total kontroll over tilpasninger
• SMS og e-postpåminnelser

10to8 er en bestillingsapp som gir virkelig verdi for pengene. Brukerne får tilgang til over 100 funksjoner som gjør det enkelt å bestille avtaler for deg og kundene dine. Bortsett fra de vanlige påminnelsene, kan du tilpasse og planlegge personlige meldinger som skal sendes til kundene dine. 

8. Kalenderhelt: Automatisk planlegging av både klient og team

Pris

• Gratis
• Profesjonell – $8/måned
• Team – $12/måned

Toppfunksjoner

• Både klient og in-team automatisk planlegging
• Enkel deling av bookingkalenderlink
• Personlige planleggingslenker for forskjellige teammedlemmer
• Videokonferanse

Calendar Hero støtter bestilling av avtaler med kunder og med teammedlemmene dine. Hvert teammedlem har en personlig bookinglenke som lar de dele sin egen kalender. Bestill enkelt styremøter ved å synkronisere alle kalenderne til teammedlemmene for å finne den beste tiden.

Du kan redusere manglende oppmøte ved automatisk å sende påminnelser via SMS og e-post. Calendar Hero integreres med applikasjoner som Zoom, Webex og GoTo Meeting. Programvaren har et dedikert kundestøtteteam pluss en godt dokumentert kunnskapsbase. 

9. Sidekick: Bruker AI for å planlegge møter

Pris

• Gratis
• Superhelt – $5/måned

Toppfunksjoner

• AI møteplanlegging via e-post
• Intern møter gruppeplanlegging
• Både individuelle og lagkalendere
• Integrerer med Gmail, Google Meet og Outlook

Sidekick lar deg planlegge møter ved å dele en bestillingslenke, videresende en e-post og planlegge team. 

Verktøyet fungerer med kunstig intelligens for å planlegge møter mellom deg og teammedlemmene uten at noen trenger å besøke en planleggingsside. Den sender også automatiserte påminnelser, integreres med annen programvare og støtter gruppemøter. 

10. Appointy: Flott allrounder for bedrifter

Pris

• Gratis
• Basis – $30/måned
• Profesjonell – $60/måned
• Enterprise – $100/måned

Toppfunksjoner

• Online avtaleplanlegging
• Automatiserte e-post- og SMS-meldinger
• Square-, Stripe- og PayPal-betalingssamlinger
• Reserver fra Google-funksjonen

Appointy jobber for omtrent enhver nisje – fra utdanning og tjenester til helse og velvære, og salonger og skjønnhet. Gratisversjonen lar deg synkronisere kalendere, bruke mobilappen, samle inn Square-betalinger og integrere med nettstedet ditt. 

11. Kalender : Best for teams med begrenset budsjett

Pris

• Gratis
• Standard – $6/måned
• Pro – $8/måned

Toppfunksjoner

• Synkroniser flere kalendere
• Inkluder flere brukere i én konto
• Tilpass bestillingslenker for å matche merkevaren din
• Integrer med Zapier for å øke tilgjengelig funksjonalitet

Kalender er en enkel og gratis avtaleplanlegger som er best for team på et begrenset budsjett.

Den tilbyr de forventede funksjonene som bookingkoblinger, teamkalendere, kalendersynkronisering og automatiserte påminnelser. Det gir også forskjellige kalendervisninger som daglige, ukentlige og månedlige tidsplaner. 

Imidlertid mangler den ekstra funksjoner som faktura. 

12. SavvyCal : Flott for enkel kontroll

Pris

• Gratis
• Basis – $12/måned
• Premium – $20/måned

Toppfunksjoner

• Kalenderoverlegg
• Skjema forhåndsutfyllinger
• Tidssoneplanlegging
• Automatiserte oppgaver som påminnelser

SavvyCal skiller seg ut fra de andre avtaleplanleggerne fordi det tar brukervennligheten til neste nivå. 

Kunden som besøker bestillingssiden din kan legge sin kalender over din, slik at de automatisk ser praktiske tidsluker. 

Savvycal tilbyr andre funksjoner som engangskoblinger og begrensede planleggingsfrekvenser. Du får full kontroll over hvilke tidsluker som er tilgjengelige for klienter og hvor ofte de kan planlegge møter. 

13. Booksy: Best for helse- og velværebedrifter

Pris

• Gratis prøveperiode
• Lite – $30/måned
• Pro – $50/måned

Toppfunksjoner

• Enkel salonglokalisering 
• SMS-meldinger, de første 2000 er gratis
• Automatiserte påminnelser og oppfølginger
• Betalings prosessering

Booksy ble laget for bedrifter i helse- og velværebransjen – spesielt hudpleiere, salonger og frisører. Den tilbyr enkel avtalebestilling og automatiserte påminnelser og oppfølginger. 

Kunder som besøker Booksy-nettstedet kan finne salongene nærmest dem uten å lete etter en bestemt virksomhet. Booksy gir også mulighet for betalingsinnkreving og analyser. De første 2000 SMS-meldingene er gratis. Brukere får også tilgang til markedsføringsverktøy.

Sju gode praksiser for planlegging av online møteplanlegging

1. Påminn og følg opp klienter regelmessig via e-post og SMS

Konfigurer møteplanleggeren din for å sende regelmessige og automatiske påminnelser og oppfølginger. Når en klient bestiller møte, send en bekreftelse e-post umiddelbart. Send også påminnelser når avtalen nærmer seg. Etter et møte, send et kort spørreundersøkelses via e-post.

Regelmessige e-post og SMS lar deg holde kontrakten med kundene dine, utvikle sunne kunderelasjoner og øke kundebevaringsraten.

2. Tillat automatiske gjentakende møter

Hvis du driver en klinikk, må du sannsynligvis planlegge gjentatte avtaler med klienten dine. Likevel, ikke la klienter sette opp gjentakende møter selv på din bookingside.

Etter et klient møter deg for første gang, konfigurere du det gjentakende møtet fra din administrasjonsside. Dette vil blokkere tidsluken slik at ingen nye klienter kan booke en avtale på samme tidspunkt. Dersom klientforholdet avsluttes, kan du enkelt fjerne det gjentatte møte og åpne tidsluken igjen.

3. Hold hver betaling på samme nettside

For å søke kundens tillit, unngå å omdirigere klienter til en helt ny side for å fullføre betalingen, spesielt hvis du bruker en mindre kjent betalingsplattform. Dersom du ber kundene betale på forhånd, må de kunne stole på deg.

La betalingsinnkrevningen skje på samme måte som timebestillingen skjer. På den måten vet kunden at du håndtere hvert trinn i prosessen på en god måte.

4. Samle så mye informasjon som mulig før avtalen

Klinikker må samle inn ytterligere informasjon når en klient ankommer klinikken. De må forstå hvilke tjenester en klient er interessert i og hvilke problemer de kan løse.

Minimer ventetidene ved å samle all informasjonen du trenger for å forberede deg til avtalen på forhånd. Online planleggere som EasyPractice lar deg lage egne personlige skjemaer.

5. Bekreft avtaler via e-post, SMS eller telefonsamtaler

Bekreft alltid alle online avtaler som er bestilt via bookingkalenderen din. Send en bekreftelse på e-post eller SMS. Du kan også ringe klienten om du heller foretrekker det.

Å bekrefte hver avtale gir inntrykk av at du er spent på å møte kundene dine. Bekreftelse av avtaler gir deg også en grunn til å kontakte regelmessig med automatiske påminnelser.

6. Unngå dobbeltbestillinger

En dobbeltbestilling er når en klient booker en avtale for ulike tjenester for samtidig. Når en klient velger forskjellige tjenester på samme tid, kan det hende at du ikke har mulighet til å tilby alt de trenger inne for den enkelte tidsluken.

Sett opp møteplanleggeren slik at en klient kan velge kun én tjeneste per tidsluke. På den måten sikrer du en problemfri drift av virksomheten din.

7. Samle inn og bruk tilbakemeldinger fra kunder

Dette er nødvendig for å innsikt i hvordan du kan forbedre din bookingprosess. Dette lar deg forbedre kvaliteten og ta de nødvendige justeringer på tjenestene du tilbyr.

Send en kort spørreundersøkelse via e-post etter at hver avtale er holdt. Ikke la dataen du samler inn forsvinne. Ha jevnlige gjennomganger hvor du tar en titt på tilbakemeldingene dine.

Oppsummering

Online møteplanlegging kan ta bedriften din til neste nivå dersom du gjør det på riktig måte. Det vil hjelpe deg med å generere flere potensielle kunder, pleie kundeforholdet og øke inntektene dine.

Men du må velge den rette for din bedrift. Se etter en programvare som er enkel å sette opp, har mange gode klient- og administrasjons funksjoner, og som integreres med flere apper.

EasyPractice har en helt gratis versjon du kan sjekke ut! Still oss gjerne spørsmål om du har.

FAQ

Hva er den beste gratis møteplanleggerappen?

Den finnes ikke et svar på hvilken gratis programvare som er best, men du har mulighet til å finne den som er best egnet for deg og din klinikks behov. For å finne den bør du vurdere hovedfunksjonene du trenger og hvilke ekstra funksjoner du kunne tenke deg.

EasyPractice har de nødvendige funksjoner slik som online møteplanlegger, kalendersynkronisering og automatiserte påminnelser. Den har også ekstrautstyr som fakturahåndtering, analyser/statistikk og muligheter for å opprette arrangementer/kurs.

Ikke nøl med å sende oss en e-post på [email protected] hvis du har spørsmål eller trenger hjelp ed noe. Vi ser fram til å høre fra deg!

Besøk vårt hjelpesenter for grundigere forklaringer hvis du allerede har en konto her, og sjekk ut våre andre blogginnlegg for spennende tips og artikler hvis du ikke er sikker på hvordan ting fungerer.