Flera anställda? Prova vårt användarsystem!

Med EasyPractices app Anställda är det möjligt att skapa flera användare till samma EasyPractice-konto, med separat inlogg och egen kalender. Baserat på feedback från våra kunder har vi utformat systemet så att flera kan använda samma konto samtidigt utan att det blir strul med det administrativa. Till exempel har vi gjort det möjligt att anpassa behörigheten, samt dela upp kundbasen mellan de anställda.

I detta inlägget går vi igenom appar och funktioner som underlättar samarbetet mellan dig och dina kollegor. Vi går bland annat igenom hur du kommer igång med appen, vår statistikfunktion för flera anställda och mycket mer. Försätt läsa och ta reda på mer!

1. Ge dina anställda självständighet

Med separat inlogg och direktlänkar till deras egna onlinebokningsformulär kan ditt team ha ansvaret för sina egna kalendrar. För att börja använda appen ”Anställda”, gå till Appar och klicka på Aktivera. Då kan du skapa ett konto för var och en av dina anställda. Här bestämmer du:

• Namn
• Email-adress till den anställde
• Bild
• Om den anställde ska ha sin egen kalender
• Anpassad behörighet

Om du väljer att dina anställda ska ha varsin kalender kan de ändra sina egna öppettider och uppdatera möten direkt i systemet. För att hitta länken till onlinebokningsformulär för enskilda kalendrar, gå till Inställningar -> Onlinebokning -> Tillgängliga tider och använd ikonerna för att hitta enskilda kalenderlänkar enligt bilden nedan:

2. Anpassa åtkomsten till kunder

Det kanske inte är nödvändigt för dina anställda att kunna se alla kunder på din praktik, särskilt om de inte kommer att ha några möten med dem.

Nedan kan du se inställningarna för den anställde, Lars. Genom att gå till Inställningar -> Anställda, kan du justera dessa inställningar för varje anställd. Du kan också redigera standardinställningarna för när en kund registrerar sig eller bokar en tid, oavsett om systemet automatiskt ska tillåta enskilda anställda eller alla anställda att ha tillgång till denna kundinformation.

Detta kan också vara nödvändigt enligt GDPR, då det är möjligt att endast ett begränsat antal anställda har tillgång till känslig kundinformation. Var säker på att du är GDPR-kompatibel genom att ta en kik på vår checklista.

3. Hur ser de anställdes separata kalendrar ut?

Om du har tillgång till alla anställdas kalendrar kan du se de direkt i systemet. De anställda kan själv bestämma öppettider, och lägga in bokningar direkt i sin kalender. Som tidigare nämnt har de även sitt eget onlinebokningsformulär, som gör att den anställdes egna kunder gör bokningar direkt i kalendern.

Som admin över EasyPractice-kontot bestämmer du själv vilka som ska ha åtkomst till vilken kalender. Om vi går tillbaka till inställningarna för den anställde Lars, kan man se att det är möjligt att själv bestämma vilka kalendrar som han kan se, ändra eller som han inte har åtkomst till.

Om man har tillgång till allas kalender kan man välja att se alla samtidigt. Genom färgkodning är det lätt att skilja mellan vilken anställd som har vilken bokning i huvudkalendern. Du kan läsa mer om hur du får mest ut av din kalender genom att läsa ett av våra senaste blogginlägg här.

4. Håll ett öga på de anställdas statistik

Ditt team kan arbeta bra tillsammans men det är viktigt att hålla koll på enskilda anställda också. För att göra detta i det administrativa kontot kan du gå till ”Statistik”, välja relevanta kalendrar och den specifika medarbetaren samt datum då du vill se timmar, betalningar, kalenderdistributioner och mer. Detta kan också vara ett bra sätt att uppmuntra dina anställda att söka fler bokningar eller låta dem jämföra med föregående månad, till exempel.

5. Partnerskap för klinikgemenskaper

Därom du er en del av en klinikgemenskap med flera oberoende terapeuter och behandlare rekommenderar vi att ta en kik på vår partnerskapslösning. Vårt nya partnerupplägg öppnar upp nya möjligheter för större kliniker eller klinikgemenskaper, där flera egenföretagare arbetar självständigt men under samma organisation. Tack vare utvecklingen av ett nytt ’företagskonto’, kan ni nu få åtkomst till och administrera ett större antal konton från ett och samma ställe. Fördelarna vid ett partnerupplägg är flera. Till exempel får ni tillgång till:

• Gemensam administration: Skicka fakturor, personliga notifikationer och bokningsbekräftelser separat, samtidigt som alla konton kan administreras från en gemensam plattform.
• Nyckelsiffror och statistik: Visa nyckelstatistik om er gemensamma organisation, såsom information om antalet användare som är kopplade till ert huvudkonto och er totala vinst.
• Egen kundtjänstservice: Gör det enkelt för era medlemmar att höra av sig när de behöver hjälp, och lägg till er egen interna service-funktion

6. Nöjda anställda för ett bättre samarbete!

Det är viktigt att fokusera på att hålla dina anställda glada och nöjda. Något av de viktigaste kvalitéerna som anställda letar efter i en god chef är öppenhet, entusiasm och bra kommunikation. Vårt bästa tips är att lyssna på dina anställda. Ta emot feedback och visa en öppenhet för förändring för att dina anställda ska må så bra som möjligt. Ett glatt team samarbetar och presterar bättre, så ha detta i åtanke!

Då har vi gått igenom allt du behöver veta ifall du har flera anställda som ska ha tillgång till kontot. Har du några frågor angående detta? Tveka inte med att höra av er till [email protected] eller kolla in vår kompletta guide här i vårt hjälpcenter. Vi ser framemot att höra från er!