Guide til sikker online videobasert e-konsultasjon med Whereby.com

Kjære alle kunder og brukere på EasyPractice,

Vi har nettopp utgitt en utvidelse direkte i EasyPractice som tilføyer videomøter til systemet. Les mer på vår blogpost om videomøter for terapeuter, psykologer og klinikker. Jeg vil derfor videre gi en liten guide til hvordan man benytter seg av Whereby.com tilknyttet vår nye funksjon: Videomøter.

Hvorfor videomøter?

Formålet er å bidra til å sikre at du som terapeut kan tilby dine klienter en mulighet for å avholde konsultasjoner, uten å møtes fysisk!

Vi har sett på følgende parametre i vår gjennomgang av software til videokonsultasjoner.

1. GDPR compliance
2. Brukervennlighet for klienter
3. Brugervennlighet for klinikk/terapeut
4. Fungerer profesjonelt og føles fint og trygt

OBS: Hvis du ønsker å bruge en annen software enn Whereby.com kan du også gjøre det. Vi velger å lage en guide spesielt til Whereby, ettersom av hensyn til det aktutte behov vil vi foreslå at man bruker dette systemet, da det er tale om et norsk system med sterk kryptering, som ikke lagrer videodata på sine egne servere. Utover dette har de også styr på databehandler-avtale, samt håndtering av samtykke. 

Det er også viktig for oss å uttrykke at vi ikke er sponset av Whereby.com og vi tjener ikke penger på deres service. Vi har forsøkt å finne det beste systemet for våre klienter og funnet ut at deres service er en fornuftig løsning.

Online videokonsultationer med EasyPractice og Whereby.com

Dersom du anvender Whereby med EasyPractice kan du enkelt og sikkert gi dine klienter mulighet for å møte deg i et kryptert online møterom som du kontrollerer. Det er enkelt å sette opp og det fungerer på tvers av systemer (MacOS, Windows, Linux, m.m.)

Noen av de viktige funksjoner er blant annet:

1. Du har adgang til å avgjøre hvem som kan komme inn i ditt virtuelle rom.
2. Du kan (og bør) innstille ditt rom til at gjester skal «banke på» for å komme inn i lokalet. Dette gjør rommet sikkert, og slik at andre ikke bare kan «brase inn».
3. Klienten skal ikke installere noe software, men skal bare klikke på den linken du sender dem. Linken er alltid det samme.
4. Du kan innstille EasyPractice til å automatisk sende linken til ditt møterom i SMS- og e-mail påminnelser, slik at det er enklest mulig for både deg og klienten.
5. Du kan opprette ditt virtuelle rom som en kalender i EasyPractice, slik at du håndterer det som et rom på lik linje som dine fysiske lokaler.

Slik kommer du i gang med Whereby

Her er hva du må gjøre for å få det hele satt opp.

Step #1 Opprett en bruker hos EasyPractice

Hvis du ikke allerede har en bruker på EasyPractice skal du starte med å opprette en. Det gjør du her – og det er fullstending gratis å komme i gang.

Kontakt vår support på [email protected], hvis du har bruk for hjelp til å sette alt opp.

Step #2 Opprett en bruker på Whereby.com

Hvis du ikke allerede har en bruker på whereby.com kan du oprette en på www.whereby.com.

Bildet under viser hvordan forsiden på whereby.com ser ut. Det er den store blå «Get started» knappen du skal trykke på, inne på deres website.

Trykk på “Get started” og følg guiden under bildet.

Guide til Whereby.com:

1. Det første du gjør er å taste inn ditt eget navn, samt din e-postadresse.
2. Du mottar så en e-post fra Whereby med en kode du skal taste inn i deres system. Dette er for å sikre, at du har skrevet den korrekte e-postadresse.
3. Nå skal du velge hvilken type abonnement du skal bruke. Velg først ‘Free’ så du har mulighet for å lage ett virtuelt rom med plass til én gjest utover deg selv. Du kan alltid oppgradere senere.
4. Deretter skal du velge hvilken adresse du vil ha. Jeg har eksempelvis satt mit møtelokale opp på whereby.com/piatest. Jeg vil anbefale at du velger et navn som du kan huske og som er enkelt å stave. For eksempel navnet på din praksis eller kanskje ditt eget navn.
5. Nå er du oprettet. Klikk inn på ‘Account’ i menyen til venstre. Her inne kan du laste opp et bilde av deg selv. Det er en god idé å gjøre, så dine klienter kan se at det nettopp er deg. Den slags er med på å skape en trygghet. Hvis ikke du har et bilde akkurat nå kan du alltid hoppe over dette trinnet og sette inn et bilde senere.
6. Klikk tilbake på ‘Rooms’ i menyen og klikk deretter på ‘Go to room’-knappen ved siden av rommet du har opprettet.
7. Browseren din vil nå potensielt spørre deg om å akseptere å dele webcam og mikrofon. Dette skal du akseptere. Deretter kan du trykke ‘Join meeting’.
8. Nå er du inne i ditt møte. Her inne kan du se linken du kan dele med dine klienter. Alle klienter skal bruke den samme linken.
9. Viktig: Det er viktig at du nå klikker på tannhjulet oppe i høyre hjørne og deretter trykker på ‘Room’. Her inne skal du så ‘Locked room’ til, slik at gjester ikke kan komme inn i møtet uten å banke på først. Du kan dog alltid se alle deltakere i rommet, uansett hva, så ingen kan lytte med mindre du kan se at de er til stede i rommet. Hvis du har slått på ‘Locked room’, skal du selv godkjenne alle gjester.

Step #3 Innstil EasyPractice så du sender informasjon til dine klienter 

Når du har satt Whereby.com opp korrekt, kan du innstille EasyPractice så dine klienter får beskjed om hvordan de deltar i møtet. Vi anbefaler, at du endrer:

1. SMS-påminnelser
2. E-mail påminnelser

Begge deler kan endres ved å logge inn i EasyPractice og klikke på Innstillinger og deretter E-mail og SMS. Her kan du se hvordan det ser ut når du endrer dine E-mail påminnelser. Husk å redigere både E-mail og SMS!

I eksempelet over har jeg innsatt en forklaring til klienten, som beskriver hvordan vedkommende kan delta online.

Send gruppebeskjeder

Når du endrer dine E-mail- og SMS-påminnelser vil dine klienter motta forklaringen som en del av deres påminnelse, som alltid. Vi anbefaler dog også, at du sender ut en SMS eller en e-mail til alle dine klienter hvor du informerer om den endrede praksis ifht. konsultasjoner.

Du kan sende Gruppe-SMS’er ved å klikke inn under Klienter og trykke på Ny gruppe SMS –> Velg alle klienter.

Deretter kan du sende en beskjed om den nye praksis til dine klienter. Alle dine klienter skal bruke den samme linken, så du behøver ikke opprette en ny konto hver gang du får en ny klient. Én av de smarte ting ved Whereby.com er nettop, at det fungerer litt som et fysisk lokale. Det er ét rom og det er alltid det samme rom.

Har du spørsmål, bekymringer eller behov for hjelp?

Vi sitter klar til å hjelpe og er ved full bemanning i hverdager og helger. Kontakt oss på [email protected], og vi svarer så raskt som mulig 🙂