Webinar on demand: Kom igång med EasyPractice!

Du har precis registrerat dig på EasyPractice och besvarat frågor om namnet på din klinik och vilka typer av funktioner du tänker använda i systemet. Kanske har du till och med har hunnit utforska systemet själv eller fått hjälp av vår support?

Jag heter Maja och arbetar i EasyPractices kundtjänst-team. Det är viktigt för mig att din startprocess i EasyPractice är så smidig och enkel som möjligt.

Och det är vad det här blogginlägget ska hjälpa till med. I fokus för det här blogginlägget är en längre video som kommer att fungera som en demo. Vill du gå direkt till videon?

Utöver den här videon har vi många guider vid det här laget. Både på hemsidan och direkt i systemet. Vi har en ”kom igång” -sida. Vi har en ”blogg” där vi kontinuerligt uppdaterar systeminnehåll, videoguider och andra ämnen. Vi har även ett hjälpcenter som innehåller detaljerade beskrivningar av alla hörn av systemet. Och om det inte var nog så har vi också en FAQ-sida.

Överväldigande? Kanske. Det finns åtminstone hjälp att få.

Jag har även gjort webbseminarier för nya användare av EasyPractice. Här har jag upplevt att videoformatet ger en god överblick av systemet genom att ge en visuell och muntlig genomgång av dess funktioner. Därför har jag även gjort en video som går igenom hela systemet. Kolla in den nedan!

Videon är en grundlig genomgång av Easy Practices bokningssystem. Eftersom den är rätt lång har jag gjort en innehållsförteckning som beskriver i vilken minut och sekund jag börjar med en viss meny eller funktion i systemet. Videon kan därför användas som ett allmänt intro eller så kan du handplocka de sekvenser du är nyfiken på att veta mer om.

Under videon kommer jag säga några ord till menyerna och EasyPractice-systemet som helhet.

Innehållsförteckning

• Introduktion: 0:00-1:15 
• Kalender: 1:15-4:30
• Appar: 4:30-6:30
• Klienter: 6:30-10:27
• Tjänster: 10:27-14:27
• Faktura: 14:27-18:20
• Statistik: 18:20-21:06
• Inställningar: 21:06-25:03
• Avrundning: 25:03-26:00

Introduktion

EasyPractice är ett system för terapeuter och kliniker. Vi strävar efter att minska den administrativa börda som klinikverksamheter kräver. Därför kan du med EasyPractice systematisera många arbetsflöden och få en god överblick över din tid, journal och faktura.

Hur kan du få denna överblick?

Systemet är väldigt komplicerat – och det menar jag på ett positivt sätt. För vi siktar på att omfatta många olika funktioner såsom försäljning av klippkort, skapande av rabattkoder och inhämtning av samtycken. Det är mycket till en början.

Men samtidigt försöker vi göra EasyPractice väldigt enkelt. Och hur hänger det ihop?

När du skapar ett EasyPractice-konto har du enbart de mest grundläggande funktionerna. Du kan se kalender, kunder och kanske en journal. Vi vill introducera dig till kärnan i systemet eftersom det ofta är tillräckligt. Därifrån väljer du dina egna preferenser via vår appmeny. Det är här du själv skräddarsyr ditt system med de funktioner du vill använda. Det är inget vi tvingar på någon, utan helt frivilligt.Så låt oss gå in på lite mer detaljer i den första menyn: Kalendern.

Få en överblick i kalendern

Kalendern är systemets ryggrad. Det är här du får en överblick över hur dagen ser ut. Du kan redigera namn och färger på dina kalendrar så att de är helt skräddarsydda efter dina behov.

Vem kommer till kliniken? Vilken tid kommer personen?

Allt kommer att visas i kalendern. Du kan skapa hur många kalendrar du vill – utan att behöva betala extra. Alla dessa kalendrar kan sedan ha sina egna öppettider om du även använder en onlinebokning. 

Det finns faktiskt lite tips och tricks för hur kalendrarna fungerar ihop i systemet. Komplexiteten ökar när tjänsterna och onlinebokningen kopplas till kalendrarna. Det finns flera sätt som bokningen kan struktureras och tjänsterna kan erbjudas.

Vill du se mer om hur tjänster, kalender och onlinebokning fungerar tillsammans?

Ett annat tips att ta med härifrån är också visningen i kalendern. Den mest använda vyn är vår veckovy. En annan syn är ”översikt”. Här kan du se hur varje kalender ser ut på daglig basis. Det fungerar särskilt bra om du har +5-kalendrar och några anställda att röra på dig med.

Oavsett vilket så är det i kalendern som dagen börjar och förmodligen också slutar. Därför är översikten av största vikt här.

Skräddarsy ditt system med appar

I videon går jag direkt från kalendern till ”appar”. Och det gör jag för att här ger vi verkligen varje kund en unik möjlighet att välja sina egna funktioner. Under årens lopp får vi ofta höra förfrågningar om vi kan ”bygga” system åt enskilda kunder. Som en typ av projekt. 

Det är inget vi har haft möjlighet att göra eftersom vi anser att EasyPractice måste ha en funktionalitet som passar majoriteten och framtidens digitala klinik eller terapeut. Vi har istället prioriterat idéer från våra befintliga kunder och kollegor.

Men kan vi fylla alla kunders behov?

För en klinik vill verkligen kunna göra X, medan en annan klinik vill ha Y. Och kliniken som vill X vill inte ha Y. 

Förvirrande? 

Den underliggande poängen är i alla fall att nya funktioner vi lägger till i systemet måste uppfylla två centrala principer för oss:

1. En ny funktion får inte lägga till klick eller nya arbetsvägar för en kund som inte har aktiverat appen.
2. Appen måste omfatta en funktion som är allmänt eftertraktad av kunderna.

På så sätt tror vi att vi med åren kan utöka funktionaliteten i EasyPractice, utan att behöva ändra något för kliniker som är nöjda med sitt nuvarande utbud.

Jag kan inte gå in på djupet med alla appar i det här inlägget. Det finns helt enkelt för många. Men på sidan om funktioner och appar kan du se alla appar som kan aktiveras i EasyPractice.

Tillbaka till kärnan: Klienter

Klientmenyn ger dig en bra överblick över alla dina skapade kunder i ditt EasyPractice-system.

Här kan du söka efter specifika klienter i sökfältet när du behöver se mer information om en specifik klient. 

Direkt från översikten är det även möjligt för dig att skicka ett gruppmeddelande till utvalda eller alla klienter. Det finns två typer av gruppmeddelanden som du kan skicka. Det ena är e-post och det andra är SMS. E-post är ett enkelt och snabbt sätt att dela viktig information med kunderna. SMS-funktionen är också enkel att använda och den kostar 1,00 SEK per SMS att skicka. Detta ”gruppmeddelande” är inte detsamma som de ”påminnelser” som dina kunder får dagen före mötet. De är helt gratis och ställs in i dina inställningar.

Du hittar dina kunder från översikten och kan komma åt varje enskild kund på sin egen ”klientsida”. Här samlar EasyPractice all information du har om denna klient. Vanligtvis innehåller den åtminstone någon form av journal, de avtal kunden har haft med dig och de fakturor som är kopplade till kunden. Dessutom finns en ”evenemangsöversikt”. Här kan du se vilken aktivitet klienten har haft. 

Har kunden bokat? När är nästa möte? Hur många klipp finns kvar på klippkorten? 

Du hittar svar på allt detta i kundprofilen.

Behandlingstyper och klippkort som samlas i tjänsterna

De tjänster som erbjuds i våra kunders olika onlinebokningar varierar oerhört mycket. Därför är tjänsterna mycket flexibla att sätta upp. 

Här anger du namnet på din tjänst, varaktigheten, en eventuell beskrivning och mycket mer. Det är även i denna uppsättning som du kan ange vilka kalendrar tjänsten ska vara aktiv och kan bokas i. Det innebär att du kan ha olika tjänster aktiva olika dagar, tider eller anställda. Detta gör att du kan skräddarsy utbudet av tjänster efter vad som gäller på din klinik.

Vad händer om du inte kan se tjänsten i din onlinebokning?

Det är en fråga vi ofta får. Alla tjänster måste ställas in för att kunna bokas i din onlinebokning. Här klickar du helt enkelt på fliken ”onlinebokning” och aktiverar tjänsten.

Utöver tjänsterna kan du även skapa dina klippkort från tjänstermenyn. Allt fler använder klippkort så att kunderna har möjlighet att köpa ett helt klippkort för en typ av tjänst. Detta klippkort måste matchas med en specifik tjänst, så att kunden enkelt kan använda klippkortet när de bokar sina tider hos dig online.

Till sist vill jag också nämna möjligheten att sortera tjänsterna. Skapar du många tjänster blir det lätt stökigt. Använd gärna modulen ”skapa tjänstegrupp”. På så sätt kan du kategorisera och spara dina tjänster i ”mappar”, så att du fortfarande kan ha en överblick över alla tjänster du erbjuder.

En ekonomisk översikt över alla fakturor

Det finns lika många liknande system för bokföring som det finns för klinikverksamhet. Vi integrerar med Visma eEkonomi och Fortnox – om du använder dessa för bokföring eller för att få en ekonomisk överblick. 

Men vi har även en lösning för fakturahantering direkt i EasyPractice. Härifrån kan du skapa fakturor för dina tjänster och avtal. Därifrån markerar du dem som betalda när du tar emot betalningen på kliniken eller med till exempel Swish.

Det finns många småföretag och fristående terapeuter som klarar sig alldeles utmärkt med denna lösning i sig, då de kan skapa och skicka fakturor direkt från sitt EasyPractice-system. Men är du på en större klinik med en revisor rekommenderar vi ofta att du tittar på några av våra integrationer. Vi är experter på klinikdrift, journaler och bokning, men vi är inte experter på ekonomin på samma sätt. Om du integrerar med några av de externa systemen säkerställer vi en säker synkronisering av dina data över systemen.

Kan det bli lättare?

Ja, det kan det faktiskt. Tittar du vidare på EasyPay-lösningen finns möjlighet att automatisera allt från bokning, betalning och fakturaskapande. EasyPay är EasyPractice egen onlinebetalningslösning. Här kan du välja att aktivera en betalning för dina tjänster i onlinebokningen, så att dina kunder betalar innan de får en bokningsbekräftelse. Härifrån skapas automatiskt en faktura i EasyPractice och denna markeras som betald automatiskt. Kunden får även en faktura på sin e-post som kvitto.

Så även om EasyPractice inte är ett ekonomisystem så är jag rätt säker på att du kan hitta några riktigt bra lösningar direkt i systemet.

Den datadrivna kliniken: Statistik

Kalendern erbjuder en översikt över dina bokningar idag och imorgon. Statistikmodulen ger däremot en helhetssyn på verksamheten. Här kan du se utvecklingen avseende bokningar eller omsättningen över en längre period.

Detta ger en överblick över hur det går för verksamheten. Det kan vara svårt att säga exakt hur statistikmenyn ska användas, men det finns några vanliga mått, som när antalet bokningar är högt och vilka tjänster som är särskilt populära. Det kan ge en inblick i hur arbetsdagarna ska vara uppbyggda. Finns det till exempel några tjänster som behöver ändras i beskrivningen eller tas bort från listan? 

Dessutom kan du genom appen ”Rapporter” få en djupare inblick i hur din ekonomi ser ut. Rapporter är inte en standardfunktion i Terapeutbokning, som alltid är aktiva. Men det är en gratisapp som kompletterar statistikmodulen väldigt bra.

I appmenyn kan du aktivera ”Rapporter” och få en rapport skickad automatiskt med ett givet intervall. Till exempel dagligen, veckovis eller månadsvis. Du kan även välja att ladda ner en rapport för en självvald period i menyn ”Faktura”.

Måste du ta stora beslut eller prova en ny tjänst?

Då kanske det är statistikmodulen och dina rapporter som kan hjälpa dig i rätt riktning.

Anpassa allt i dina inställningar

Den sista rubriken är förmodligen självförklarande. Här hittar du dina inställningar för de aktiva appar och funktioner du använder i EasyPractice.

De första inställningarna som ska göras, skulle jag rekommendera, är SMS- och e-postinställningarna. Här kan du anpassa all kommunikation så att den passar det sätt du vill kommunicera på. Här kan du anpassa dina bekräftelser, påminnelser och allt du vill skicka ut regelbundet genom ditt EasyPractice-bokningssystem. Du kan även hoppa in i menyn ”prenumeration” och få en överblick över de paket du kan välja om du väljer att gå vidare med EasyPractice.

Den sista inställningssidan är ”profil”. Här kan du justera din information så att din information stämmer. Denna information kan användas någon annanstans i systemet. Det kan vara din adress i din onlinebokning, eller ditt namn i dina utgående SMS och e-postmeddelanden.

Och nu då?

Jag hoppas att du nu har fått en bra känsla för hur du bäst kan komma igång med systemet.

Om du kommer från ett annat system och har data med dig kan du gå till menyn ”inställningar”->”importera/exportera” och importera din data till EasyPractice och börja med den klient- och journaldata du har med dig.

Om du har ytterligare frågor eller behöver svar på något mycket specifikt kan du kontakta [email protected] och fråga vårt supportteam. Vi kommer att svara inom mycket kort tid.