Et intuitivt online dagboksystem for profesjonelle

Kamilla
18-11-2021
9 minutter lesetid
En pc og en notatbok med penner

Å føre avtaledagboken din på nett er en fin måte å holde deg oppdatert på avtaler, skrive notater til klientmøter, sende bekreftelser og påminnelser – og mye mer! Uten å måtte lure på hvor du la igjen forskjellige notater og informasjon, sørger et online dagboksystem for at alt er på ett sted. Prøv et online system i dag og se hvor mye enklere de administrative oppgavene dine blir med en gang!

Hva er et online dagboksystem?

Det er et flott sted å holde styr på avtaler og lagre notater. I stedet for å manuelt oppdatere en kalender eller dagbok, kan du holde alt samlet online på ett sted. Du kan ha alle dine klientdata, for eksempel kontaktinformasjon og avtalehistorikk, i samme system som dagboken din for å sikre at du holder oversikt over klientenes fremgang. Noen ganger kan dette kombineres med et online bookingskjema. På den måten kan kundene dine booke tid selv og bestillingene deres vises i din online kalender.

Hvorfor bruke et online dagboksystem?

Det er store fordeler med å ha notatene dine på nett. For det første kan du være sikker på at du vet hvor de er. Sikkerhet og datasikkerhet er også et stort problem i verden av medisinske journaler, og med bestemte online systemer vil du være GDPR-kompatibel.

Det er dessuten mye enklere å holde oversikt over avtalene dine på nettet, sammenlignet med penn og papir. Du kan rette opp feil, sette opp gjentatte avtaler som skal planlegges automatisk og sende korrespondanse og bekreftelser med kun noen få klikk.

Dame som holder en tablet som viser EasyPractices online dagboksystem

Kombiner avtaleplanlegging og klientnotater

Å ha alt på ett sted og i samme system vil gjøre deg mye mer organisert. Du vil aldri bekymre deg for å legge igjen notater på forskjellige steder eller glemme å krysssjekke kalendere for å unngå dobbeltbookinger. Alt dette kan gjøres automatisk når du drar nytte av nettbaserte systemer.

EasyPractice har et flott journalsystem for å føre notater om avtalene dine. Du kan holde styr på bakgrunnen til klientene dine, og for å se notatene trenger du bare å velge klientens profil i systemet ditt. En fullstendig oversikt over avtaler, betalinger og fakturaer, meldinger og mer, er tilgjengelig med et blikk på klientens profil i EasyPractice.

Det blir enklere å kontakte klienter

Når du ønsker å sende en melding til en klient, er dette mye enklere når du bruker et online dagboksystem. Du kan sende bekreftelse på en avtale, en påminnelse eller et mer spesifikt spørsmål. I stedet for å måtte finne eller kopiere og lime inn e-postadressen eller telefonnummeret deres, kan du sende en melding med en gang med et online system. I EasyPractice klikker du bare på «Send e-postbekreftelse» eller «Ny gruppemelding», avhengig av meldingen du vil sende.

Automatiske meldinger er også kun mulig med et online system. Forestill deg å slippe å skrive ut en avtalebekreftelse manuelt igjen. EasyPractice vil gjøre dette for deg automatisk! I tillegg er det ikke rom for menneskelige feil ved å kopiere ned avtalt dato og klokkeslett. Det er utroolig mange bedrifter, terapeuter og fagfolk som bruker online systemer nettopp av denne grunn!

Hvem er et slikt system laget for?

Sannsynligvis for deg.

Hvis du er en terapeut, driver en fitnessklasse eller tar bestillinger fra kunder av en eller annen grunn, vil det være til nytte for deg å bruke et online dagboksystem. Uansett hva du organiserer og holder styr på i kalenderen din, vil det være enklere på nett når du kan automatisere mange prosesser med administrasjon og kommunikasjon.

Slik kommer du i gang med et nettbasert system:

1. Velg riktig system for deg

EasyPractice er et flott alternativ hvis du har en liten eller stor praksis og hvis du har en av profesjonene vi støtter. Vi kan også hjelpe til med andre yrker! Så det er bare å ta kontakt dersom du ikke ser ditt eget yrke oppført.

Når du skal velge riktig system for deg, er det viktig å være klar over noen få faktorer. Sjekk først hvilke funksjoner og apper systemet har for å være sikker på at det har alt du trenger. For eksempel kan noe som gratis SMS-påminnelser til klientene dine være viktig for deg, og derfor vil EasyPractice være et godt valg.

Du bør også være klar over prisen på systemet du velger. Noen systemer har en fastsatt abonnementspris uavhengig av antall bestillinger og brukere du har. Et system som EasyPractice har abonnementspriser avhengig av størrelsen på din klinikk eller praksis. Dette betyr at hvis du er en enkel selvstendig behandler, vil du betale mindre enn en stor praksis med flere terapeuter. Sørg for at systemet ditt også kommer deg til gode på denne måten!

2. Importer klientdata

Du kan importere klientinformasjon og notater hvis du har jobbet med et annet program eller skrive notater et sted. Dette gjøres enkelt med EasyPractice da vi har en spesifikk Import/Eksport-funksjon, som gjør at du kan importere data problemfritt.

Sørg for å overføre all klientinformasjon og notater fra tidligere økter, slik at du kan holde en fullstendig oversikt over avtaler i systemet ditt.

3. Sett opp ditt online bookingskjema

Sørg for at online bookingskjemaet ser profesjonelt ut og i tråd med din egen virksomhet. Hvis du legger til et bilde og en beskrivelse, vil det være tydelig at bestillingsskjemaet er for din praksis. Når du har satt opp tjenester og gjør dem tilgjengelige for bestilling online, kan klientene dine gå videre og bestille avtaler med deg i tidsintervallet som du har gjort tilgjengelig i din online dagbok.

4. Fortell klientene dine om din online booking

En god måte å fortelle kundene dine at de kan bestille hos deg online, er å integrere en online bookingportal på nettstedet ditt. Du kan gjøre dette på en rekke måter. Ifølge brukerne våre er det mest effektive å ha en side på nettstedet ditt der kundene dine kan bestille direkte. Hvis du ikke har en nettside, kan du sende en link til din online booking slik at de vet hvor de skal bestille!

Klientene dine vil heretter kunne booke timer og behandlinger uten at du trenger å ta telefonen. Bare len deg tilbake og se bestillingene strømme inn.

5. Legg til det du trenger

Med EasyPractice kan du tilpasse ditt eget system. Hvis du trenger Ventelister, aktiver vår spesifikke app. Hvis du vil koble til MailChimp-kontoen din, aktiver vår integrasjon! Uansett hva du trenger, finner du i fanen «Apper». Og er det noe du eventuelt ikke finner, er det bare å ta kontakt! Vi hjelper deg med å finne en løsning.

Foretrekker du penn og papir fremfor et online dagboksystem?

Mange av våre brukere pleide å bruke penn og papir i stedet for et online system. De var bekymret for digitale systemer når det gjaldt sikkerhet og virke upersonlige for sine klienter. Begge disse bekymringene er utrolig gydlige. Derfor har vi sørget for å adressere dem med vår egen funksjonalitet hos EasyPractice.

For det første, for å sikre at kontoen din er trygg, har vi en rekke apper. To-faktor autentisering sikrer at ingen andre kan logge på kontoen din. I samsvar med GDPR betyr det at klientdataene dine blir tatt godt vare på, og med Oppryddings-appen kan du også være sikker på at du ikke oppbevarer data fra inaktive klienter lenger enn du burde. Disse løsningene er spesielle for en avtaledagbok på nett fordi papirnotater ikke kan være så sikre eller automatisk slettet.

Sikkerhet på en iPad

For det andre er kundekommunikasjonen enormt viktig for terapeuter og behandlere. Derfor er det ogås viktig for oss. Vi støtter deg som terapeut fordi vi brenner for å gi deg mer tid til å være sammen med klientene dine. Dine automatiserte meldinger kan fortsatt virke personlige ettersom du kan skrive malene selv. Systemet fjerner ikke din evne til å kommunisere med klienter, det hjelper deg bare til å gjøre det mer effektivt!

Hvis du vil sende individuelle meldinger, kan du bruke Sikre meldinger-appen. Sikre meldinger er kryptert og derfor tryggere enn å sende e-post eller tekstmeldinger, spesielt hvis du sender sensitiv informasjon. Du må også sende fakturaer på en eller annen måte, så hvorfor ikke bruke vårt integrerte system til å gjøre det. I tillegg kan bestilling av avtaler gjøres av kunder online, eller du kan legge dem inn i kalenderen din selv.

Dagboken din vil være effektiv, hjelpe deg med å holde oversikt over avtaler og gi deg ekstra tid til å tilbringe med kunder.

Synkroniserer jobb og personlige dagbøker

Yrket ditt dekker sannsynligvis ikke alle avtaler i dagboken din. Hvis du vil ha full oversikt over uken, hvorfor ikke synkronisere flere dagbøker?

Du kan bruke funksjonen «annen avtale» i EasyPractice for å holde styr på sosiale og personlige planer du har. Dette vil sikre at du ikke dobbeltbooker eller overlapper med arbeidsøktene dine.

Tre damer som drikker kaffe over et bord i en cafe.

Hvis du har en egen kalender, men ønsker å synkronisere for å få bedre oversikt, bruk vår integrasjon med Google Kalender. På denne måten har du fortsatt Google-kalenderen din for andre arrangementer. Du kan også raskt se hva du har på en gitt dag ved å se på EasyPractice-kalenderen din. Du kan velge å synkronisere bare én eller begge veier, for å ha alle avtaler i systemet og i Google-kalenderen din.

Andre fordeler med å bruke et online system

Online systemer blir stadig forbedret og oppdatert av utviklerne våre. Dette er til fordel for deg fordi praksisadministrasjonen og bookingsystemet ditt konsekvent blir bedre og du ikke trenger å gjøre noe. Bare hold deg oppdatert med oppdateringer som du ser når du logger inn og vent på at administrasjonen din blir bedre og bedre. Hvis du trenger å handle på noe som for eksempel å «aktivere» en ny app i systemet, gir vi deg beskjed!

Hvis du har et problem med ditt eget ikke-digitale system eller gjør en feil du ikke kan angre, er det vanligvis ingen steder å henvende seg for å få hjelp. I motsetning til dette, med et nettbasert system, kan du være sikker på at det er et dedikert supportteam som sitter klare til å hjelpe deg! Hos EasyPractice jobber vi hver eneste dag i supportteamet slik at du ikke trenger å bekymre deg. Hvis du har et spørsmål du trenger svar på i dag, bare spør!

Prøv EasyPractice i dag!

Hvis dette innlegget har interessert deg i fordelene med å bytte til et online dagboksystem, gi oss en sjanse. Vi vet at EasyPractice er et flott system for terapeuter og utøvere, og har alle fordelene nevnt ovenfor.

Ikke bare ta vårt ord for det! Registrer deg gratis hos EasyPractice i dag. Du vil kunne prøve ut alle funksjonene og appene som er inkludert i systemet.

Hvis du har spørsmål, ta kontakt med oss på [email protected], så kommer vi tilbake til deg!

Tilbake til toppen

Vi har mottatt meldingen din

Kundeservice-teamet vårt vil ta kontakt så fort som mulig for å hjelpe deg.

Oi da!

Noe gikk galt, prøv igjen eller kontakt oss direkte på [email protected]

Har du spørsmål? close