Avtaleplanlegging høres nok uanstrengt ut. Dine ansatte trenger bare å sette opp pasient når det er tilgjengelige tidspunkt. Enkelt.Ferdig.

Men, du har kanskje opplevd at noen ikke møter opp. Mange er også på lange ventelister. Dine ansatte bruker lang tid på å følge opp avtaler og oppdaterer kalenderne manuelt. Å bare slik så virker det som dette er det eneste klinikken må forholde seg til i hverdagen.

Denne veiledningen går grundig inn på logistikken rundt pasientlogistikk, gir deg en funksjonssjekkliste for bookingsystemer, hvordan man oppretter et velfungerende bookingssystem og beste praksisen for å sette opp avtaler.

Hva er avtaleplanlegging?

Planlegging av behandlinger innebærer å bestille timer til pasienter, følge opp og sende ut påminnelser. Dette kan gjøres enten manuelt eller gjennom et automatisert system.

Dersom du har en moderat travel klinikk, er manuell planlegging ikke fordelaktig fordi man bruker mye tid å finne passende tidspunkt. Pasienten vil ta kontakt via telefon og resepsjonistene vil bruke lang tid på å gå frem og tilbake for å finne passende tid. En pasient kan fort si: «Jeg har tid tirsdag kl.10» og resepsjonisten sier «Da er hun opptatt dessverre, men hva med kl. 14.30?» «Nei, da kan jeg ikke fordi jeg er på jobb». Slik kan man holde på lenge. Tenk deg videre at en annen pasient sitter i telefonkø og venter på å komme gjennom.

Automatisert planleggingsystem lar bedriften ditt fokusere på mer kristiske oppgaver og klarer å øke den fakturerbare tiden. Automatiserte planleggingsystemer lar pasientene dine planlegge konsultasjoner gjennom klinikkens portal, oppgi kontaktinformasjon og fylle ut førstegangsskjemaer. Planleggingssystemet bør også kunne integreres med et betalingssystem, slik at pasienter betaler konsultasjonsgebyrer før de bekrefter en time.

Du må ikke tro at dette kommer til å gjøre pasientene dine sure. Gjennom en undersøkelse fant Microsoft ut av 90% av kundene forventer at bedrifter har en selvbetjeningsportal. I Danmark bestiller 40% av pasientene timer på nettet i følge Statista.

Er din klinikk klar for et elektronisk planleggingssystem?

Svaret er ja! Allerede fra begynnelsen bør du være fokusert på en utmerket pasientopplevelse. En del av det er å drive en klinikk som gjøre timeplanlegging problemfritt.

Du kan enkelt integrere et planleggingssystem gjennom nettsiden din eller på dine sosiale plattformer. Dette gjør det enkelt for pasientene dine å avtale en time., som videre vil spare deg for tid og redusere antallet manglende oppmøter. Dette vil også øke åpenheten mellom deg og pasientene din.

Dersom du er en ny klinikk, kan det være du er bekymret for budsjettet ved å integrere et elektronisk planlegger. Dette er forståelig. Et tips er å skaffe deg en programvare som EasyPractice som har en gratis versjon. Dette gjør at du kan oppgradere etter hvert som klinikken din vokser og flere kunder bestiller timer.

Uansett hvilken størrelsen på klinikken din, trenger du en bookingportal for å se mer profesjonell og pålitelig ut. Sørg videre for å inkludere et telefonnummer eller e-post slik at pasientene dine kan kontakte deg dersom det ikke er noen tilgjengelige timer som passer deres behov.

Andre tegn på at klinikken din trenger en elektronisk planleggingssystem:

Dine ansatte bruker timer på telefonen for å koordinere med deg og dine pasienter
Dine ansatte ringer ofte opp kunder å minne de på avtaler eller for å følge opp.
Kundene dine klager over lang ventetid på telefonen.
Du har høyt fravær av kunder som bestiller timer over telefon.
Du har uorganiserte google-ark fylt med rotete pasientavtaler.

Dersom dine ansatte bruker for mye tid på pasientbehandling og koordinerting, er det på tide å få inn et system for avtalebooking.

Hva er det beste planleggingssystemet for din klinikk? En funksjon sjekkliste

Når du skal velge bookingsystem for profilen din, må du tenke på pasient vennlige funksjoner, før andre funksjoner. Ditt mål er jo å få inn et høyere antall avtaler og mindre av manglende oppmøte.

Fokuser på hele kundeopplevelsen, før du legger til flere ekstra funksjoner. Derfor skal du se etter følgende funksjoner når du skal velge:

Automatisk planlegging og avtaleadministrasjon

Hovedårsaken til at klinikkene implementere et planleggingssystem er for å automatisere planleggingen av avtaler. Funksjonen skal kunne vise tilgjengelige tidspunkter, for å så fjerne de når pasienten har valgt de. Pasienten skal videre kunne planlegge som de ønsker i løpet av den kommende uken, dagen etter eller neste måned. Du burde også motta en varsling når en avtale er booket.

Bortsett fra den essensielle funksjonen ved automatisk bestilling, bør systemet også støtte gjentakende avtaler. Slik at du bør kunne velge å sette samme kunde for behandling hver andre tirsdag i måneden kl. 10.00. Slik at denne tiden vil ikke gjøres tilgjengelig for andre før den gjentakende avtalen kanselleres. Dersom klinikken din har flere behandlere, bør en pasient kunne velge hvilken behandler de ønsker.

Elektronisk integrasjon

En pasient skal kunne besøke hjemmesiden din eller de sosiale plattformene dine for å avtale en time. Når du registrerer deg hos et planleggingssystem, bør du får en delbar lenke innebygd på ditt nettsted og på de sosiale plattformene. Når pasientene klikker på lenken, blir de omdirigert til din bookingside. Deretter fyller de ut et skjema og velger et passende tidspunkt for avtalen. Så enkelt er det.

Så de etter en unik delbare lenke som også kan integreres.

Automatisk nettbetaling

Noen klinikker og helsestasjoner krever at pasient betaler et konsultasjonsgebyr før de møter til avtalt time. Et elektronisk planleggingssystem bør automatisere denne prosessen ved å inkludere en funksjon for betalingsbehandling og ved å tilby automatisk fakturagenerering.

Når pasientene har valgt ønsket time, vil de bli omdirigert til betalingssiden. Her bør det foreligge en funksjon som gjør at pasienten kan velge spesifikke betalingsmetoder som for eksempel kredittkort. Når betalingen bekreftes, fjernes pasientens valgte tidsrom fra listen over tilgjengelige timer og pasientens mottar en bekreftelse.

Automatisk kommunikasjon og påminnelser

En av hovedgrunnen til at man ønsker integrasjon med bookingsystemer, er for å redusere antallet som ikke dukker opp. En liten økning i manglende oppmøte kan koste deg tusenvis av kroner årlig. Å sende påminnelser vil derfor redusere manglende oppmøte med 29%.

Et booking system automatiserer utsendelser av påminnelser til pasienter. For eksempel sender et systemet en bekreftelse på e-post og/eller SMS umiddelbart etter at en pasient har bestilt en time. Deretter minner den regelmessig pasienten om timen. Den vil sende ut både e-post og SMS-påminnelser, avhengig av hva du ønsker.

Etter avtalen kan systemet sende pasienten en spørreundersøkelsen for å få en vurdering på hvordan konsultasjonen gikk. Formålet her kan også gi personalet en indikasjon om å følge opp pasienten etter konsultasjonen. Åpen og god kommunikasjon forbedrer pasientopplevelsen og setter klinikken i et positivt lys.

Se derfor etter programvare med en automatisk påminnelsesfunksjon, e-post, SMS, oppfølginger og undersøkelser.

Pasientbehandling

En fordel med å implementere et system for planlegging av pasientavtaler er enklere pasientbehandling. Nettbaserte planleggingsverktøy inkluderer inntaksskjema, lar deg samle viktig pasientinformasjon før en avtale. Når pasienten møter opp, trenger de ikke å bruke tid på å fylle ut et skjema før timen.

Bortsett fra å samle informasjon du trenger om en pasient, lagrer programvaren data i formater som gjør det enkelt å hente. Du trenger ikke lenger å gå gjennom hundrevis at fysiske filer for å finne informasjon om en pasient. Du kan skrive inn navnet eller pasientnummeret deres i databasen din og all informasjon vil være tilgjengelig for deg.

Pasientportal

En pasientportal gir pasienten tilgang til selvbetjening før de ringer til klinikken. Pasientportalen gir pasienten adgang til sin avtalehistorikk, tidligere og kommende avtaler og informasjon om seg selv. De kan sende også sende en støtteforespørsel til resepsjonen din fra portalen.

System for avtaleplanlegging bør gå utover de grunnleggende funksjonene og også inkludere en pasientportal som lar pasienter hente eller legge informasjon om seg selv før de tar kontakt med klinikken dine. På denne måten blir de også mer involvert i sin egen prosess.

Arbeidsstyring for leger og ansatte.

Elektronisk avtaleplanlegging tar også hensyn til tilgjengeligheten til legen. Den blokkerer automatisk allerede bestilte tider etter arbeidstid, helligdager og ferier. Dette reduserer de ansatte tid på repeterende og ufakturerbare oppgaver som å planlegge konsultasjoner og fakturere pasienter. Dette vil derfor effektivisere arbeidsflyten til hele bedriften.

Tredjepartsintegrasjoner

Ingen nettbasert programvare er komplett uten muligheten til å integrere med annen programvare. Sørg for å velge en som samhandler med API-ene til annen programvare. Hvorfor? Fordi du kanskje ser etter ekstra funksjoner som å merke en planleggingsside, inkludere en betalingsside og hente ut rapporter.

Se derfor etter et system som integreres med det grunnleggende som Google Kalender, Outlook, Gmail og Skype. Finn en som integreres med Zapier. Zapier kobler sammen API-en til apper. Derfor kan en programvare som integreres Zapier indirekte integreres med 5000 andre apper.

Rapporter og analyser

Til sist, se etter systemer som lar deg generer rapporter om planlegging av pasientavtaler i klinikken din. Du trenger omfattende rapporter og analysefunksjoner for enkelt å få de faktiske tallene som pasienter som ikke møter opp, henvisninger og hyppige avtaler. Rapporter og analyser kan hjelpe til med å vise deg forbedringspotensialet når det gjelder pasienthåndtering og optimalisere avkastningen.

Bør du velge et gratis system?

Ja, du kan gå for et gratis alternativ. Vi anbefaler at du starter med gratisversjonen av en betalt programvare. Hvis du er bekymret for produkttilpasningen eller budsjettet, kan du teste gratisversjonen eller bruke den mens inntil du har behovet for en betalt versjon.

For eksempel tilbyr EasyPractice en gratis programvare for avtalebooking. Denne lar deg automatisere bestillinger, føre journaler over kundene dine, sende automatiske SMS-påminnelser, automatisere faktureringsprosessen, e-postvasling, Google Kalender – integrasjon og en rapportsiden. Gratisversjonen kommer med en grense på antall pasienter du kan legge til.

Det er greit å starte med en gratis programvare, men du bør være komfortabel med begrensningene du har.

Hvordan lage en tidsplan for pasientavtaler. Trinn for trinn guide.

Dette er trinnene for å sette opp et avtalesystem for klinikken din.

Trinn 1: Opprett en kontor med en planleggingsprogramvare

Det første trinnet er å registere deg med et elektronisk bookingsystem. Her bør du velge en som er rettet mot helsepersonell. Register deg for en gratis bruker og se det deg rundt i de forskjellige systemene før du bestemmer deg.

Trinn 2: Sett opp kalenderen din

Her skal du administrere kalenderen din. Velg dine arbeidsdager og åpningstidene dine. Legg også inn fridager, helligdager og helger. Fra kalendersiden kan du manuelt legge til allerede angitte avtaler. Du har også mulighet for å importere inn en kalender med avtaler som en CSV-fil. Dette vil hjelpe deg med å holde oversikt over alle avtalene dine.

Dersom du ønsker å kunne tilby spesifikke priser og tjenester, har du også muligheten til å lage private kalendere. Disse vil ikke være tilgjengelig i din vanlige online booking. Dette fungerer ved at du kan sende ut en privat link hvor kun de som har tilgang til denne har mulighet for å booke.

Trinn 3: Bygg opp bestillingssiden din.

Deretter sett på du skjemaet for pasientinntak og avtale. Legg til detaljene du trenger – kontaktinformasjon og årsaken til at pasienten ønsker time. Du kan få skjemaet til å inkludere tjenestene du tilbyr og be kunden velge mellom alternativene. Du kan også sette inn logoen din for å gjøre den personlig.

Bestillingssider er svært tilpassbare. Bortsett fra skjema redigering, kan du også velger farger og fonten på den.

Trinn 4: Angi varsler og automatiske oppgaver

Neste er å opprette automatiske e-poster og påminnelser. Noen systemer gjør e-postvarsler som standard. De vasler deg og pasienten automatisk når en time er avtalt. De sender også ut automatiske påminnelser når du aktiverer dem. Det er bedre å sette opp både e-post og SMS-varsler. SMS er per personlig og sannsynligheten for at den når pasienten er høyere.

Trinn 5: Legg til eventuell integrasjoner og ekstra funksjoner

Legg gjerne til ekstra funksjoner og integrasjoner til bookingsystemet. Må kundene betale et konsultasjonsgebyr? Få til en integrasjon med et inntaksskjema. Vil du øke pasientopplevelsen? Inkluder en designet takkeside.

Trinn 6: Få en delbar lenke

Når du har satt opp ditt elektroniske bookingsystem, får du en lenke som du kan legge inn på nettsiden sin eller du kan ha den på dine sosiale plattformer. Dette er tilsvarende bookingapper.

Bestillingssystemet ditt kan inneholder mye mer enn det som er nevnt over her, som for eksempel en kundeportal og et dashbord for dine ansatte. Legg gjerne til alt ekstrautstyr som du og dine pasienten trenger for å ha en optimal plattform.

Slik planlegger du effektive avtaler med pasientene dine: 7 gode strategier

Ønsker du å avtale timer slik at kundene dine blir mer engasjerte i prosessen mens du minimerer oppmøte? Her er sju gode strategier for å planlegge konsultasjoner.

1. Tillat pasienter å planlegge selv

En av måtene å effektivt planlegge avtaler for å redusere manglende oppmøte er å la pasientene velge det mest passende tidspunkt for dem selv. Et elektronisk bookingsystem gir pasienten oversikt over kalenderen din og tilgjengelige tider. De kan da velge den tiden som passer best for dem.

Forskning har vist at folk foretrekker selvbetjening. En studie som strekker seg over sju europeiske land, inkluder Norge, Danmark og Sverige, viste at en av fire respondenter har bestilt og fulgt opp legetimer på nettet. Pasienter som velger timer selv hjelper til med forpliktelsen om å møte opp.

2. Send automatiserte varsler og påminnelser

Det er mere sannsynlig at pasienter dukker opp om du stadig minner dem på avtalen. Du skal ikke være til bry, men nok til å minne dem på at du ser fram til timen. En gang i uken, noen dager før, til og med 30 minutter før møtet.

Fordelen med dette er at de ansatte ikke trenger å spore avtaler manuelt. Et bookingsystem sender automatiske e-postvarsler. Du kan til og med sette opp SMS-varsler.

3. Bruk venteliste

En venteliste gir deg alternativer når en pasient avbestiller en time. I stedet for at tilfeldige hull uventet dukker opp i kalenderen din fordi pasienter kansellerer, fylles hullene ved å varsle de på venteliste. En venteliste kan også brukes for sikkerhetsfunksjon. Pasienter som har stått på venteliste har mulighet mindre sannsynlighet til ikke å møte opp.

4. Sett opp gjentakende møter

Hva om du har en pasient som må møte opp med jevne mellomrom, to ganger i uken eller en gang i måneden? Den mer effektive planleggingsmetoden er å sette en gjentakende avtale på en dag som vanligvis fungerer. For det første så sparer dette deg fra å bestille en separat avtale hver gang du skal se pasienten din. For det andre kan ingen andre pasienter bestille et møte da. Gjentakende møte kan for eksempel være hver tirsdag kl. 10.00 eller hver siste fredag i måneden kl. 12.00.

5. Timeplan fra klokken…

Å planlegge fra formiddagen av er en vanlig taktikk for å ordne møter mer effektivt. Planlegger du fra kl. 12.00 og utover har du ledige sammenhengende perioder til å fokusere på oppgaver som personalmøter og bøkføring. Planlegging fra kl. 12.00 fungerer også bedre hvis du manuelt fikser avtaler for pasientene dine eller hvis du bruker en elektronisk plattform som EasyPractice, som gjør det mulig å blokkere bestemte perioder.

6. Prioriter avtaler og

Å prioritere avtaler betyr at du behandler hver pasients behov med den oppmerksomhet den fortjener. Å sette opp dagene dine gjør det lettere å fokusere på hver oppgave. Du kan for eksempel stille inn tirsdager og torsdager til personlig rådgivning.

I inntaksskjemaet, be en pasient velge hvilke eksakte tjenester de ønsker å få. Systemet vil derfor automatisk vise hvilke tidsrom de kan velge mellom. Basert på tjenesten kan inntaksskjemaet sette avtalen til en time eller kun 30 minutter.

7. Gi mulighet for fysisk planlegging i sanntid

En ulempe med å bruke elektronisk booking er at den mangler den menneskelige berøringen. Tillat walk-in eller pasienter som nettopp har avsluttet en avtale å avtalen en ny på kontoret ditt. Denne taktikken tilfører personlighet og bidrar til å redusere manglende oppmøte.

Fordeler med å ha avtalesystemer

Det sparer tid til for personalet i resepsjonen slik at de kan fokusere på andre problemer.
Er tilgjengelig utenom åpningstid.
Fremmer pasientens selvbetjening og reduserer antallet manglende oppmøter.
Automatiser oppgaver som påminnelser og fakturaregistering
Tillater integrasjon med tredjepartsapplikasjoner
Inkluderer pasientportaler og EPJer
Effektiviserer automatisk med kalenderen din.

Ulemper med avtalesystemer

Det kan være upersonlig
Internett-tilgang er nødvendig

Konklusjon

Implementer et avtalesystem for å planlegge konsultasjoner og redusere manglende oppfør mer effektivt. Start med et budsjettvennlig alternativ og skaler etter hvert som klinikken din får flere pasienter. Sjekk ut EasyPractice gratis.

Vanlige spørsmål om planlegging av pasientavtaler

Hvordan funger planlegging av pasientavtaler?

Avtaleprogramvaren planlegger automatisk pasienter i kalenderen din. Klinikken din velger et passende tidspunkt, og systemet blokkerer dette tidspunktet for andre pasienter. Det er i hovedsaklig slik det fungerer.

Hvordan ombestiller jeg en time?

Send pasienten en kalenderlenke for å velge neste passende tidspunkt. Hvis du avlyser en time, informer vedkommende minst en uke i forveien om at avtalen ikke lenger vil holde.

Hvorfor er avtaleplanlegging viktig?

Avtaleplanlegging er viktig fordi det frigjør tid til å fokusere på det faktiske møte med pasienten. Det hjelper også deg med å redusere manglende oppmøte.

Prøv EasyPractice gratis nå!

Lag ditt elektroniske bookingsystem ved å tilpasse funksjonene som tilbys av appen for avtaleplanlegging. Angi arbeidstid, konsultasjonsgebyr og rabattpolicyer.

I hjelpesenteret vårt har vi mange nyttige og interessante veiledninger.

Hvis du har spørsmål, ikke nøl med å kontakte oss på [email protected]. Vil vil mer enn gjerne diskutere hvor vi kan hjelpe deg og din klinikk.