Enkel fakturering direkt i bokningssystemet

Vi har skapat en enkel och smidig faktureringsfunktion som gör det möjligt för vemsomhelst att hantera och administrera fakturor. Varför krångla till det när man kan fakturera sina klienter direkt genom sitt online bokningssystem? ?

Det finns 3 olika metoder till att skapa fakturor. I detta blogginlägget kommer vi gå igenom alla tre så att ni lättare kan ta del av vår vårt system för en mer effektiv faktureringsprocess. Vi har även inkluderat mer generell information om faktureringstjänsten, såsom möjligheten att skapa mallar.

1) Skapa fakturor genom sektionen ’Fakturor’

Eftersom fakturering är en stor del av det administrativa arbetet på en klinik har vi sett till att ha en komplett faktureringsfunktion. I menyn längst upp hittar man en hel sektion som heter ”Fakturor”. Klickar man sig vidare hittar man en lista över alla sina fakturor, samt en översikt över sin totala omsättning det senaste året, månaden och veckan. Genom färgkodning kan du även se om en faktura är markerad som ”betald” eller om den är i väntat på betalning. Du kan även se om en faktura är försenad.

Under denna sektionen är det möjligt att skapa sina egna fakturor. Det du gör är att klicka på ”Skapa ny faktura”. Därefter fyller du information såsom:

• Kund
• Tjänst
• Fakturadatum och betalningsdatum

Om du har sparade kunder i systemet kommer kundinformationen automatisk läggas till på fakturan. Detta gäller även för sparade tjänster. Om du har tjänster sparade i ditt system behöver du endast välja rätt tjänst från rullgardinsmenyn som kommer upp när du klickar på ”Text”. Här kan du också välja att fakturera för onlinekurser, eller för bokningar i kalendern som inte har fakturerats. Efter att du har valt vad som ska faktureras kommer pris och moms att automatisk fyllas i. Du kan lägga till flera tjänster, onlinekurser eller bokningar på en och samma faktura.

Skapa en kreditnota

Denna funktionen har nog varit lite extra användbar nu under pandemin, då flera bokningar har behövts ställas in. Ifall dina kunder ha betalat för sin inställda behandling i förväg kan det vara händigt att kunna skapa kreditnotor direkt i systemet. Du kan antigen välja att skapa en kreditnota med associerande faktura eller skapa en oberoende kreditnota. Framgångssättet för att skapa en kreditnota är nästan identiskt med det att skapa en faktura. Du fyller information om kund, tjänst, fakturadatum och betalningsdatum. Efter att du har skapat en kreditnota kommer din totala omsättning att uppdateras, precis som den gör varje gång du skapar en faktura.

Efter att du har skapat en kreditnota kan du välja att skicka kreditnotan via mejl till valfri mottagare. Det är även möjligt att skriva ut kreditnotan.

2) Fakturering direkt genom en kunds profil

Det är även möjligt att skapa fakturor direkt från kundens profil. I menyn längst upp hittat man en sektion som heter ”Klienter”. Här hittar du alla dina sparade kundprofiler. Genom att klicka på en kund får du flera alternativ. Här kan du bland annat skriva en journalanteckning, se tidigare bokningar, skapa en ny bokning, se gamla fakturor eller skapa en ny.

När du skapar en ny faktura direkt från kundens profil finns kundens information automatiskt med på fakturan. Det enda du behöver göra är att välja:

• Tjänst
• Fakturadatum och betalningsdatum

Antingen så fyller du i det manuellt eller så väljer du från förbestämda tjänster. Prisinformation och moms fylls då i automatiskt.

3) Fakturering direkt genom bokningen

Det sista alternativet är att skapa en faktura direkt från bokningen i din kalender. Detta gör du genom att först klicka på bokningen. Då får du upp flera olika alternativ, såsom möjligheten att redigera bokningen, ändra status och skapa ny faktura.

När du skapar en ny faktura direkt från bokningen finns prisinformation och moms automatiskt med på fakturan. Det enda du behöver göra är att välja:

• Kund
• Fakturadatum och betalningsdatum

Igen kan du välja mellan att fylla i kundinformationen manuellt eller genom att välja bland dina sparade kunder. Väljer du en av dina sparade kunder kommer essentiell kundinformation att fyllas i automatisk på fakturan.

Vad händer efter att jag har skapat en faktura?

Efter att du har skapat en faktura klickar du på ”Godkänn faktura” och sen er fakturan skapad. Du har då tre möjligheter:

• Skicka fakturan
• Markera fakturan som betald
• Skriva ut

Fakturan kommer att sparas i listan över fakturor, samt synas på den totala omsättningen för veckan, månaden och året. Detta betyder att alla fakturor som du skapar i EasyPractice sparas på ett och samma ställe, så att du tydligare får översikt över din totala omsättning. Det spelar ingen roll hur du tar emot en betalning för en bokning, du kan alltid skapa en faktura och markera den som betald. På så vis håller du bättre koll!

Skapa och redigera fakturamall

Under ”Inställningar” -> ”Faktura” kan du redigera din fakturamall. Vi rekommenderar starkt att skapa en fakturamall, då det underlättar de administrativa uppgifterna. Den mallen du skapar kommer automatiskt att väljas varje du önskar att skapa en faktura, oavsett vilket framgångssätt du väljer. Under inställningar kan du bland annat lägga till verksamhetens namn, logga och fakturatext. I din fakturatext kan du inkludera viktig information såsom hur kunden betalar för sin bokning, betalningsvillkor och bankinformation. Du kan också välja att inkludera annan information. Hur du skapar din fakturamall är helt upp till dig!

Andra inställningar som kan vara värt att ta en kik på är:

• Antal dagar från fakturadatum till förfallodag
• Bestäm om klientens personnummer ska vara synligt när du skapar fakturor
• Nästa fakturanummer

Vi önskar att samla alla administrativa uppgifter i ett och samma system för att göra vardagen lite enklare för alla våra kunder. Därför var det viktigt att skapa en komplett faktureringsfunktion baserat på den feedback som vi har tagit emot från er. Vår funktion för fakturering används flitigt av flera av våra kunder, då bokföring är en essentiell del arbetsdagen. Ta del av en av våra kärnappar du med och få mer tid till annat!

Jag hoppas att detta inlägget gav dig en bättre översikt över hur du kan använda EasyPractice för en mer effektiv fakturering. Om du nu har några frågor omkring fakturor eller kreditnotor så skriv till oss på [email protected] eller kolla in vår kompletta guide om fakturor direkt i vårt hjälpcenter!