Send EHF-fakturaer direkte fra systemet!

Det har lenge vært en høyt etterspurt funksjon fra våre kunder å ha muligheten til å sende fakturaer i EHF-format direkte fra systemet. Inntil nå har det kun vært mulighet for å laste ned fakturaen i EHF-format, men ikke sende den direkte fra systemet. Vi har derfor lyttet til våre kunders tilbakemeldinger og ønsker, og vårt utviklingsteam har jobbet hardt for å få dette på plass til våre norske brukere! Vi er derfor veldig glade for å endelig kunne meddele at dette er nå mulig i ditt EasyPractice system!

Hva er EHF-fakturering? 

Det kan være mange ulike grunner til at man er nødt til å benytte seg av fakturering i EHF-format i sin bedrift. Først og fremst er EHF et digitalt format av fakturering for virksomheter og offentlige myndigheter som sendes direkte fra vårt system til mottakerens økonomisystem. For mange virksomheter er man lovpålagt å sende i EHF-format, og det godtas ikke lenger fakturaer på papir. Ved å bruke kundens organisasjonsnummer, vil du være sikker på at fakturaen blir sendt både riktig plass og på en trygg måte.

Du kan altså med kun ett klikk sende en faktura til et organisasjonsnummer. Du kan søke og sende dine fakturaer til mer enn 218 000 mottakere registrert i ELMA (Norsk PEPPOL-register). EasyPractice integreres direkte med ELMA slik at vi kan levere EHF-fakturaer i tillegg til andre eksterne tjenester for våre kunder.

Endelig har vi fått lansert en EHF-app i vår app-store, som du enkelt kan aktivere og bruke i ditt system. Jeg vil derfor i dagens innlegg forklare hvordan du bruker funksjonen og samtidig legge til en detaljert videoguide på slutten som viser hvordan du setter det hele opp i ditt system. 

Slik kommer du igang: 

Først er du nødt til å aktivere EHF-appen i systemet under «Apps» etter du har logget inn på din EasyPractice-konto. 

Deretter velger du hvilken betalingsmetode som skal anvendes på fakturaer som sendes med EHF og hvilke standard betalingsbetingelser som skal gjelde. Dette kan for eksempel være for øyeblikkelig betaling eller netto 8 dager. Disse innstillingene kan du også endre senere under «Innstillinger»->»EHF» i systemet. Trykk videre og du har nå aktivert appen og er klar til å sende ut EHF-fakturaer.

Slik sender du en faktura i EHF-format: 

Etter du har aktivert appen og lagt inn de riktige innstillingene, går du inn under «Fakturaer» i menylinjen i systemet. Du kan enten velge om du skal sende en allerede opprettet faktura som ligger under listen over allerede opprettede fakturaer, eller opprette en ny ved å trykke «Opprett ny faktura». Når du har funnet den riktige fakturaen, trykker du inn på den og under «Mer» kan du velge å trykke «Send EHF-faktura». 

Deretter får du opp en fane hvor du er nødt til å legge inn mottakerens organisasjonsnummer, ordrereferanse og betalings-ID. Resterende opplysninger kommer opp fra dine innstilte innstillinger, men det er også her mulig å endre for den enkelte faktura. Mottakerens organisasjonsnummer er nødt til å være registrert i ELMA-registeret som muliggjør standardisert, elektronisk kommunikasjon mellom bedrifter, uten direkte integrasjoner mellom datasystemer.

Deretter er du klart til å sende avsted din faktura i EHF-format direkte fra systemet. Merk at det kan ta litt tid før fakturaen blir sendt avsted ettersom det skal synkroniseres med ELMA-registeret, men når fakturaen er sendt vil du få en notifikasjon øverst i høyre hjørne i systemet ditt under «aktiviteter» hvor det står om den er sendt eller om det har skjedd noe feil som du må rette opp i. Du kan også se på fakturaen, gå til klienten eller gå til fakturaen som er opprinnelig sendt.

Enklere enn det blir det ikke! Det er rett og slett ikke mer du trenger å gjøre for å sende avsted en EHF-faktura direkte fra ditt EasyPractice system. For å forklare det nærmere, har jeg også laget en videoguide nedenfor som forklarer og viser hvordan det gjøres steg for steg. Du kan også lese om EHF-fakturering på vårt hjelpesenter her.

Videoguide: 

Jeg håper denne guiden var til hjelp for deg, og at du får tatt godt i bruk vår nye app. Dersom du har noen spørsmål til bruk av funksjonen eller om fakturering i systemet vårt generelt, er det bare å ta kontakt med oss! Vi sitter klare for å hjelpe deg hver eneste dag, hele uken på [email protected]. Vi ser frem til å høre fra deg!