En smart og effektiv fakturering direkte i bookingsystemet

Vi har laget en enkel og fleksibel faktureringsfunksjon som gjør det mulig å håndtere og administrere enkel fakturering. Det er 3 forskjellige måter for hvordan man kan opprette fakturaer. I dette blogginnlegget vil vi gå gjennom alle tre, slik at du kan effektivisere faktureringsprosessen. Dette blogginnlegget inkluderer også mer generell informasjon om faktureringsfunksjonen, som for eksempel muligheten til å lage maler.

1) Opprett fakturer gjennom seksjonen ‘Fakturaer’

Siden fakturering er en stor del av det administrative arbeidet på en klinikk, har vi sørget for å ha en komplett faktureringsfunksjon til en oversiktelig og enkel fakturering for deg. I menyen øverst finner du en hel seksjon for ‘Fakturaer’. Hvis du klikker deg videre herfra vil du finne en liste over alle fakturaene dine, samt en oversikt over din totale omsetning det siste året, måneden og uken. Gjennom fargekoding kan du også se om en faktura er merket som ‘betalt’ eller om den venter på betaling. Du kan også se om en faktura er forsinket.

Under denne delen er det mulig å lage dine egne fakturaer. Det du gjør er å klikke på ‘Opprett ny faktura’. Deretter fyller du ut informasjon som:

• Klient
• Tjeneste
• Fakturadato og betalingsdato

Hvis du har lagret klienter i systemet, blir klientinformasjonen automatisk lagt ved i fakturaen. Dette gjelder også for lagrede tjenester. Det betyr at dersom du har tjenester allerede lagret i systemet ditt, trenger du bare å velge riktig tjeneste fra rullegardinmenyen som vises når du klikker på feltet under ‘Tekst’. Her kan du også velge å fakturere for online kurs, eller for avtaler i kalenderen som ikke er fakturert. Etter at du har valgt hva som skal faktureres, vil pris og moms automatisk også fylles ut. Du kan legge til flere tjenester, online kurs eller andre avtaler på en og samme faktura.

Opprett en kreditnota

Denne funksjonen har sannsynligvis vært ekstra nyttig nå under pandemien, ettersom flere avtaler har måttet avlyses og betalinger refunderes. Hvis klientene dine på forhånd har betalt for sin kansellerte behandling, kan det være lurt å kjenne til hvordan man oppretter en kreditnota direkte i systemet. Du kan enten velge å opprette en kreditnota med en tilhørende faktura eller opprette en uavhengig kreditnota. Prosedyren for å opprette en kreditnota er nesten helt den samme som når man oppretter en faktura. Det betyr at du må fylle ut informasjon om klienten, tjenesten, fakturadato og betalingsdato. Etter at du har opprettet en kreditnota vil din totale omsetning bli oppdatert, akkurat som den gjør hver gang du oppretter en faktura.

Etter at du har opprettet en kreditnota, kan du velge å sende kreditnotaen via e-post til en hvilken som helst mottaker. Det er også mulig å skrive ut kreditnotaen.

2) Enkel fakturering direkte gjennom en klients profil

Det er også mulig å opprette fakturaer direkte fra klientenes profil. I menyen øverst finner du en seksjon som heter ‘Klienter’, og her finner du alle dine lagrede klientprofiler. Ved å klikke på en klient får du flere alternativer. Her kan du blant annet skrive en journal, se tidligere avtaler, opprette en ny avtale, se gamle fakturaer eller opprette en ny.

Når du oppretter en ny faktura direkte fra klientens profil, blir klientens informasjon automatisk lagt til på fakturaen. Alt du trenger å gjøre er å velge:

• Tjeneste
• Fakturadato og betalingsdato

Enten så fyller du ut tjenesten manuelt, eller du velger blant forhåndsbestemte tjenester. Prisinformasjon og moms vil da automatisk fylles ut.

3) Enkel fakturering gjennom avtalen

Det siste alternativet er å opprette en faktura direkte fra avtalen i kalenderen din. Dette gjør du ved å først klikke på avtalen. Da får du flere forskjellige alternativer, som muligheten til å redigere avtalen, endre status og opprette en ny faktura.

Når du oppretter en ny faktura direkte fra avtalen, blir prisinformasjon og moms automatisk inkludert på fakturaen. Alt du trenger å gjøre er å velge:

• Klient
• Fakturadato og betalingsdato

Igjen kan du velge mellom å fylle ut klientinformasjonen manuelt eller ved å velge fra dine allerede lagrede klienter. Hvis du velger en av dine lagrede klienter, vil viktig klientinformasjon fylles ut automatisk på fakturaen.

Hva skjer etter at jeg har opprettet en faktura?

Etter at du har opprettet en faktura, klikker du på ‘Godkjenn faktura’ og deretter blir fakturaen din opprettet. Du har da tre alternativer:

• Send fakturaen
• Merk fakturaen som betalt
• Skriv den ut

Fakturaen blir lagret i listen over fakturaer, og vil være synlig på den totale omsetningen for uken, måneden og året. Dette betyr at alle fakturaer du oppretter i EasyPractice lagres på ett sted, slik at du får en bedre oversikt over ditt totale salg. Det spiller ingen rolle hvordan du mottar en betaling for en avtale, du kan alltid opprette en faktura og merke den som betalt. På den måten holder du bedre oversikt!

Opprett og rediger fakturamal

Under ‘Innstillinger’ -> ‘Faktura’ kan du redigere fakturamalen din. Vi anbefaler på det sterkeste å lage en fakturamal, da det letter de administrative oppgavene. Malen du oppretter blir automatisk lagt ved fakturaen når du opprette en ny, uansett hvilken av de 3 fremgangsmåtene du velger. Under innstillinger kan du blant annet legge til firmanavn, logo og fakturatekst. Fakturateksten kan inkludere viktig informasjon, for eksempel om hvordan klienten betaler for avtalen, betalingsbetingelsene og bankinformasjon. Du kan også velge å ta med annen informasjon. Hvordan du lager fakturamalen din er helt opp til deg!

Andre innstillinger det kan være verdt å ta en titt på er:

• Antall dager fra fakturadato til forfallsdato
• Bestem om klientens personnummer skal være synlig når du oppretter fakturaer
• Neste fakturanummer

Vi ønsker å samle alle administrative oppgaver i ett og samme system for å gjøre hverdagen for kundene våre litt enklere. Derfor har det vært viktig å lage en komplett faktureringsfunksjon basert på tilbakemeldingene vi har mottatt fra dere. Faktureringsfunksjonen brukes flittig av flere av kundene våre, ettersom regnskap er en viktig del av arbeidsdagen. Ta del i en av våre kjerneapper og få mer tid til andre ting!

Jeg håper dette innlegget ga deg bedre oversikt over hvordan du kan bruke EasyPractice for mer effektiv og enkel fakturering. Hvis du nå har spørsmål om fakturaer eller kreditnotaer, kan du skrive til oss på [email protected].