Den komplette veiledningen til effektiv klientadministrasjon 2024

Selv om eksisterende klienter har en tendens til å betale mer for tjenester og å prøve nye, fokuserer små og mellomstore bedrifter vanligvis på å tiltrekke seg nye klienter.

Jeg forstår. Å skaffe nye klienter fører til å øke klientbasen din, øke merkevarebevisstheten og øke inntektene. Men forskning har vist at bedrifter drar nytte av at de også legger innsats i klientbehandling.

I følge Marketing Metrics er sannsynligheten for å selge til en eksisterende klient mellom 60 % og 70 %, mens sannsynligheten for å anskaffe en ny er mellom 5 % og 20 %. En studie utført av oppfinneren av netto promoterscore, Fred Reichheld, viste at når selskaper øker klientbevaringen med så lite som 5 %, øker fortjenesten deres med 25 % opp til 95 %.

Disse studiene viser at klientadministrasjon øker oppbevaringsraten, øker klientens livssyklus og stabiliserer grunninntektene.

Denne artikkelen diskuterer klientadministrasjon, beste praksis og viktigheten av klientadministrasjon for bedrifter av alle størrelser. La oss komme i gang.

Hva er klientadministrasjon?

Klientadministrasjon er å koordinere og administrere interaksjoner mellom klienter og et selskap. Det innebærer å opprettholde et godt forhold til både klienter og prospekter.

Effektiv klientadministrasjon hjelper deg med å forlenge livssyklusen til klientene dine. Bedriften din kan bedre forstå hvilke tjenester som appellerer til klienter og hvorfor de holder seg til merkevaren din.

Ingen virksomhet kan hoppe over å administrere klienter fordi mange selskaper konkurrerer på klientstøtte. En undersøkelse fra Gartner har vist at 89 % av bedriftene først og fremst konkurrerer på klienteopplevelse . 

Hvis du ønsker å øke inntektene, bygge opp klientbasen din og øke merkevareautoriteten, kan du ikke overse klientadministrasjon for virksomheten din.

Noen eksempler på klientadministrasjon inkluderer å gjennomføre uformelle undersøkelser, proaktivt nå ut for å løse potensielle problemer og sende personlige meldinger til klientene dine.

Klient vs. Klient: Hva du trenger å vite

Klienten kjøper typisk en tjeneste eller et produkt som en del av et større prosjekt. Klienten kjøper et produkt og går ut.

Det er ikke mye interaksjon mellom deg og klientene. De vil bare betale for en tjeneste, og det er det. Klientkjøp inkluderer å gå til en matbutikk, kjøpe en e-bok, kjøpe fra en nettbutikk og så videre. Klienter har vanligvis ikke lang livssyklus.

En klient kjøper også en tjeneste. Men det innebærer mer komplekse og personlige interaksjoner. Det er mer sannsynlig at klienter betaler for tjenester på lang sikt og inngår lange kontrakter. Eksempler på klienter er pasienter som planlegger avtaler med klinikker og en person som ansetter en nettsideutvikler.

Det tar lengre tid og mer krefter å lande en ny klient enn det tar å tiltrekke seg en ny klient fordi klientene bruker mer penger og tid på bedriften din. 

Selv om det er forskjell på en klient og en klient, bør effektiv klientbehandling starte fra det første møtet. En klient som har en fantastisk kjøpsopplevelse kan bli en langsiktig klient.

Topp klientadministrasjonsprinsipper

Her er prinsippene du bør huske når du samhandler med klientene dine.

Tydelig kommunikasjon

Kommunikasjon er et viktig element i å administrere klienter. Du må tydelig kommunisere med klienter for å få verdifull innsikt og gi skreddersydde tjenester.

Finn den beste måten å nå klientene dine på. Noen av måtene å holde kontakten med dem på er ukentlige fremdriftsrapporter på e-post, videosamtaler og telefonsamtaler. Svar på hver e-post eller melding. Selv når klienter ber om informasjon som ikke er tilgjengelig umiddelbart, svar ASAP for å fortelle dem når de kan forvente et fullstendig svar.

Åpenhet og ærlighet

Unngå sukkerbelegginformasjon for å få en klient til å føle seg bedre eller gjøre en prospekt mer villig til å bli klient. Fortell alltid klientene dine hele historien. 

Hvis teamet ditt ikke kan fullføre et prosjekt før fristen, gi beskjed til klientn så snart som mulig. Fortell dem hvor langt tilbake fristen vil bli skjøvet. Forklar hvorfor, hva du gjør for å minimere forsinkelser, og hva de kan forvente fremover. 

Sett forventninger

Klientene dine skal alltid vite hva de kan forvente av deg. Fra innføringsstadiet legger du opp arbeidsprosessen din. Inkluder tidslinjer, leveranser og tidsfrister. Sørg for at du setter deg realistiske mål og gir oppnåelige løfter.

Klientempati og bransjekunnskap

Ta deg tid til å lære om klientens bransje. Når du er kjent med en klients bransje, er de mer villige til å stole på at du forstår deres spesifikke problem og kan løse det. Bransjekunnskap gjør deg til noe av en spesialist. Og spesialister får mer betalt. 

Fremdriftsrapportjustering

Klienter liker å se resultater. De vil vite om det er verdt å investere for å jobbe med deg. Når du utarbeider rapporter, sørg for at dataene du inkluderer er relevante og spesifikke for klienten.

5 beste fremgangsmåter og tips for å vinne og beholde klienter

Noen klientbehandlingsteknikker er mer effektive enn andre. Denne delen vil dekke fem beste fremgangsmåter pluss tips som appellerer til klientene og holder dem engasjert.

Utvikle en sømløs og automatisert klient onboarding-prosess

Du kan gjenta de samme introduksjonstrinnene når du lander og integrerer nye klienter. Finn en måte å automatisere prosessen på.

Klientintroduksjon er avgjørende fordi det setter tonen i merkevare-klient-forholdet gjennom hele klientens livssyklus. Det er hele prosessen med å sikre at du og din klient kommer av på rett fot. 

Bruk maler for å automatisere onboarding. Automatisering løser manuell sending av spørreskjemaer og forespørsel om dokumenter.

En velutviklet og automatisert onboarding-prosess holder klientene engasjert.

Oppretthold konsekvent kommunikasjon

Klienter ønsker å bli oppdatert om fremgang, selv om de ikke forteller deg det direkte. Prøv å sende ukentlige e-poster og fremdriftsrapporter. Klienter som vet hva de kan forvente er mer sannsynlig å stole på deg og kjøpe igjen. Sørg for at kommunikasjonsfrekvensen er regelmessig – ukentlig er ideelt. 

Hvis en klient tar kontakt, svar dem umiddelbart, selv om du ikke har det de spør om. Gi dem beskjed når du vil sende et fullstendig svar på forespørselen deres. La aldri klientene dine vente på svar, spesielt når de kommuniserer via e-post.

Takk dine vanlige klienter og tilby dem eksklusive fordeler som rabatter og VIP-tilbud. Disse klientene er din sterkeste base og mer sannsynlig vil de fortsette å kjøpe fra deg.

Vær så transparent og så kommunikativ som mulig. Det bidrar til å bygge tillit og øke klientengasjementet.

Samle inn tilbakemeldinger fra klienter regelmessig og bruk den

En effektiv måte å opprettholde vennlige klientforhold på er å samle inn og bruke tilbakemeldinger. Tilbakemeldinger fra klienter lar deg forstå hvilke deler av kjøperens reise du utmerker deg i og hvilke deler du bør forbedre.

En upersonlig måte å få tilbakemelding på er å spore klientaktiviteter. Hvorfor sender klienter vanligvis e-post? Når svarer de på e-post? Når gjør de kjøp? Hvor mye bruker de i gjennomsnitt? Hva er den gjennomsnittlige livssyklusen til en klient? Upersonlig sporing er fordelaktig fordi du kan samle inn data uten å kaste bort klientens tid. 

På den annen side gir den personlige metoden deg skreddersydd innsikt. Når du ombord på en ny klient, send dem en kort spørreundersøkelse der du spør hvordan de hørte om deg, hva som fikk dem til å bestemme seg for å få tjenestene dine, og det mest avgjørende problemet de ønsker å løse. 

Når du er ferdig med et prosjekt for en klient, send dem et takkebrev og en utgangsundersøkelse. Spør hvor sannsynlig det er at de anbefaler tjenesten din og hvilke forbedringer de ønsker å se.

Ikke kast bort klientens tid

Sørg for at ombordstigningsprosessen er så dyptgående som mulig for å unngå gjentakelser. Unngå å sende mer enn én e-post per uke med mindre det er nødvendig. Ikke spøk klientene dine. Samtidig, ikke bombarder dem med e-poster. Gjør samarbeidet med deg så smidig som mulig.

Overlever på tjenester

Sett forventninger til hva en klient vil få og overlev løftet. Klientene dine skal få det de betaler for og litt til. Overlevering viser velvilje fra din side til å betjene klienten din bedre, noe som gjør dem villige til å henvise deg til kolleger og venner.

Hvordan administrere klientforhold og bygge tillit: EasyPractice 101

EasyPractice er online bestillingsprogramvare med funksjoner for et klientadministrasjonssystem . Du trenger ikke annen programvare for å fikse avtaler og administrere klientforhold.

CRM-programvare (Client Relationship Management) lar deg automatisk ta med nye klienter, legge til nye klienter i databasen, sikkert lagre viktige dokumenter og enkelt kommunisere med klientene dine. Det er her EasyPractice kommer inn. 

EasyPractice automatiserer å fikse avtaler, ta med nye klienter, samle inn betalinger, lagre konfidensielle dokumenter og sende meldinger. Slik bruker du EasyPractice for å administrere klienter på en vellykket måte.

Sømløst ombord på nye klienter

Med EasyPractice ombord på nye klienter problemfritt. Når du lukker en klient, gå over til EasyPractice-dashbordet; når du klikker på «Legg til ny klient»-knappen, skriver du inn navn, e-postadresser og telefonnumre. Herfra kan du legge til notater og filer per klient . 

En annen måte å legge til en ny klient er gjennom bestillingsskjemaet. Klienter som bestiller avtaler med deg blir automatisk lagt til klientbasen din. 

Du oppretter et bestillingsskjema og inkluderer like navn og kontakt. Du kan angi en egendefinert innstilling der de får en automatisk e-post for å fylle ut et spørreskjema og sende deg de nødvendige filene. 

Hvis du registrerer deg for EasyPractice og allerede har en klientbase, importerer du en liste over klienter og deres detaljer som en CSV-fil . Etter å ha lagt til en ny klient, står du fritt til å redigere informasjon og endre fremdriftstidslinjer.

Tilpass kalenderen din

EasyPractices online bestillingsapp lar klienter klikke på en bestillingslenke og velge kalenderplasser som fungerer for dem.

Kalenderen er personlig tilpasset dine arbeidstider, helger, nasjonale helligdager og ferier. På den måten fungerer alle de valgte tidslukene for deg og din klient. En klient som ønsker å snakke med deg så snart som mulig kan bestille neste ledige plass i kalenderen din.

En personlig kalender hjelper deg med å opprettholde tydelig kommunikasjon med klientene dine.

List opp tjenestene du tilbyr

Effektiv styring av en klients tid inkluderer å legge ut tjenestene dine . Klientene dine trenger bare å velge tjenestene de vil ha, foreta nødvendige forhåndsbetalinger, avtale en avtale og automatisk gå til startfasen.

Med EasyPractice kan du legge til et inntaksskjema for å be om alle dataene du trenger for at et prosjekt skal starte. Inntaksskjemaer reduserer tidssløsing og lange ventekøer dersom du driver konsulentvirksomhet eller klinikk. 

Når klientene har fullført inntaksskjemaet, legges de automatisk til i klientbasen. Du kan til og med sette opp automatiske, personlige velkomst-e-poster. 

Samle inn betalinger automatisk

En annen måte å sette forventninger på er å sikre at klientene dine vet hvor mye de skal betale og når. De bør vite om gebyrene er på forhånd, per time, per prosjekt eller til og med per milepæl.

EasyPractice tillater automatisk fakturagenerering, påminnelser og fargekodede betalingsstatuser. Med et øyeblikk får du en oversikt over utestående og betalte fakturaer. Du kan til og med utløse refusjon hvis en klient ber om en. EasyPractice fakturagenerator støtter flere valutaer og flere betalere per faktura. 

Du kan også generere inntektsrapporter som gir innsikt i tjenestene din klientbase foretrekker og churn rate.

Send personlig tilpassede e-poster og SMS

En primær EasyPractice-funksjon er automatisk meldingsutsendelse for e-post og SMS. Du kan sette opp klientene dine til å få tilpassede e-poster når de bestiller et møte, avslutter en økt med deg og betaler en faktura.

Du kan tilpasse disse automatiserte meldingene for å matche merkevarens stemme nærmere. Når klienter føler at bedriften din bryr seg om å løse problemene sine, er det mer sannsynlig at de blir langsiktige klienter. 

Andre automatiserte EasyPractice-funksjoner er fargekodede avtale- og prosjektstatuser, klientkoder for mer spesifikk filtrering og tilpassede bursdagsmeldinger.

Hvor effektiv klientadministrasjon gagner virksomheten din

Klientbehandling virker som ekstraarbeid. Men det er viktig hvis du ønsker å utvide klientbasen din og øke inntektene. Her er fordelene ved å implementere strategier for klientadministrasjon.

Bedre avkastning på investering

En fornøyd klient med tjenestene dine er mer sannsynlig å kjøpe igjen og henvise venner. Midlene du investerer i å kjøre markedsføringskampanjer gir høyere fortjenestemarginer fordi klientene dine kjøper oftere og tiltrekker seg nye klienter. 

Du vil kunne avslutte avtaler raskere fordi taktikken din for klientadministrasjon hjalp deg med å bygge merkevaretillit og omdømme.

Høyere konverteringsfrekvens for kryss- og mersalg

Merker bruker kryss- og mersalgsmetoder for å overtale klienter til å kjøpe flere tjenester. Krysssalg betyr å tilby relaterte tjenester basert på hva en klient ansetter deg for, mens mersalg betyr å tilby premium-tier arbeid for samme tjeneste.

Når du har overlevert forventningene dine, er det mye lettere å overbevise en klient om å kjøpe flere tjenester fra deg. Det er også enklere å få dem til å ønske premium-fordeler for en tjeneste. 

Økning i klientbevaringsrater

Klientadministrasjon øker klientbevaringsgraden for merkevaren din fordi flere kjøpere er villige til å bli gjentakende klienter. Å avgrense dine klientoppbevaringsstrategier er en utmerket måte å øke forutsigbar årlig inntekt på. I følge en studie fra Gartner Group kommer 80 % av selskapets fortjeneste fra 20 % av klientene.

Raffinert og mer målrettet markedsføringsstrategi

Klientadministrasjon hjelper deg med å samle inn data om hvordan tjenestene dine påvirker klientene, hvilke tjenester de foretrekker, og hvordan du kan forbedre tilbudene dine. Alle disse dataene og innsiktene gjør at du kan strømlinjeforme produkttilbud og utvikle målrettede markedsføringsstrategier som gir næring til eksisterende klienter og øker konverteringsfrekvensen.

Flere henvisninger

Når du gjør klientbehandling riktig, henviser flere eksisterende klienter virksomheten din til sine venner og kolleger. Disse henvisningene lar deg konvertere flere klienter og avslutte avtaler raskere. Henviste potensielle klienter stoler allerede på merkevaren din rett og slett fordi noen de stoler på henviste deg.

Vanlige online klientadministrasjonsfeil

Unngå disse vanlige fallgruvene når du implementerer klientadministrasjonspraksis i virksomheten din for å få optimale resultater.

Bruker ikke tilbakemelding fra klienter

En av fordelene med klientadministrasjon er at du kan samle tilbakemeldinger fra klienter og innsikt om hvordan du kan forbedre virksomheten din. Det er vanlig at bedrifter gjennomfører undersøkelser og meningsmålinger, men så dumper all data de samler inn. 

Sørg for å bruke tilbakemeldinger fra klienter til å forbedre produktet og markedsføringstaktikkene dine. Ikke vent på det. Ikke engang når du tror du ikke har nok klienter ennå.

Ikke prioritert klienter

Å unnlate å prioritere klienter er et stort problem, spesielt når du tilbyr flere tjenester. Klientene dine er forskjellige basert på hvor ofte de kjøper, hvor mye de bruker i gjennomsnitt, deres foretrukne kommunikasjonsmåter og de spesielle tjenestene de kjøper. 

Når du behandler klientene dine som om de ansatt deg av samme grunner, faller du i fallgruven med å sende ut brede markedsføringskampanjer som gir lave konverteringsfrekvenser.

Den beste måten å prioritere klientene dine på er å implementere segmenteringsstrategier. Segmenter klientene dine i forskjellige e-postlister og salgstrakter basert på kjøpsatferd.

Ferdigheter og ansvar for en klientansvarlig

Vi anbefaler at din bedrift har et teammedlem som primært administrerer klientforhold. For mindre bedrifter kan det være prosjektlederen som skal ta det på seg. De fleste mellomstore til store selskaper ansetter en klientansvarlig.

En klientansvarlig har ansvaret for å

• Være den primære forbindelsen mellom en bedrift og en klient
• Fungere som talsmann for klientenes behov
• Organiser undersøkelser og proaktiv nå ut til klienter
• Tolke klientdata og innsikt
• Overvåke trender i klientbransjer
• Bidra til markedsføringsstrategier

Bare et bestemt ferdighetssett muliggjør effektiv kommunikasjon med klienter. Klientlederen du ansetter for virksomheten din bør være:

• En aktiv lytter
• En problemløser
• Kreativ
• Detaljorienterte
• nyskapende
• Empatisk

Avslutning: Bruk EasyPractice for å vinne og beholde klienter

Uansett størrelsen på virksomheten din, begynn i dag å implementere klientadministrasjonspraksis. Du vil øke livssyklusen til hver klient, samle merkespesifikk klientinnsikt og øke inntektene du kan generere per klient. 

EasyPractice-funksjoner inkluderer klientdashbordet, avtaleplanlegging og tilpassede e-post- og SMS-varsler. Prøv EasyPractice i dag.

Vanlige spørsmål om klientadministrasjon

Hvorfor er ferdigheter i klientledelse viktig?

Klientledelsesferdigheter er avgjørende for en bedrift fordi de lar deg administrere klientinteraksjoner. Disse fører til inntektsøkninger, høyere henvisninger og mer effektive kryss- og mersalgsstrategier.

Hvordan organiserer du klienter?

Den mest grunnleggende måten å organisere klienter på er å segmentere dem. Plasser klientene dine i grupper basert på tjenestene de bestiller, kjøpsfrekvensen deres og gjennomsnittlig brukt per kjøp. 

Hva er et klientadministrasjonsverktøy?

Et klientadministrasjonsverktøy er en app eller programvare som gjør det enkelt å implementere et klientadministrasjonssystem. EasyPractice kan brukes til klientadministrasjon fordi det blant annet organiserer og filtrerer klienter.

Ikke nøl med å sende oss en e-post på  [email protected]  hvis du har spørsmål eller trenger hjelp med noe. Vi forventer å høre fra deg.

Besøk hjelpesenteret vårt  for grundige forklaringer hvis du allerede har en konto her, og sjekk ut våre andre  blogginnlegg  for spennende tips og artikler hvis du ikke er sikker på hvordan noen ting fungerer.