Flere medarbeidere? Test ut vår app for ansatte

Med EasyPractice er det mulig for flere ansatte å bruke det samme systemet samtidig, med egen innlogging og egen kalender. Vår helt nye app for ansatte er basert på tilbakemeldinger fra kundene våre. Vi har designet systemet slik at flere kan bruke samme konto samtidig uten noen administrative problemer. For eksempel har vi gjort det mulig å tilpasse adgangsrettigheter, samt at man kan dele kundebasen mellom de ansatte.

I dette innlegget går vi gjennom apper og funksjoner som letter samarbeidet mellom deg og dine kolleger. Vi går blant annet gjennom hvordan dere kommer i gang med appen, statistikkfunksjonen vår for flere ansatte og mye mer. Fortsett å lese og finn ut mer!

1. Gjør dine ansatte mer selvstendige

Med en separat pålogging og direkte link til egen online booking, kan teamet ditt være ansvarlig for sine egne kalendere og dermed bli mer selvstendige. For å begynne og bruke ‘Ansatte’-appen, gå til ‘Apps’ og klikk på ‘Aktiver’. Deretter kan du opprette en konto for hver av dine ansatte, og kan blant annet legge inn informasjon som:

• Navn
• E-postadresseen til vedkommende
• Et bilde av han/henne
• Om vedkommende skal ha adgang til alle kalendere, eller kun sin egen
• Gi ulike tillatelser og adgangsnivå til kontoen.

Les gjerne mer om vår ansatte-app i vårt hjelpesenter her.

Hvis du velger at de ansatte skal ha hver sin kalender, kan de endre sine egne åpningstider og oppdatere avtaler direkte i systemet. For å finne lenken til online bookingskjema for individuelle kalendere, gå til ‘Innstillinger’ –> ‘Online booking’ –> ‘Ledige tider’ og bruk ikonene for å finne individuelle kalenderkoblinger som vist nedenfor:

2. Tilpass tilgang til klienter

Det kan hende det ikke er nødvendig at dine ansatte skal kunne se alle kundene i klinikken din, spesielt hvis de ikke kommer til å møte noen av dem. Det kan også være du ønsker å gi en regnskapsfører tilgang til dataen, og da er det klart at informajson om klientene ikke er relevant. Dette kan du enkelt løse med vår app for ansatte.

Nedenfor kan du se innstillingene for den ansatte Pia. Ved å gå til ‘Innstillinger’ –> ‘Ansatte’, kan du justere disse innstillingene for hver enkelt ansatt. Du kan også redigere standardinnstillingene for når en klient registrerer eller booker en avtale, uavhengig av om systemet automatisk skal tillate enkeltmedarbeidere eller alle ansatte å få tilgang til denne klientinformasjonen.

Dette kan være nødvendig i forhold til GDPR, da det er mulig å begrense et antall ansatte til å ha tilgang til sensitiv klientinformasjon. Forsikre deg om at du er GDPR-kompatibel ved å ta en titt på sjekklisten vår.

3. Hvordan ser de ansattes egne kalendere ut?

Hvis du har tilgang til alle ansattes kalendere, kan du se dem alle direkte i systemet. De ansatte kan bestemme sine egne åpningstider, og legge inn avtaler direkte i kalenderen sin. Som tidligere nevnt har de også sitt eget online bookingskjema, som betyr at de ansattes egne klienter booker direkte i kalenderen.

Som administrator for EasyPractice-kontoen bestemmer du hvem som skal ha tilgang til hvilken kalender. Hvis du velger å gi den ansatte tilgang til alle kalenderne, kan den ansatte velge å se alle samtidig eller bare si egen. Gjennom fargekoding er det enkelt å skille mellom hvilken ansatt som har hvilke avtaler i hovedkalenderen. Du kan lese mer om hvordan du får mest mulig ut av kalenderen din ved å lese et av våre siste blogginnlegg her.

4. Hold øye med ansattes statistikk

Teamet ditt kan jobbe godt sammen, men det er viktig å holde orden på de enkelte ansatte også. For å gjøre dette i administrasjonskontoen trykker du på ‘Statistikk’ i menylinjen, velg relevante kalendere og den spesifikke ansatte, samt datoen du ønsker for å kunne få oversikt over betalinger, kalenderen og mer. Dette kan for eksempel være en fin måte å motivere dine ansatte til å få enda flere bookinger, eller til å få de til å sammenligne de ulike månedene med hverandre.

5. Partnerskap for klinikksamfunn 

Dersom du er en del av et klinikksamfunn med flere uavhengige terapeuter og behandlere, anbefaler vi å ta en titt på partnerskapsløsningen vår. Vårt nye opplegg for partnere åpner opp for nye muligheter for større klinikker eller klinikksamfunn, der flere selvstendig næringsdrivende jobber uavhengig men under samme tak. Takket være utviklingen av en ny ‘firmakonto’, kan du nå få tilgang til og administrere et større antall kontoer fra ett og samme sted. Fordelene med en partnertilnærming er flere. For eksempel får du tilgang til:

• Felles administrasjon: Send fakturaer, personlige varsler og bookingbekreftelser hver for seg, mens alle kontoer kan administreres fra en felles plattform.
• Nøkkeltall og statistikk: Vis nøkkeltall for å få oversikt over organisasjon, for eksempel informasjon om antall brukere som er koblet til hovedkontoen og total fortjeneste.
• Egen kundeservice: Gjør det enkelt for medlemmene/terapeutene dine å ta kontakt med deg når de trenger hjelp, og legg til din egen interne servicefunksjon

6. Fornøyde ansatte for et bedre samarbeid!

Det er viktig å fokusere på å holde dine ansatte fornøyde. En av de viktigste kvalitetene som ansatte ser etter i en god leder er åpenhet, entusiasme og god kommunikasjon. Vårt beste tips er å lytte til dine ansatte. Ta imot tilbakemeldinger og vis åpenhet for endringer slik at de ansatte føler seg så bra og hørt som mulig. Et fornøyd team samarbeider og presterer bedre, så det er lurt å ha i bakhodet 🙂 

Håper dette var en god innføring i hvordan vår app for ansatte fungerer. Dersom du har noen spørsmål angående dette, så ikke nøl med å ta kontakt med oss på [email protected]. Vi ser frem til å høre fra deg!