Allt du behöver veta om Zapier!

Zapier är en av de kraftfullaste verktygen för integrationer just nu. Kortfattat innebär appen att du kan integrera över 2000 system med varandra, så att du automatiserar arbetsprocessen mellan olika programvaror. På Zapiers app-sida hittar du alla möjliga integrationer, och helt säkert ett par som du redan använder dig av. Det bästa av allt är att EasyPractice är en av dessa appar – så att du enkelt kan integrera EasyPractice med dina favoritprogram!

Konceptet är enkelt: Hos Zapier upprättar man ”Zaps”, vilket innebär att en digital händelse (Trigger) utlöser en en annan händelse (Action). Det kan verka hemskt förvirrande , men oavsett om man är den mest teknikkunniga personen eller ej så är Zapier ett mycket användarvänligt och enkelt system!

Veckans blogginlägg kommer därför steg för steg att gå igenom hur appen Zapier fungerar och kan förhoppningsvis ge lite inspiration till att testa på appen 🙂

Guide till appen Zapier

1. Det första du måste göra är att aktivera appen ’Zapier’ i EasyPractice. Det gör du som vanligt i vår App-meny och appen är helt gratis. Här kan du välja exakt vilken information du vill kunna dela med andra system, vilket du även i framtiden kan ändra under Inställningar –> Zapier. All information skickas krypterat, så att överföringen av information kan ske på ett säkert sätt.
   
2. Sedan gäller det att skapa ett Zapier-konto. Det gör du genom att gå in på Zapiers hemsida och välja ”Sign up”. Följ även här instruktionerna och välj vilket konto du vill koppla till Zapier.
   
3. När du väl är inloggad på Zapier är du äntligen redo att börja skapa nya Zaps! Det första steget är att klicka på ”Make a Zap”:

4. Här får du möjlighet att välja en så kallad ”Trigger”. Triggern är den händelse i EasyPractice som automatiskt kommer att trigga en annan händelse i din valfria integrationsapp. Därför är EasyPractice den app du ska välja här. Det gör du genom att söka på EasyPractice i sökfältet, och sedan klicka på app-ikonen.

5. När du har valt EasyPractice och loggat in via ditt EasyPractice-konto, är det dags att välja vilken specifik Trigger du ska använda. Det kan t. ex vara att du får en ny kund i EasyPractice, en ny faktura eller en ny bokning. I mitt fall gäller jag nya bokningar, dvs ”New Appointment” i EasyPractice.

6. När du har valt den Trigger du vill använda kommer systemet att vilja testa triggern. Det kan se lite förvirrande ut, men det är bara att välja vilket alternativ som helst i listan och klicka på ”CONTINUE”.

7. Nu är det dags att välja vilken Action som Triggern ska aktivera. Det är nu det roliga börjar – eftersom det är här du kan välja precis vilken app du vill aktivera. Här kan du söka på appar i sökfältet eller välja en av apparna i listan nedanför. I mitt fall väljer jag appen ”Google Calender”, för att göra det hela enkelt.

8. Och precis på samma sätt som du valde en Trigger i steg 5 väljer du nu en Action. I mitt fall väljer jag att lägga till ett evenemang i kalendern, dvs. ”Quick Add Event”. Då kommer en ny bokning i min EasyPractice kalender (den Trigger jag har valt) att automatiskt skapa ett nytt evenemang i min Google Kalender (den Action jag har valt). Smart – eller hur!?

9. Här ska jag sedan välja vilket Google Calendar-konto jag vill koppla EasyPractice till. Men detta steg kommer självklart att variera beroende på vilken integration jag vill göra. När alla fält är ifyllda är det bara att klicka på ”CONTINUE” igen.

10. Nu är du nästan klar! När allting är färdigt kommer du att se en liten sammanfattning på den Zap du nu har skapat. Då är det bara att aktivera appen genom att klicka på den lilla ”On and Off”-knappen längst upp till höger (se bild nedan). Du kan även välja att namnge din Zap så att du enkelt hittar den i framtiden.

Det var allt för det här blogginlägget! Jag hoppas att det kunde ge er en bättre bild av hur Zapier fungerar och hur du går tillväga, men om du stöter på några problem på vägen är du självklart välkommen att skriva till oss på [email protected] eller kolla in den kompletta guiden här direkt i vårt hjälpcenter!