Hvilke bransjer bruker et klinikk administrasjonssystem

Enten du er psykolog, yogainstruktør eller musikkterapeut, må du på et tidspunkt i karrieren har hørt begrepet «klinikk administrasjonssystem«. I dette blogginnlegget forklarer vi kort hva klinikk administrasjonssystem er og hvordan den (uavhengig av yrke) kan hjelpe deg med å administrere den daglige driften av klinikken din.

Hos EasyPractice har vi brukt mye tid og energi på å tilpasse systemet vår spesifikt til behovene for ulike profesjoner. Vi veet at ulike yrker og bransjer krever spesifikke funksjoner i et system. Målet vårt er å gjøre hverdagen din enklere, slik at du kan fokusere på de tingene som er mye morsommere (og givende) enn administrasjonsarbeid.

Hva er egentlig klinikk administrasjonssystem?

Klinikk administrasjonssystem er en type helseprogramvare som styrer den daglige driften til en praksis eller klinikk. Den hjelper til med å organisere administrative oppgaver og timebestilling, forenkle fakturering og administrere pasientjournaler.

Programvareleverandører for slike systemer kan tilby et mangfold av funksjoner, men et styringssystem for god praksis bør inkludere et planleggingsprogram for å administrere pasientbookinger. I tillegg bør klientjournaler som lagrer viktige pasientdetaljer være en kjernefunksjon i ethvert styringssystem for god praksis.

Kjernetrekk ved et styringssystem for god praksis:

• Online booking
• Klientjournal og database
• Pasientkorrespondanse
• SMS/E-post påminnelser om avtale
• Fakturering

EasyPractice har alt!

Hvilke yrker bruker slik programvare?

En praksis kan være mange ting og bestå av mange typer yrker. Det vi har lagt merke til hos EasyPractice er at de som har hatt stor nytte av våre tjenester og system er like store klinikker som har mange kunder, travle hverdager, og fulle timeplaner og mindre klinikker som lever av god kundeservice og opplevelser – både før og etter behandling. Hos EasyPractice jobber vi med en rekke ulike profesjoner som alle har godt av å ha et klinikksystem satt opp i sin klinikk. For å gjøre det så enkelt for deg som mulig, har vi delt dem inn i kategorier nedenfor:

Skjønnhets – og skjønnhetsforbedrende behandlinger:

• Kosmetolog
• Frisør
• Tatovør
• Negleteknikker
• Permanent makeupartist

Sport, massasje og fysiske behandlinger

• Akupunktør
• Kroppsterapeut
• Kropps-SDS-terapeut
• Fotlege
• Kiropraktor
• Trener
• Personlig trener
• Treningsinstruktør
• Pilates instruktør
• Yogainstruktør
• Massør
• Sportsmassør

Alternativ behandling:

• Kranioskral terpeut
• Klarsynt
• Helbreder
• Hypoterapeut
• Mindfulness profesjonelle
• Musikkterpeut

Psykisk helse og medisinsk hjelp:

• Kognitiv terapeut
• Samtaleterapeut
• Parterapeut
• Familieterpeut
• Kostholdsveileder
• Psykiater
• Psykodynamisk terapeut
• Psykolog
• Psykoterpeut
• Sexolog

Fant du ikke yrke ditt på listen? Ikke bekymre deg! Vi er åpne for alle virksomheter som trenger et klinikkstyringssystem og dette er bare eksempler på profesjonene vi arbeider med.

Hvordan ulike profesjoner drar nytte av klinikk administrasjonssystem?

Jeg håper du fant yrket ditt på listen. Men selv om det ikke er tilfellet, er jeg overbevist om at klinikk administrasjonssystem for praksisstyring kan hjelpe deg med dine daglige gjøremål. For å vise deg hvordan klinikk administrasjonssystem kan hjelpe deg, vil jeg introdusere tre casestudier. De ha alle forskjellige yrker og har brukt programvare for praksisadministrasjon i lang tid og er veldig fornøyd med det. Og tro meg, de kunne ikke vært mere forskjellige!? Hvis du er interesser i å lese mere, har vi flere eksempler på hvordan ulike utøvere bruker et klinikk administrasjonssystem.

Hvordan er skjønnhetsklinikk bruker et klinikk administrasjonssystem for å håndtere klientstrømmen sin:

Humlegårdsklinikken er en familiebedrift i Sverige med to klinikker som tilbyr konsultasjoner, injeksjonsbehandlinger med botulinumtoksin og fillers, samt fettreduksjon, hårfjerning og mye mer.

Klinikk administrasjonssystem for en bedre kundeflyt

Med online booking har kundene fri tilgang til kalenderen og det har en positiv effekt på kundestrømmen på klinikken. Klienter finner en passende time, bestiller timen og får en påminnelse om behandlingen. Gjennom denne automatiseringen av bestillingsprosessen kan klinikkens terpeuter spesialisere deg på kundebehandling i stedet for adminsitrasjon. Et administrasjonssystem håndterer i dag de fleste av klinikkens bestillinger og kan derfor kan klinikken og dens ansatte fokusere enda mere på behandling av klienter.

Hold kundenes journaler sikker

Da Humlegårdsklinikken tok i bruk klinikk administrasjonssystem, ble det plutselig mulig å integrere journalsystemet sitt med online bookingen. Kundenes journaler er sikre, online og enkle å få tilgang til på en mobil enhet, nettbrett eller skrivebord. Den tillater også bildeopplastninger slik at klinikken kan lagre før-og etter bilder i klientens journal. Ganske viktig for en skjønnhetsklinikk, ikke sant? Klinikken kan lagre informasjon på en enkel og sikker måte samtidig som den overholdet reglene for GDPR, som er av største betydning for klinikken.

Flere ansatte bruker samme system

Humlegårdsklinikken har to klinikker og mange ansatte. Med Ansatt-appen jobber flere utøvere sammen (eller på samme sted) og kan ha individuelle kalendere. Hver av de ansatte har individuell tilgjengelighetstid og tjenester i kalenderen. Men, eierne kan holde oversikt over alt på klinikkene sine, inkludert kalendere og tillatelser til sine ansatte. Med oversikten kan de enkelt se hvilke timer som er bestilt.

«EasyPractice er logisk og enkelt å bruke for å våre kunder, men også for personalet» – Dr. Lennart Sandberg.

For Humlegårdsklinikken er nettsiden og muligheten til å tilby online booking til sine kunder avgjørende. I tillegg til online booking, bruker skjønnhetsklinikken andre funksjoner og apper som Google Kalender, Gavekort og Samtykke – appen. Dette gjør at mye av klinikkens administrative arbeid er smalet i klinikk administrasjonssystemet. Hvis du ønsker å vite mer om Humlegårdsklinikken og hvordan den har nytte av å bruke et klinikk administrasjonssystem, kan du lese hele historien i vår casestudie om Humlegårdsklinikken.

Fysioterpeuter krever et ekstra lag med sikkerhet:

Gitt er en dansk fysioterapeut og ekspert i idrettsmedisin som tilbyr et bredt spekter av tjenester. Hun started «Health Partner w. Gitte Vestergaard» og er utdannet innen tradisjonell fysioterapi og videre spesialiser innen ortopedisk kirurgi og idrettsmedisin. Det viktigste for hennes praksis er å sikre at hennes data og prosesser er sikre.

To faktor autentisering for sensitiv data

Som behandler ved Gitte at det å være en del av den digitale verden er uunngåelig. Derfor er det svært viktig å sørge for at all sensitiv data er lagret sikkert og at de ikke kan nås av uautoriserte personer. Det er derfor Gitte verdsetter Autensiterings-appen høyt. To-faktor-sikkerhets appen legger til et ekstra lag med sikkerhet når du logger inn på kontoen til utøvere.

«Jeg har anbefalt dette klinikk administrasjonssystemet til tre av de andre terapeuter som jobber i min felles klinikk, og de har nå stor glede av å være brukere her» – Gitte

Sikker online booking gjennom datakryptering

Gitter trenger ikke å bekymre seg for sikkerheten. All sensitiv personopplysninger er kryptert og lagret sikker på danske servere med regelmessig sikkerhetskopier. Å ha et sikkert booking- og administrasjonssystem sikrer et nivå av profesjonalitet (og sikkerhet for både klinikken og klienten) som ikke var mulig med bookinger gjennom tekst, e-post og telefonsamtaler. Hvis du vil vite mer om Gitte og hvordan hun drar nytte av å bruke klinikk administrasjonssystemer, kan du lese hele historien hennes i vår casestudie om Gitte.

Enkel og grei fakturering for en psykoterapeut i København

Lise er psykoterpeut som driver sin egen klinikk Et klinikk administrasjonssystem bidrar til å gjøre dette enklere og mere håndterbart. I sin praksis tilbyr Lise ulike former for terapi som individ-, par- og familieterapi, med mulighet for familieoppsett. Familieoppsettsterapi er en form for psykoterapi som fokuserer på familien som en helhet.

Viktigheten av å holde sensitive informasjon i journaler trygt

Lisa tar for seg sensitiv informasjon og historier fra pasientene sine. Det ville være veldig, veldig dårlig for hennes hvis noe skjedde med notatene hennes. Derfor holder et sikker journalsystem alt trygt. Lise behandler ulike typer pasienter med individuelle behov. Dette gjør det viktig å at journalsystemet hennes kan legge behovet for tilpasning på pasientnivå.

Samtykkeerklæring gjort enkelt

Det kreves at Lise innheter samtykkerklæring for behandling av sine pasienter. Med samtykkeappen har hun oversikt over kundene sine og kan se hvem som har gitt samtykke til databehandling og hvem som enda ikke har gitt samtykke. Hele prosessen er automatisert, og sparer derfor Lise for mye papirarbeid og tidkrevende innsamling. Alt går automatisk gjennom systemet hennes. Denne appen er også helt i samsvar med kravene i GDPR.

Unngå kjedelig papirarbeid med den automatiserte faktureringsfunksjonen

Det er mange fordeler med å ta bestillingene dine til et online system. Mange ting kan automatiseres og forenkle dine daglige oppgaver. Med automatisk nettfakturering sørger Lise for at alt går knirkefritt og at oppgavene hennes tar kortere tid. Hun liker at økonomien i virksomheten hennes har kontroll og faktureringsfunksjonen er lagret for å gjøre regnskapet mer håndterbart, slik at det blir lettere for lisa å være sin egen regnskapsfører.

«Faktureringssystemet fungerer utmerket for meg. Det er enkelt og oversiktlig. Jeg kan sende en faktura via e-post, og folk betaler først når de kommer hjem» – Lise.

Dert er her et klinikk administrasjonssystem gjør det enklere å drive klinikken hennes. Systemet gir Lise en verktøykasse som automatiserer klinikkens daglige drift, spesielt med tanke på fleksibilitet, systemet hjelper Lise med å planlegge tiden sin på best mulig måte. Hvis du vil vite mer om Lise og hvordan hun har nytte av å bruke klinikk administrasjonssystem, kan du lese hele historiens hennes i vår casestudie om Lise.

Kjernefunksjoner til et klinikk administrasjonssystem for et morhus

Morhuset MAIA ble grunnlagt med det formål å skape et trygt og sikkert miljø for nybakte mødre under svangerskapet. Det hjelper ikke bare gravide kvinner med å finne sin styrke, men støtter dem også i å gi barna den beste starten på livet. Denne omsorgen for mor og barn er grunnlaget for terapien ved Morhuset MAIA sentralt i København.

Flere kalendere forbedere den daglige arbeidsflyten til en praksis betydlig

Med flere kalendere kan morhuset skille mellom ulike typer behandlinger, og dermed forenkle den daglige arbeidsflyten betydelig. Klienter bestiller time, betaliner online og mottar faktura, mens utøveren ved MAIA mottar et varsel som inkluderer i hvilken kalender bestillingen finner sted og når timen er planlagt. Automatisering av denne oppgaven forenkler praksisens arbeidsflyt og gir utøverne mer tid til å dedikere til sine klienter.

Egendefinerte invitasjoner til videomøter

Verdier beveger seg raskt mot mer digitalisering, men det må være en god balanse mellom tilstedeværelse og teknologi. MAIA tilbyr (i tillegg til personlige økter) muligheten til å møte klienter virituelt. Behandlerne er klar over at menneskelig kontakt under behandling fortsatt er etterspurt og bør fortsette å være her. Det er imidlertid tider når det er nødvendig å kunne ha terapiøkter hjemmefra. Derfor er praksisen veldig glad for å ha en integrert Videomøter-app som lar den sende sine egne tilpassede invitasjoner til klienten før et møte. Lenken til det virtuelle «møterommet» er inkludert i invitasjonen, så på denne måten trenger kunden bare å klikken på lenken for å bli med i møtet.

Overvåk nøkkelaktiviteter i praksisen

Med rapport-appen kan praksisen kontinuerlig holde seg oppdatert og gjøre justeringer av behovene. Rapporten inneholder nøkkeltall fra en gitt periode og et et perfekt verkty for å holde seg oppdatert. Mer informasjon gir mer overskudd og informasjon serveres på et sølvfat i din egen automatiske klinikkrapport. Rapporten inneholder nøkkeltall, faktura og betalingsoversikter, antall salg av tjenester og mye mer.

Jeg mottar en ukentlig rapport der jeg kan se hvor mange fakturaer jeg har sendt ut og hvor mange betalinger jeg har mottatt. Enten de har betalt med Mobilpay, EasyPay eller kontanter. Det gjør regnskapet mitt så mye enklere å håndtere» – Pernille.

Når du driver en praksis, er det spesielt viktig at eieren ikke bruker unødvendig energi på å prøve å forstå et altfor komplisert bookingsystem. Derfor har det vært viktig for eieren av MAIA, Dorthe og Marta at deres klinikk administrasjonssystem er brukervennlig og fleksibelt når det gjelder for eksempel å møte klienter (enten personlig eller online) og enkelt kunne beholde oversikt over aktivitetene i praksisen. Hvis du vil vite mer om morhuset MAIA og hvordan det drar nytte av å bruke et klinikk administrasjonssystem, kan du lese hele historien i vår casestudie om MAIA her.

Fordeler med et klinikk administrasjonssystem

Det er en rekke fordeler med å finne det rette klinikk administrasjonssystemet for klinikken din. For det første gjør det ganske enkelt å administrere en klinikk mere effektivt. For det andre lar det deg frigjøre resepsjonspersonalets tid, generere rapporter med letthet og tar bedre medisinske og forretningsmessige beslutninger.

Sammendrag av fordelene med et klinikk administrasjonssystem

Med riktig klinikk administrasjonssystem kan du:

• Bruk mindre tid på administrative oppgaver som pasientbestillinger, pasienthistorikk og mer
• Få en raskere og enklere faktureringsprosess ved å opprette fakturaer og spore betalinger
• Reduser manglende møter ved å sende automatiserte avtalepåminnelser til pasientene dine
• Forbedre kommunikasjonen med pasientene
• Sentraliser dataene dine i én enkelt programvare der du kan få tilgang til pasientinformasjon, for eksempel gjennomgå forrige måneds inntekter eller gjennomgå effektiviteten til spesifikke markedsføringskanaler.
• Gjennomfør nettbaserte telemedisinkonsultasjoner slik at tjenesten du tilbyr pasientene dine ikke er begrenset til din praksis
• Administrer legekontoret ditt eksternt; det meste av klinikk administrasjonssystemet kjører i skyen, og terapeuter kan få tilgang til dem fra flere steder.

Prøv ut systemet?

Jeg håper at innsiden fra forskjellige behandlere har hjulpet deg med å få en ide om hvordan klinikk administrasjonssystemet kan hjelpe deg og dine kunder – uavhengig av yrke. Vi hører ofte at folk tror at klinikk administrasjonssystemet kun er nyttig for større klinikker eller praksiser med mange utøvere. Men, det er ikke tilfelle. Med en liten praksis har folk en tendens til å gjøre alt selv. Men nå kan mange oppgaver som fakturering , administrering av avtaler og mange andre håndteres mer effektivt av administrasjonssystemet. Dette gjør det også mulig for deg å fokusere fullt ut på kundene dine. 

Vår største kundegruppe er faktisk utøvere med liten praksis, og uavhengig av det umiddelbare behovet i din klinikk, er det sikkert en funksjon i vår (eller en annen) programvare som kan hjelpe deg med å optimalisere arbeidsflyten din. 

Oppsummering

Det spiller ingen rolle om du driver en skjønnhetsklinikk eller om du er fysioterapeut eller familieterapeut, med klinikk administrasjonssystem er hver type praksis (liten eller stor) forberedt for dagligdagse gjøremål!

Jeg håper dette blogginnlegget om klinikk administrasjonssystem og yrker er nyttig for deg i praksis!

I hjelpesenteret vårt har vi mange nyttige og interessante veiledninger.

Hvis du har spørsmål eller kommentarer, vennligst ta kontakt på [email protected] , så kommer vi tilbake til deg! ? Ønsker du å prøve vårt bookingsystem gratis for å se om det fungerer for deg, er du bare ett klikk unna!