Nye forbedringer til journaler, e-poster og mer!

Et nytt kvartal har passert oss alle sammen, og hos EasyPractice har vi igjen fokusert på hvordan vi kan skape mer verdi for kundene våre. I tradisjonens tro skriver jeg her et omfattende blogginnlegg som tar for seg alt som har blitt introdusert i EasyPractice de første 3 månedene av 2022. Det inkluderer blant annet forbedringer av journalfunksjonen, utseende på e-postene, de ansattes rettighet og mer.

La oss hoppe ut i det!

Automatisk låsning og bedre filhåndtering

Journalene er uten tvil en av de mest brukte applikasjonene hos EasyPractice. Noen kaller oss til og med et «journalsystem». Derfor har journalføringsfunksjonen blitt ekstra viktig for oss og vi jobber stadig med å forbedre opplevelsen våre kunder får når de skriver nye oppføringer i klientjournalene sine. Vi har endelig gleden av å introdusere to store forbedringer av journalene.

For det første kan du nå automatisk låse journalene dine etter at du har skrevet dem. GDPR og datasikkerhet er en merkesak for oss, og vi har mottatt flere henvendelser vedrørende låsing av journaler, da det stadig er flere som ønsker dette.

Vi har derfor introdusert en ny innstilling i journalene hvor man kan aktivere en funksjon som gjør at systemet automtaisk låser journalene dine for deg. Så behøver du ikke å tenke på det og risikere å glemme det. 

Du kan finne fram til dette alternativet under ‘Innstillinger’ → ‘journaler’ → innstillinger. Du kan aktivere og deaktivere denne funksjonen akkurat som det passer deg!

I tillegg har vi gjort filhåndteringen litt bedre i journalinnleggene. Tidligere var det slik at alle filer i journalen ble samlet i margen til høyre, men nå er det altså mulig å legge til en fil eller et bilde direkte i et journalinnlegg. Ved hjelp av ekstremt nyttige og verdifulle tilbakemeldinger fra dere som bruker systemet, har jeg forstått at dette er en viktig funksjon, dersom et bilde skal knyttes spesifikt til en journalpost.

For å legge til en fil (eller et bilde) i journaloppføringen, trykk på fil- eller bildeikonet før du lagrer oppføringen. Da er det enkelt å finne tilbake til, samt tilknytte det til en bestemt avtale.

Oppdatering og forbedringer av e-postene våre

På samme måte som vi vet at journalene er en av de mest brukte appene i systemet, vet vi også at det blir sendt utrolig mange e-poster til klienter gjennom EasyPractice. Det kan for eksempel være bookingbekreftelser, påminnelser, PIN-koder eller noe helt annet.

Selv om det ikke bærer noen funksjon i seg selv hvordan disse e-postene ser ut, er vi veldig bevisste og oppmerksomme på det uttrykket kunden møter.  Vi har derfor oppdatert utseendet på mailene våre slik at de får disse «2022-kantene» (de runde kantene) og litt mer farge. Ganske enkelt gjør vi dem litt mer moderne med noen enkle forbedringer!

Jeg har inkludert et bilde av e-posten før og etter denne justeringen. Den skarpe leseren vil også bemerke seg at vi har sagt farvel til den brede svarte bjelken.

Transparent kommunikasjon fra ansatte og flere rettigheter

Det er ikke alle som bruker ‘Ansatte’-appen hos oss, men jeg syntes allikevel at den fortjener en plass på listen. Årsaken er at vi ser en jevn økning i antallet ansatte som blir opprettet på forskjellige EasyPractice-kontoer. Det syntes vi er veldig gøy!

Derfor har vi nå kommet med noen forbedringer til denne funksjonaliteten. Vi har tatt en ekstra titt på kommunikasjonen mellom klinikken og klienten.

Vi har blitt gjort oppmerksomme på at når man jobber i en klinikk, er det ikke hensiktsmessig at administratoren skal bli påminnet om endringer på tvers av alle ansatte. Derfor er det nå slik at meldinger til klinikken vedørende en klientavtale går direkte til den tilknyttede ansatte. Tilsvarende vil en bekreftelse og påminnelse nå personifiseres med den ansatte. På den måten får klienten en personlig opplevelse med klinikken og behandleren som han eller hun skal besøke.

En annen ting vi har valgt å fokusere på og gjort endringer ved, er de ansattes begrensede tilgang til innstillinger og apper. Dette innebærer at klinikkeier ikke lenger behøver å endre i innstillinger eller aktivere alle apper selv. Nå kan de ansatte hjelpe til! Administrator kan tildele rettigheter til sine ansatte, slik at de har adgang til å endre innstillinger eller aktivere apper på egenhånd. Da kan arbeidsfordelingen forbedres og gjøres mer detaljert.

Tre ekstra godbiter

Gratuler klientene dine med dagen og gjør deg bemerket!

Personlig uttrykk er superviktig. Og hvordan kan man som klinikk «gi det lille ekstra»? Som klinikk synes jeg det er viktig å kunne bli lagt merke til på de mindre tingene også. Her fikk vi en idé (du kan fortelle oss om den er god), hvor vi lar systemet varsle deg når en klient har bursdag.

Et nytt filter har blitt lagt til i klientoversikten din, slik at du kan filtrere ut kunder med kommende bursdager og sørge for å si gratulerer med dagen. Og kanskje til og med gi en liten gave neste gang de kommer til klinikken. Vi har også lagt til et ikon på avtalen i kalenderen. Det betyr at det kommer en bursdagskake ved siden av klienten dersom vedkommende har bursdag den dagen han eller hun besøker klinikken din.

Få enkel, rask og nyttig hjelp i systemet

I tillegg har vi gjort det mulig å få bedre hjelp direkte i systemet ved bruk. Vi har utviklet et helt nytt hjelpesenter. Dette er en slags manual til systemet. Akkurat som manualen for bilen som ligger i hanskerommet, og som vi alle bruker hele tiden…

La oss si at du går til fakturamenyen og tenker: «Hvordan fungerer de nåværende fakturaene?» Klikk her på navnet ditt øverst til høyre og deretter på ‘hjelp’. Her vil hjelpesenteret automatisk vise deg riktig side, hvor du kan lese mer informasjon om nettopp dette.

Det synes vi er smart!

Automatisk søkefelt for raskere navigering

Det siste jeg vil nevne før jeg avslutter, er en forbedret navigasjon i systemet. Når du navigerer fra en meny til en annen (la oss si fra ‘Kalender’ til ‘Klienter’), aktiverer EasyPractice automatisk søkefeltet i klinikkmenyen slik at du kan starte søket. I løpet av én dag tror jeg det er mange museklikk du ikke lenger trenger å bekymre deg for.

Det var oppdateringen for denne gang. I tillegg til de «nye tingene» og forbedringer jeg har delt med deg her, retter vi jevnlig alle de mindre feilene vi også finner. På den måten sikrer vi at systemet vårt er raskt, oppdatert og trygt å bruke – til enhver tid. Vi håper du fortsetter å ha glede av EasyPractice-systemet ditt og at du følger vår kontinuerlige utvikling av systemet.

Ha en fin påske!
Med vennlig hilsen,
Oliver, EasyPractice.