Svar på juridiske spørsmål

Av og til mottar vi i kundeservice-temaet juridiske spørsmål fra kundene våre, som vi vil svare på i dette innlegget. Da vi tar datasikkerhet på alvor, har vi utviklet grundige og sikre prosesser for håndtering av juridiske spørsmål og problemstillinger.

For å gjøre det litt enklere å navigere rundt, har vi forsøkt å samle all nødvendig informasjon i ett blogginnlegg. Ved å lese dette blogginnlegget kan du forvente å lære mer om EasyPractices To-Faktor sikkerhet (2FA), og hva du skal gjøre hvis du har mistet 2FA-tilgangen din. Du vil også finne informasjon over prosedyren dersom du ønsker å overføre eierskap av din EasyPractice konto, og hvordan du ber om en IP-adresse fra en booking.

Hva er EasyPractices «To-faktor sikkerhet»?

Vi har utviklet en app som øker sikkerheten ved håndtering av klientdata, som kalles «To-Faktor Sikkerhet» (2FA). Med 2FA kan du legge til et ekstra lag av sikkerhet når du logger på EasyPractice-brukerkontoen din. Dette kan være ekstra nyttig for terapeuter og behandlere som håndterer sensitive data. Det er enkelt å aktivere 2FA, og alt du trenger å gjøre er:

• Aktiver appen «To-faktor sikkerhet» i EasyPractice
• Last ned Google Authenticator på mobilen din
• Skann QR-koden du mottar fra EasyPractice med Google Authenticator-appen din
• Tast inn den 6-sifrede koden du mottar

Når du har gjort dette og aktivert 2FA-appen, må du bruke Google Authenticator hver gang du logger på EasyPractice-kontoen din, i tillegg til din vanlige påloggingsinformasjon.
Er du interessert i å lære mer om EasyPractice og GDPR? I så fall kan du lese her og få mer informasjon.

Les gjerne mer om To-faktor sikkerhet på vårt hjelpesenter, her.

Hva gjør du hvis du har mistet 2FA-tilgangen din?

Noen av e-postene vi mottar kommer fra kunder som har mistet 2FA-tilgangen sin. Dette kan for eksempel være hvis de har mistet telefonen sin, slettet appen, fjernet forbindelsen fra appen eller noe helt annet. Hvis du har mistet 2FA-tilgangen din, vil du ikke kunne logget på og få tilgang til EasyPractice-kontoen din. Dette kan imidlertid løses, men vi tar noen forholdsregler.

Ta kontakt med kundeservice

Hvis dette skjer med deg, kan du sende en e-post til vårt kundeserviceteam. For å sikre at vi gir tilgang til riktig person, må vi bekrefte brukeren. For å gjøre det trenger vi minst tre opplysninger:

1. Et bilde av ansiktet ditt mens du holder i førekortet ditt, passet ditt eller noe annet form for ID. Bildet må være godt synlig og lesbart.
2. Et bilde/PDF av din siste faktura, for eksempel en strøm- eller telefonregning. Det viktigste er at navnet ditt står på regningen.
3. De siste 4 sifrene på kredittkortet du bruker til å betale EasyPractice-abonnementet ditt med.

Når vi har mottatt denne informasjonen og kan bekrefte brukeren, deaktiverer vi 2FA på kontoen din, og du kan dermed logge deg inn. Når du er logget inn, kan du alltid aktivere 2FA-tilgangen på nytt.

Denne prosessen er etablert for å sikre korrekt håndtering av sensitive data.

Hvordan overfører du eierskap av kontoen uten at det går ut over datasikkerheten?

Overføring av eierskap til kontoen din kan gjøres direkte i systemet. Det er intuitivt og gjøres gjennom to trinn:

1. Rydd opp i systemet

Før du overfører eierskapet er det avgjørende at du rydder opp all informasjonen du har lagret i EasyPractice-systemet. Med dette mener vi at du må slette alle nødvendige data som potensielt kan føre til brudd på GDPR hvis de ikke fjernes før overføring av kontoen. Eksempel på dette kan være:

• Lagrede klienter
• Journaler
• Fakturaer

Du bør også fjerne andre data som ikke er nødvendig å beholde for den nye eieren av kontoen. For eksempel kan du slette lagrede tjenester, online kurs, statistikk og mer. Alt hva du føler er nødvendig.

2. Endre påloggingsinformasjon

Når du har ryddet opp i systemet, er det på tide å endre påloggingsinformasjonen. Dette gjøres under «Innstillinger» → «Din profil».

Her kan du både endre e-postadressen og passordet. Når dette er endret, blir overføringen av eierskapet offisielt. Den nye eieren av kontoen vil nå kunne logge på med valgt e-postadresse og passord. Under samme side kan du også endre navnet på praksisen din, adresse, organisasjonsnummer og mer.

Be om IP-adresse fra en booking

Det er noen tilfeller hvor terapeuter og behandlere trenger å kjenne til den registrerte IP-adressen til en booking en avtale eller et kjøp (f.eks. Et online kurs). Som sagt tar vi datasikkerheten vår veldig seriøst. Derfor har vi formulert noen krav før vi gir ut en IP-adresse til en av våre kunder. Hvis du ønsker tilgang til en IP-adresse til en bruker som nylig har booket en avtale eller kjøpt noe, må du sende oss en e-post med følgende informasjon:

• Klientens navn / ID
• Datoen og tidspunktet for bookingen / kjøpet
• Grunnen til hvorfor du trenger denne IP-adressen

Vi vil da kontakte de danske databeskyttelsesmyndighetene om denne spesifikke saken og i samarbeid med myndighetene komme til en avgjørelse. Hvis det blir gitt tillatelse til dette, sender vi deg IP-adressen.

Vi håper dette ga deg bedre innsikt i juridiske spørsmål, og hvordan vi i EasyPractice ønsker å beskytte våre kunder og deres data. Hvis du har noen spørsmål er du velkommen til å kontakte oss på [email protected] – vi vender tilbake til deg i løpet av kort tid 🙂