6 måter å redusere kanselleringer på klinikken din

Uteblivelser og kanselleringer kan være frustrerende å forholde seg til for deg som driver en klinikk. Ikke bare kan det føre til rot i timeplanen din, men du kan også gå glipp av betaling og måtte endre i kalenderen din. Dette tar mye tid som du kunne brukt på noe annet fornuftig. Med hjelp av ditt online bookingsystem, og tipsene du får i dette blogginnlegg kan du redusere kanselleringer og manglende oppmøter på klinikken din. Les derfor videre for å få klinikken din til å gå mer smidig.

1. Send påminnelser

En av de vanligste årsakene til at klinter ikke møter opp til en avtale eller kansellerer i siste liten, er at de glemmer timen! Med den automatiske e-post- og SMS-funksjonen i EasyPractice kan du sette opp påminnelser for avtaler. Klientene dine vil da motta en melding om avtalen kl.12 dagen før.

For å sette opp påminnelsene, logger du først på din EasyPractice-konto. Gå deretter til ‘Innstillinger’ -> ‘E-post og SMS’ og slå på alternativene for påminnelser. Ikke glem at e-post- og SMS-påminnelser er gratis med EasyPractice!

2. Send bekreftelser

Når du sender en bekreftelse på e-post eller SMS, kan du være sikker på at klientene dine mottar den riktige informasjonen før timen så snart den er booket.Å være sikker på at klientene dine har korrekt dato og klokkeslett for avtalen, gjør det mindre sannsynlig at det vil oppstå forvirring angående avtalen. Du kan sette opp meldings-tjenesten slik at bekreftelser sendes så snart bookingen er foretatt. Det gjelder både hvis den er gjort av deg direkte i kalenderen, eller klientens selv har booket gjennom online booking.

Du kan gjerne tipse klientene dine om at de også kan overføre denne informasjonen til kalenderen sin. Dette kan være en god måte å holde seg organisert på og redusere kanselleringer.

3. Reserver betaling ved bestilling

Er du bekymret for at klientene dine ikke møter opp eller kansellerer avtaler i siste liten? I så fall kan du oppfordre dem til å komme likevel ved å reservere betalingen for timen når de booker. Dette betyr at dersom de ikke møter, kan du fortsatt belaste dem og ikke gå glipp av betalingen.

Så lenge du gjør klientene dine oppmerksomme på at avbestillinger mindre enn 24 timer før avtalen vil bli belastet, så er dette en god måte å redusere kanselleringer på. Det bidrar også til å sikre at klientene dine har respekt for tiden din, og de vil tilrettelegge andre planer etter avtalen de har med deg.

EasyPractices egen betalingsapp, EasyPay, gjør det mulig for deg å reservere betalinger ved booking som beskrevet ovenfor. For å bruke denne appen må du først aktivere EasyPay under «Apper» når du har logget på systemet. Da vil du kunne ta betalt for timen på nettet. Du kan også velge om klienten må betale ved booking. I eksemplet nedenfor må tjenesten betales ved bestilling, og betalingen vil bli reservert og kun trukket ved avtaletidspunktet.

4. Gjør reglene tydelige

Hvis du sørger for at klientene dine vet hvor nærme en avtale de kan bestille, avbestille eller ombooke, er det mindre sannsynlig at de avbestiller for sent. Sørg også for at de er klar over at du fortsatt vil ta betalt for manglende oppmøte. Da vil de gjøre en ekstra innsats for å møte opp i tide!

Det finnes også en rekke andre måter å sikre at klientene kjenner reglene dine rundt avbestillinger. Noen smarte tips er å legge det til i beskrivelsen på din online bookingside slik at det kommer tydelig frem på nettstedet ditt. Du kan også nevne det i bekreftelses-e-postene dine hvis du synes det er en bedre løsning. Velg hvilken metode som fungerer best for deg, og ikke vær redd for å kommunisere aktivt og tydelig med klientene dine!

5. Aktiver ventelister

En annen måte å sikre at avbestillinger ikke blir et problem på klinikken din, er å aktivere Ventelister-appen. Med denne appen vil klienter kunne melde seg på venteliste for en time dersom den allerede er booket av en annen. Hvis klienten som allerede har bestilt timen kansellerer den, er det mye lettere for deg å fylle plassen med en ny avtale ved å invitere noen fra ventelisten.

6. Vær tilgjengelig

Sørg for at klientene dine kan kontakte deg. På denne måten kan de gi deg beskjed så fort som mulig, dersom de av en eller annen grunn ikke kan nå timen likevel. På samme måtekan du hjelpe dem selv før avtalen, hvis de har noen spørsmål de trenger svar på for å sikre at de vil være i stand til å delta. Dette er essensielt for redusere kanselleringer, da mange gjerne avbestiller fordi de er usikre eller har spørsmål.

Den gammeldagse måten å sikre at du var tilgjengelig på var å ha telefonen på og i nærheten av deg hele tiden. Med EasyPractice trenger du ikke gjøre dette lenger. Nå kan du heller få meldinger på nettet via EasyPractice systemet. Slik kan klientene dine kan være sikre på at de kan kontakte deg sikkert og effektivt. ‘Sikre Meldinger’ er en app som muliggjør for nettopp dette. Send og motta krypterte meldinger fra klientene dine og legg også ved filer om nødvendig.

Har du noen kommentarer eller spørsmål om måtene å redusere avbestillinger på som er nevnt her? Bare send oss en e-post på [email protected], så svarer vi få fort som mulig!