”Nice-to-know” funktioner och appar

Veckans blogginlägg handlar om utvalda funktioner och appar som inte har fått lika mycket uppmärksamhet som andra, men som ändå kan skänka mycket glädje i vardagen. Bland annat går vi igenom smarta funktioner som hittas i vår app för fakturering, hur du kan kombinera samtyckes-appen och nyhetsbrev samt status på bokningar och klient-taggar. Längst ner i detta blogginlägget hittar du även en video där Emil, som är en av grundarna av EasyPractice, går noga igenom den informationen som presenteras i detta blogginlägget.

Fakturering

Faktureringsfunktionen är nog många bekanta med. För dig som inte redan vet vad EasyPractices funktion för fakturering är, kan klicka sig vidare här och läsa mer! Det finns en användbar under-funktion som inte så många känner till. Inne på fakturasidan finns det en knapp som heter ”Välj fakturor”. Genom att klicka på ”Välj fakturor” har du möjligheten att välja flera fakturor på en och samma gång. Efter att du har markerat de fakturorna som du önskar att göra något med får du 3 val:

• Skicka fakturorna
• Skriv ut fakturorna
• Markera fakturor som betalda

Skicka eller skriva ut flera fakturor samtidigt

Som behandlare väntar du kanske med att skicka alla fakturor tills slutet av dagen. Då kan det vara skönt att skicka alla samtidigt. Först väljer du alla fakturor du vill skicka. Innan en faktura skickas i väg fyller du i e-post, ämne och skriver ditt meddelande. Detta fylls i individuellt för varje faktura så att den skickas till rätt person med rätt information. Genom att använda dig av denna metoden behöver du inte hoppa i mellan fakturor. Istället fyller du i den informationen som behövs och klickar ”skicka”. Efter att du har skickat iväg den ena fakturan hoppar nästa upp automatiskt.

För att skriva ut flera fakturor samtidigt måste du först välja vilka fakturor du vill skriva ut. Precis på samma sätt som när du önskar att skicka iväg flera fakturor samtidigt. Efter det är det bara att skriva ut!

Markera flera fakturor som betalda samtidigt

Efter en avslutad dag med flera behandlingar kan det vara skönt att markera behandlingarna som betalda med bara några få klick. Efter att du har markerat fakturorna och klickat dig vidare på ”Markera fakturor som betalda” har du möjligheten att fylla i betalningsmetod och betalningsdatum för varje faktura. Detta är fördelaktigt för bokföringen bland annat, då du får en bättre översikt över vilka betalningsmetoder som dina kunder använder. Samtidigt bokför du vilka betalningsmetoder som är mest populära bland dina kunder, så att du kan erbjuda en trevligare kundupplevelse.

Samtycke appen och nyhetsbrev

Som flera redan vet har vi en app för samtycke som ger dig möjligheten att informera kunden om hanteringen av deras personliga uppgifter samt samla in samtycke digitalt. Kunden ger samtycke i samband med online bokning eller registrering till ett event. Efter att du har aktiverat samtyckes-appen kan du själv bestämma hur din samtyckestext ska vara. Om du önskar att spara kundens information för framtida nyhetsbrev kan du inkludera detta i samtyckestexten.

Har du redan skapat en samtyckestext och samlat in flera samtycken digitalt från dina kunder får du frågan om ändringen är tillräckligt stor för att kräva nytt samtycke från dina kunder eller inte. Om du endast ändrar formuleringar eller grammatik behöver du inte fråga om nytt samtycke från dina kunder. Detta gäller enbart om du gör större ändringar, som till exempel om du lägger till texten om nyhetsutskick. Nästa gång dina kunder bokar en tid hos dig kommer de att behöva ge samtycke igen.

Skicka samtyckesbegäran

Du kan också välja att skicka en samtyckesbegäran direkt till utvalda kunder. Precis som med fakturor, kan du klicka på ”Välj klienter” på klientsidan. Efter det får du upp 4 alternativ, där du bland annat kan välja att skicka en samtyckesbegäran. Kunden kommer då bli ombedd att läsa igenom den uppdaterade samtyckestexten och ge sitt samtycke igen.

Statusar på bokningar

Status på bokningar används för en snabb överblick över status på bokningar. Till exempel, så kan receptionisten markera en bokning som ”Ankommit” när kunden har anlänt. Detta gör det lätt för dig som behandlare att få nutida statusuppdateringar på bokningar i din kalender. I tillägg till standardiserade statusar som redan finns med, kan du lägga till egna statusar. Önskar du till exempel att ha en egen status för nöjda kunder kan du skapa en status som heter ”nöjd kund” med en smiley som ikon. Om du markerar en bokning med denna statusen kommer det visas på bokningen i din kalender. Detta är bara ett sätt att använda bokningsstatusar, och du har friheten att skapa vilka statusar som helst! Det är enbart fantasin som sätter gränser.

Klient-taggar

Klient-taggar kan vara användbara om du önskar att gruppera eller segmentera dina kunder. Detta är särskilt användbart om du har en större kundbas, eller om du har flera företagskunder. Behandlar du till exempel flera från ett och samma företag kan du använda taggar för att segmentera dessa kunder i din kundlista. Efter att du har lagt till taggar på dina kunder kommer du ha möjligheten att sortera efter taggar. Att sortera kunder efter deras taggar har 3 fördelar:

• Skicka massmeddelanden enbart till kunder med en viss klient-tagg
• Sortera lättare i kundlistan för administrativa uppgifter
• Gruppera kunder för snabbare överblick

Att sortera efter klient-taggar gör det också lättare att använda sig av ”Välj klienter” funktionen som vi gick igenom under ”Skicka samtyckesbegäran” lite längre upp i detta blogginlägget.

Video

För dig som gärna skippar läsandet och kikar på en video istället, har vi inkluderat en längre video på 10 minuter. I denna videon kan du ta del av en utförlig presentation av ovanstående funktioner och appar. Här kan du även se hur det ser ut direkt i systemet när du använder dig av vissa funktioner.

Frågor?

Jag hoppas att detta inlägget gav dig inspiration att testa nya och smarta funktioner för en mer effektiviserad vardag. EasyPractice är till för att underlätta så mycket som möjligt, så passa på att ta del av alla funktioner som är relevanta för dig.

Har du några frågor om systemet eller önskar att få mer information om smarta appar och funktioner kan du höra av dig på [email protected]. Vi tar även emot feedback med glädje, så tveka inte med att höra av dig om du har några förslag på förbättringar som skulle underlätta för just dig. Vi har öppet alla dagar i veckan! ?