5 konkreta sätt att digitalisera din klinik på

Det är enkelt att dra sig för ordet ’digitalisering’. Det kan kännas jobbigt att ändra på verksamhetens eller klinikens upplägg från grunden. Dessutom kräver digitala lösningar även en hel digital kunskap. Varför då ändra på sådant som redan fungerar bra?

Sedan kom COVID-19. ’Distansarbete’ fick en helt ny betydelse för alla olika typer av verksamheter. Zoom-möten blev till en vana. Och kanske började det även kännas lite jobbigt att de viktiga dokumenten låg kvar i pappersform på kontoret?

I det här inlägget skriver vi om hur man kan gå tillväga för att digitalisera sin klinik. Och vårt budskap är simpelt: Att digitalisera en verksamhet behöver inte vara svårt. Tvärtom är ju tanken bakom digitala lösningar att arbetslivet ska bli lättare! Dessutom ökar digitalisering konkurrenskraften och stärker företagets position på en marknad som ofta kräver digitala lösningar. 

Varför digitalisering?

Med en digitaliserad klinik kan all viktig information samlas på ett och samma ställe. Medarbetare kan enkelt dela dokument med varandra och skapa nya, smidigare arbetsprocesser. Fakturor och betalningar kan hanteras automatiskt och likaså bokningar. Det kommer både du och dina kunder att må bättre av.

I slutändan innebär automatisering att mer tid frigörs till fritid, familj och kundmöten – samtidigt som det förstärker företagets position i en alltmer digitaliserad värld. 

Med följande konkreta tips hoppas vi på att vidga vyerna för vad digitalisering kan innebära för din klinik, och hur du skapar dig en digital närvaro.

1. Gör det enkelt för dina kunder att boka en tid hos dig online

En riktigt tidskrävande uppgift för många kliniker rör bokningen av tider. De allra flesta vill gärna undvika långa telefonsamtal som bara handlar om praktikaliteter – och det gäller förstås både kunder och anställda. Ett första steg till automatisering är därför att skaffa en onlinebokning. Med en sida för bokningar online kan dina kunder själva boka in en tid hos dig, medan du sätter öppettiderna och ramarna.

Men för att skaffa en onlinebokning behöver man ju en hemsida. Att skapa en hemsida är tidskrävande och betydligt mer komplicerat än t. ex att skapa en Facebook-sida (se nästa punkt). Men självklart ska du inte behöva hoppa över det här steget för det. EasyPractice tillåter dig att kopiera en länk som går direkt till din personliga bokningssida. Länken kan du sedan lägga in på Facebook eller Instagram. Då kan kunderna enkelt klicka sig in på din bokningssida och boka en tid hos dig där.

2. Skapa en digital närvaro på sociala medier

Sociala medier är det absolut smidigaste sättet att skapa en digital närvaro. Att skapa en Facebook- eller Instagram-profil (eller båda!) till din verksamhet tar bara några minuter. Sedan kan du nå hela 83% av Sveriges befolkning som idag använder sociala medier.

Genom att skapa ett Business-konto hos Facebook kan du enkelt skapa dig en företagsprofil. Därifrån kan du bland annat

• Uppdatera både Facebook och Instagram samtidigt.
• Marknadsföra, eller ‘boosta’, inlägg som du vill ska nå ut till flera. Här kan du även välja målgrupp och rikta din marknadsföring till rätt personer.
• Enkelt se över kommentarer och upprätthålla en dialog med dina kunder.
• Följa antalet besökare, visningar och interaktioner med dina inlägg, för att på så sätt kunna se över din marknadsföring.

Kort och gott är Facebook och Instagram ett ovärderligt första steg till att göra verksamheten tillgänglig online. Dessutom finns en rad Facebook communities- och grupper för terapeuter, som kan ge råd och tips om hur du bäst kommer igång.

3. Automatiska utskick av nyhetsbrev (ERM)

Använder du din privata mejl för att skicka nyhetsbrev till dina kunder? Då kan det vara en god anledning till att se över alternativen för digitalisering. 

Idag finns en rad verktyg för att automatisera utskick av nyhetsbrev till dina kunder. MailChimp är ett av de mest använda programmen för nyhetsbrev och går dessutom att integrera med EasyPractice. MailChimp gör det lättare att skicka ut brev till hela din kundbas samtidigt. Dessutom kan du skapa personliga nyhetsbrev – utifrån över 100 olika brevmallar och designer – som kommer ge ett professionellt intryck på både nya och gamla kunder. 

4. Säker kommunikation och videokonsultationer 

Om det var något vi lärde oss från 2020 så var det att ’Zooma’, dvs. att hålla i videosamtal online. Aldrig förr har så många människor träffats och hållit möten från sina köksbord. Förmodligen är trenden här för att stanna, då allt fler arbetsuppgifter idag kan göras på distans.

För terapeuter och behandlare är det fysiska mötet med kunden desto viktigare. Det är i det mellanmänskliga mötet vi kan förstå och hjälpa individen på bästa sätt. Samtidigt finns även här möjlighet för förbättring genom digitalisering. Till exempel sker kommunikationen mellan behandlingar oftast via SMS eller mejl. Genom att skicka automatiska uppföljningar eller påminnelser skapar du en kontinuerlig kontakt med dina kunder. En annan fråga rör säkerhet. Genom att använda dig av funktioner för krypterade meddelanden mellan behandlare och patient kan du säkerställa dig om att kommunikationen online sker på ett tryggt sätt. 

Dessutom har vi under senaste året sett ett uppsving av videokonsultationer. Detta gäller särskilt verksamheter som erbjuder någon form av samtalsterapi, coachning eller rådgivning. Genom att erbjuda dina kunder videomöten online slipper du inte bara pendlingstiden från jobbet till kliniken. Videomöten öppnar även upp möjligheten att utvidga verksamheten och erbjuda tjänster till nya kundbaser på andra orter. En win-win situation helt enkelt. 

5. Journalföring direkt i din dator.

En viktig del av arbetet för terapeuter rör förstås journalföringen. Journalföring är även det som ofta kräver mest administrativt arbete. Här kan digitala verktyg göra stora skillnad. Och det behöver inte vara svårt att komma igång.

EasyPractice erbjuder ett enkelt och användarvänligt journalprogram för terapeuter och behandlare. Systemet kräver inga förkunskaper eller komplicerade användarmanualer. 

Genom att byta ut mappar och dokument till en helt digital förvaring får du en bättre översikt över arbetet. Verktyg som journalmallar gör det enkelt att fylla i journalen efter varje behandling. Bilder och filer kan tillfogas till journalerna för att komplettera textuppgifterna. Sammantaget innebär en snabbare, enklare och säkrare journalföring för hela din verksamhet.

Vi på EasyPractice möter dagligen terapeuter som utvidgar sina verksamheter genom digitalisering. Därför hoppas vi att de här 5 konkreta strategierna för digitalisering, specifikt utformade för terapeuter och behandlare, kan hjälpa även dig 🙂

De nya arbetsmetoderna innebär dock inte att det fysiska, mellanmänskliga mötet kan bytas ut. Istället kan digitaliseringen ses som ett komplimenterande verktyg. Ett verktyg som kan göra det viktiga arbetet på klinikerna ännu bättre.