Att hitta ett användarvänligt och säkert journalprogram är inte den enklaste uppgiften. Journalprogrammet ska vara både lätthanterligt och säkert, och framförallt ska det förenkla arbetet på kliniken snarare än att komplicera det. EasyPractice har därför utvecklat ett journalsystem som bygger på intuition, användarvänlighet och säkerhet. Vi tar Dataskyddsförordningen och säker hantering av klientuppgifter på största allvar, samtidigt som vi vill göra journalföringen till ett enklare jobb för terapeuter och behandlare.
I det här blogginlägget kommer vi att gå igenom EasyPractices journalprogram på detaljnivå. Här går vi igenom 6 centrala funktioner som ingår i systemet och hur du bäst nyttjar dem. Vi gör även en kort genomgång av säkerhetsåtgärder och GDPR-kompatibilitet. Kort och gott: här kan du läsa allt du behöver veta om EasyPractices journalsystem – både du som redan är en användare och du som funderar på att bli en.
Längst ned i blogginlägget hittar du slutligen en videoguide till journalprogrammet, som vi hoppas kommer ge dig en så bra start med journalerna som möjligt.
6 centrala funktioner i journalsystemet
Vårt journalprogram innehåller en rad olika funktioner för att underlätta och automatisera journalföringen. Men för att hitta rätt direkt kan det behövas lite guidning. Här går vi därför igenom 6 grundläggande funktioner i journalsystemet och hur du navigerar mellan dessa i systemet.
1. Skapa och skriv journalanteckningar
EasyPractices journalfunktion hittar du genom att logga in på EasyPractice och sedan klicka på “Klienter”. Klicka sedan på en klient för att komma till klientens personliga profil.
I klientens profil hittar du en mängd information. Här kan du bland annat läsa klientens logg, hålla koll på framtida och tidigare bokningar, och se vilka fakturor som har skapats för klienten. Första sidan tar dig dock direkt till journalerna. Klicka på “Skapa ny journalanteckning” för att lägga in din första journalanteckning.
När du har öppnat en ny journalanteckning hittar du några enkla verktyg för att strukturera upp anteckningen. Bland annat kan du skapa tabeller, lägga in rubriker eller punkter, och bifoga länkar direkt i anteckningen. Du kan även välja att infoga en journalmall. Hur du skapar en journalmall går vi igenom under nästa punkt.
2. Skapa journalmallar.
Journalmallar hjälper dig att effektivisera din journalföring. Ofta behöver liknande information om klienterna att samlas in på flera sätt, upprepade gånger. Då kan det vara både tidskrävande och onödigt att varje gång behöva återskapa samma frågor eller mallar för varje tillfälle. Här kommer journalmallarna till undsättning!
Under huvudmenyn Inställningar → Journal kan du skapa dina egna journalmallar. Klicka på “Skapa ny mall” och fyll i den information som mallen ska innehålla. Det kan t. ex vara en rad frågor som ställs till kunden, där svaret noteras i journalanteckningen efter behandlingstillfället. Du kan dessutom skapa så många journalmallar du vill. Alla skapade mallar kommer sedan att visas när du klickar på “Välj mall” direkt i journalanteckningen.
3. Lägg till bilder & filer och teckna direkt på bilderna.
Du kan även lägga till bilder och filer i journalerna. Att lägga in bilder ger dig en snabb överblick över din klients problematik. Här kan du även välja att rita på bilderna direkt i systemet, för att bättre kunna pinpointa t. ex en skada. I rit-funktionen kan du lägga in text och markera bilden med olika färger.
För att lägga till en fil eller en bild klickar du på knappen “Lägg till fil eller bild i journal”, ovanför journalanteckningen. Filen kommer sidan att visas vid sidan av anteckningarna.
4. Lås journalerna
En annan viktig funktion för journalerna gäller lås-funktionen. För att vårdsäkerheten ska kunna uppfyllas är det ett krav på att låsa journaler när en journalanteckning är färdigredigerad. Det innebär att journalen inte längre kan redigeras eller raderas efter att den har blivit låst. För att låsa en journalanteckning klickar du på det lilla hänglåset precis ovanför den specifika journalanteckningen.
5. Se vem som har visat journalen
För verksamheter med flera anställda så rekommenderar vi att använda appen ‘Anställda’. Då kan behörigheten till olika klientprofiler anpassas, så att bara de som arbetar med en klient har tillgång till dess uppgifter. Dessutom kan ni då se exakt vem som har öppnat en specifik journal vid en specifik tidpunkt. För att se vem som har visat en journal och när, klickar du på den lilla ögon-symbolen längst upp i journalen.
6. Ladda ner journaler
Det kan finnas en rad olika anledningar till att du behöver ladda ner en journal. Kanske vill dina klienter ta del av sina journaler? Då rekommenderar vi att ladda ner journalfilerna och skicka dem via EasyPractices funktion “Säkra Meddelanden”. Här krypteras alla meddelanden, så att journalfilerna skickas på ett säkert sätt. För att ladda ner en specifik journal klickar du på ‘molnet’ längst uppe i journalen. Du kan även välja att ladda ner en viss journalanteckning.
Ett annat scenario är att du kan behöva ladda ner alla dina journaler på en och samma gång, t. ex om du inte längre ska använda EasyPractice och vill lagra journalerna på något annat sätt. Då kan du använda vår Export/Import-funktion. Här kan du ladda ner flera journaler samtidigt i en CSV-fil, mellan specifika datum.
Dataskyddsförordningen och Socialstyrelsens rekommendationer
En fråga som vi ofta får i kundtjänsten rör just hur EasyPractice hanterar lagringen av data, med tanke på att våra användare lagrar högst konfidentiell information i systemet. Men det finns ingen anledning till oro – EasyPractice-teamet tar datasäkerhet på största allvar.
Därför har vi gjort allt vi kan för att säkerställa säkerhetsnivån i systemet. Bland annat krypteras och säkerhetskopieras all vår data dagligen till våra servrar och vi genomför kontinuerligt säkerhetstester av systemet. Årligen genomgår systemet även en fullständig säkerhetsgranskning av externa experter.
Dessutom har vi en rad funktioner och appar som gör det enkelt för dig som vårdgivare att uppfylla Dataskyddsförordningen och Socialstyrelsens rekommendationer på säker journalhantering. Här kan du läsa en komplett guide kring hur vi på EasyPractice arbetar med Dataskyddsförordningen, och vad du som behandlare behöver tänka på. Vi har även skrivit ett separat inlägg som berör Socialstyrelsens rekommendationer kring journalföring.
Det var allt för den här gången! Jag hoppas att den här genomgången kunde ge dig en snabb överblick över EasyPractice journalsystem och alla funktioner som hör till journalerna. För en ännu snabbare inblick kan du även kika på vår videoguide här nedanför, där jag visar hur journalsystemet fungerar i ljud och bild.
Om det dyker upp några frågor eller funderingar kring journalprogrammet som inte besvarats här, så är du mer än välkommen att höra av dig till oss på [email protected] eller kolla in vår kompletta guide på vårt hjälpcenter. Vi ser fram emot att höra från dig! 🙂
